7Google Appsのグループウェア【カスタマイズ編2】

前回は、「Google Apps for Work」のグループウェア機能がより使いやすくなるアドオンとして、組織アドレス帳や組織カレンダーを紹介した。今回も引き続き、グループウェア機能に関するオススメのアドオンを紹介していこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか) 大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

社内ポータルをより充実させるためのガジェット集

企業内の情報共有において、極めて重要な基盤となるのが社内ポータルの存在だ。組織変更やイベント開催といった各種お知らせをはじめ、社長からのメッセージ、業績報告、掲示板や社内システムへのリンクなどを集約することで、「ここにアクセスすれば必要な情報がすべて手に入る」という情報共有の基盤が構築できる。管理者側では社内ポータルに情報を集約することで配信や管理が容易になるほか、スタッフ側でも社内ポータルにアクセスする習慣ができるため、情報の見逃しが減るというメリットがある。

Google Apps for Workでは、こうした社内ポータルの作成用に「Googleサイト」を提供している。これは、HTMLなど専門的な知識を必要とせず、「ガジェット」と呼ばれるパーツを組み合わせるだけで、誰でも簡単に社内ポータル作成を可能にするもの。専任のIT担当者がいなかったり、ITスキルが不足しているような中小企業にも嬉しい機能だ。

こうしたGoogleサイトでの社内ポータル作成をさらに効率化できるアドオンとして、サテライトオフィスでは「サテライトオフィス・Myポータルガジェット for Google Apps」を提供している。このアドオンは、Googleサイトに標準搭載されていないガジェットを追加できる、いわばGoogleサイト用パーツ集のような存在だ。

たとえば「自分へのお知らせ一覧ガジェット」では、複数のサイトやページに点在したお知らせ・掲示板の一覧を表示することが可能。「ファイルキャビネット一覧ガジェット」を使うと、同じく複数のサイトやページに点在するキャビネットページのドキュメント一覧を表示できる。また「Googleサイト一覧ガジェット」では、自分が参照可能なGoogleサイトのポータル一覧を表示することが可能だ。

Googleドライブに関連したものでは、Googleドライブ内の特定フォルダーから下位フォルダーをエクスプローラー風に表示する「Googleドライブガジェット(指定フォルダー・検索付き フォルダーツリーとファイル一覧を分割表示)」、Myドライブの内容を一覧表示する「Googleドライブ(Myドライブ)一覧ガジェット」、共有フォルダーにある指定フォルダー内のファイルを一覧表示する「Googleドライブ(指定フォルダー)一覧ガジェット」などを用意。そのほか、自分のメールボックスのメール一覧を表示する「メール一覧ガジェット」、自分の直近1週間の予定を表示する「自分のカレンダー(横型/縦型)ガジェット」、自分のカレンダーや他メンバーのカレンダーを表示する「自分のカレンダー(地図付き)ガジェット」、グループに登録した組織情報や個人アドレス帳に登録した情報をツリー型で一覧表示する「組織一覧と社員名簿、連絡先ガジェット(ガジェット小、大)」など、実に幅広いガジェットが利用可能になる。

アドオンで社内ポータルに掲示板/回覧板を追加

Google Apps for Workは、企業にとって非常に有益なサービスだが、ひとつ残念な点として掲示板や回覧機能の弱さが挙げられる。企業内では、掲示板や回覧による情報共有が日常的に行われている。もちろん、これらを別のシステムで補うことも可能だが、情報の集約という観点からはできるだけ社内ポータルと統合しておくのがベストといえる。こうした課題を解決してくれるのが、国産グループウェアのような掲示板や回覧機能を提供してくれる「サテライトオフィス・掲示板/回覧板 for Google Apps」だ。

このアドオンは、Googleサイトで作成した社内ポータル上に、掲示板/回覧板機能をガジェットとして設置できるもの。投稿ごとにアクセス権限設定が行えるほか、複数カテゴリの掲示板に対する一括・個別管理、入力フォームおよび一覧表示のカスタマイズ、公開日/終了日の指定、公開時の連絡メール送付、未読/既読の管理、未読ユーザーへのメール配信、文書に関するコメントなど、実際の業務で役立つ機能が豊富にそろっている。また、ドラッグ＆ドロップで2000MBまでのファイルを添付できる機能や、スマートフォン/タブレット向けに専用ビューが用意されているのも便利だ。

今回は、社内ポータルや掲示板/回覧板の作成に便利なアドオンを紹介したが、サテライトオフィスではまだまだ数多くのアドオンを提供している。次回は、ワークフローや安否確認などに関するアドオンを見ていこう。

サテライトオフィス

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