前回に続き、今回も管理者の日々の運用を支援する、「G Suite」のアドオンについて紹介する。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

かゆい所に手が届くアドオンで社内管理を効率化!

G Suiteには管理者を支援する数多くの機能が標準で備わっているが、使い込んでいくと、より細かい部分での管理者支援機能が欲しくなってくるもの。そんな欲張りユーザーにぜひ導入してもらいたいのが、サテライトオフィスが提供しているアドオン「サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suite」である。

サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suite

サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suiteは、標準の管理者支援機能で補え切れない部分をカバーするアドオンだ。その内容は実に多彩で、あらゆるシーンにおいてシステム管理者を助けてくれる。今回はその中から、「Googleドライブ」「Googleサイト」という、特に利便性の高い機能を取り上げたい。

●Googleドライブ
社内にあるファイルサーバやローカルPC内のドキュメントをまとめてGoogleドライブ上で管理したい場合、「ドキュメント一括アップロードツール、ダウンロードツール」が役に立つ。スキャナシステムやFAXシステム、基幹系システムなどのデータを定期的にアップロードできるのはもちろん、給与明細などのファイルを個人別のGoogleドキュメントなどにアップロードする、といったことも可能だ。

全社員が作成・保有しているGoogleドライブのファイルを確認したい場合には、「全社員のGoogleドライブのファイル一覧作成ツール、アクセス権一覧作成ツール」が重宝する。こちらは、ドキュメント名一覧やドキュメントタイプ一覧、その中のアクセス権(オーナー/編集者/閲覧者)までを、CSV形式もしくはHTML形式で出力することが可能になる。 また、フォルダの管理に適した「Googleドキュメントのコレクション(=フォルダ）自動作成＆一括で権限付与ツール」も備わっている。これにより、Googleドライブのフォルダを一括で自動作成したり、既存のフォルダを含めて一括で権限付与(編集/閲覧)を行うことも可能だ。

●Googleサイト
Googleサイト関連の機能で特に注目したいのが、「Googleサイト一覧作成ツール、アクセス権一覧作成ツール」だ。これは、全社員が作成・保有しているGoogleサイトの一覧を作成できるというもの。サイト名一覧はもちろん、その中のアクセス権(オーナー/編集者/閲覧者)についても、CSV形式もしくはHTML形式で出力が行える。 既存グループウェアの掲示板データをG Suite上で活用したい場合は、「既存掲示板データを一括で、Googleサイトアップロードツール」をお勧めしたい。掲示板データを規定フォーマットのCSVファイルに移植すれば、Googleサイト上に一括でアップロードすることができ、基幹系システムとの連携などにも役立ってくれる。

また、企業によっては既存グループウェアからの移行や、ファイルサーバからのデータアップロードが必要なケースも多い。そんな時は、既存のファイルサーバにあるドキュメントをGoogleサイトのキャビネットページにアップロードできる「既存ドキュメントをGoogleサイトのキャビネットページに一括アップロード機能」が便利だ。そのほか、データのバックアップやデータ移行時の作業軽減には、Googleサイトのデータをダウンロード/アップロードできる「Googleサイトデータダウンロードツール、アップロードツール」が効果的だろう。

このように、サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suiteを使うと、G Suiteの標準機能で補えない部分までカバーすることができる。システム管理者にとっては、まさに“かゆい所に手が届く”アドオンといえるだろう。

今回紹介しきれなかった機能も数多く用意されているので、ぜひその利便性を体感していただきたい。

サテライトオフィス

baytech

◆◆ Google 社の GＳuite(旧名：Google Apps)導入/アドオン提供実績2万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模～大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織＆グループカレンダー for GＳuite」をはじめ、GＳuite拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。 -●●無料活用セミナー　随時開催中!!●●-

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