前回は、「G Suite」が持つ各種機能の中でも「行動予定管理」に関する概要を解説した。そこで今回は、より円滑な行動予定管理を実現するアドオンについて紹介していこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

行動予定管理に関する課題をアドオンで解決!

前回の概要編で解説した通り、G Suiteは行動予定管理を行う上で便利な数多くの機能を備えている。しかし使い込んでいくと、ToDoリストを他のメンバーと共有できない、複数メンバーのGoogle カレンダーを共有すると一覧性が悪くなる、行先予定や在席確認用の専用ツールがないなど、細かい部分が気になってくるものだ。そんな方にぜひ導入してもらいたいのが、サテライトオフィスが提供しているアドオン「サテライトオフィス・行先予定/在席確認/伝言メモ/共有TODO for Google Apps」である。

行先予定の管理や伝言メモなど実用的な機能を追加

サテライトオフィス・行先予定/在席確認/伝言メモ/共有TODO for Google Appsは、簡単な操作で行先予定の登録/確認、在席状況の登録/確認、伝言メモの送信/確認、他のメンバーとのToDo共有など、国産グループウェアが備える一連の機能を網羅したアドオンだ。Google サイト上にガジェットとして挿入できるためレイアウトの自由度が高く、同時にシステム管理者の運用負荷も最小限に抑えられる。またユーザー向けのガジェットについては、「在席登録/在席状況［検索］/在席状況［お気に入り］/伝言メモ/依頼したタスク/自分へのタスク/共有タスク」という7種類のタブで区切られており、目的に応じて簡単かつスムーズに切り替えられるよう配慮されている。

それでは、具体的な機能について見ていこう。まず行先予定に関しては、自分の予定を登録するだけでなく、検索や一覧表示で他のメンバーの行先予定を確認することが可能。組織内の人数が多い場合でも、任意のメンバーだけを一覧に表示するお気に入り登録機能があるので安心だ。また、任意のメンバーにメールで伝言メモを送信できるのも特徴のひとつ。受け取ったメンバーは伝言の一覧表示が可能で、作業タスクとしても利用できる。この伝言メモは、携帯電話のメールアドレスに対しても送信が可能だ。加えて、頻繁に使う文章が登録できるテンプレート機能を備えており、手間なくスピーディーに伝言メモを作成できるのも嬉しい配慮といえる。

さらに、ToDoに関しての機能も充実している。自分のToDoが入力できるのはもちろんのこと、他のメンバーに対するToDo依頼、複数メンバーでのToDo共有、管理および進捗メールの送信まで行えるのである。

柔軟にカスタマイズできる管理者向け機能

同アドオンは、管理者向けの機能も非常に使いやすく設計されている。ユーザー向けガジェットのプロパティでは、検索機能がないタブ(在席状況［お気に入り］/伝言メモ/依頼したタスク/自分へのタスク)に表示させる1ページあたりの表示件数を10/20/30/40/50/100から選択することが可能。検索機能があるタブ(在席状況［検索］/共有タスク)についても、同じく10/20/30/40/50/100から1ページあたりの検索表示件数を設定できる。Google サイト内の位置はもちろん、ガジェットの高さをピクセル単位で指定できるため、さまざまなレイアウトに合わせれる自由度の高さも魅力だ。

さらに管理者向けのガジェットでは、登録されたユーザー情報をCSVファイル形式でエクスポートしたり、CSVファイルのインポートにより登録/更新を一括で行うことが可能。組織内の人数が多い場合は、G Suiteユーザーとして登録されている全員分のCSVファイルをワンクリックで作成する「全G Suiteユーザー分CSVファイル作成」ボタンも非常に便利だ。ユーザー向けガジェットでの表示項目も柔軟にカスタマイズできる。たとえば利用機能の設定として、在席確認機能/伝言メモ機能/タスク機能のオン/オフを切り替えることが可能。また、これらの項目に対する列の表示/非表示および列幅の設定も行える。

このように、サテライトオフィス・行先予定/在席確認/伝言メモ/共有TODO for Google Appsを使うと、G Suiteの標準機能で補えない部分をカバーでき、組織内におけるよりスムーズな行動予定管理が可能となる。行動予定管理に課題を抱える企業のシステム担当者は、ぜひ試してみていただきたい。

サテライトオフィス

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◆◆ Google 社の GＳuite(旧名：Google Apps)導入/アドオン提供実績2万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模～大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織＆グループカレンダー for GＳuite」をはじめ、GＳuite拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。 -●●無料活用セミナー　随時開催中!!●●-

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