Google Appsのドキュメントの保存・管理【カスタマイズ編】

本連載ではこれまで、「G Suite(旧名：Google Apps for Work)」のセキュリティ/メール/グループウェア/営業支援/人事活用/モバイル活用/ドキュメントの保存・管理に関する機能を紹介してきた。

そして前回、勤怠管理の概要編で解説した通り、G SuiteはExcelと比べて勤怠管理の利便性が大幅に向上する一方、専用機能ではないため一定以上のレベルに作り込む場合はそれなりの知識と手間が求められるのである。こうした課題解決に役立つのが、サテライトオフィスが提供しているアドオン「サテライトオフィス・タイムカード for Google Apps」だ。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

Googleサイト内のガジェットで手軽に勤怠管理を実現

サテライトオフィス・タイムカード for Google Appsは、Googleサイト内にガジェットとして設置できるタイムカード機能だ。従業員はGoogleサイトで作成した社内ポータルにアクセスし、「タイムカードガジェット」に表示された「出社・退社・外出・復帰」などのボタンをクリックするだけで、簡単に時間の打刻が行える。また、「週別タイムカードガジェット」および「月別タイムカードガジェット」を使えば、週別/月別に自分のタイムカードを一覧表示することが可能。管理者により「ユーザー自身による修正許可」が設定されていれば、従業員自身で打刻した時刻や備考欄の修正も行える。

従業員向けだけでなく、管理者向けの「タイムカード管理ガジェット」も用意されている。こちらのガジェットでは、システム管理者が全従業員のタイムカードを検索/修正/エクスポートすることが可能だ。検索については、「メールアドレス」「日付(開始日と終了日指定)」「並び順(日付の新しい順/古い順)」を指定して「検索」ボタンをクリックすると、条件にマッチしたタイムカードがユーザーのIPアドレスとともに最大1000件で一覧表示される。また、すでに打刻済みの時刻修正はもちろん、打刻が行われなかった日に対する新規データの追加も可能。エクスポートに関しては、ユーザーや期間を選びCSV形式で出力することができる。

なお、各種ガジェットは通常のGoogleサイト用ガジェットと同じく、社内ポータルのどこにでも設置することができる。たとえば、社内ポータルのトップ上部に設置して視認性と利便性を高めたり、従業員が出社時に必ず確認するような項目の付近に設置して業務全体の流れを妨げずスムーズに打刻させたり、といった工夫も可能だ。

FeliCaを用いた無償の勤怠管理ソリューションとも連携可能

さらにサテライトオフィスでは、FeliCaを用いてタイムカード/勤怠管理/お知らせメール配信が行える「サテライト・タイムカード＆勤怠管理アプリ」も提供している。こちらはまず、専用ソフトウェアがインストールされたPCを出入り口付近に設置。従業員は画面に表示された「出社・退社・外出・復帰」などのステータスを選び、自身が持つFeliCaをタッチすることで、お知らせメールの送信とログの保存、Googleドキュメントで作成した勤怠管理シートへの打刻を実現するもの。登録できるFeliCaは、Suica/PASMO/Edyなど各種カードに加えて、社員カードやFeliCaチップ搭載の携帯電話/スマートフォンにも対応。幅広い選択肢の中から、各企業のニーズに応じて選ぶことができる。Windows搭載PCとFeliCa用リーダーさえ用意すれば、専用ソフトウェアや維持費を含めてすべて無料で使えるのも大きな魅力だ。

そしてここで注目したいのが、サテライト・タイムカード＆勤怠管理アプリで取得した打刻データを、サテライトオフィス・タイムカード for Google Appsに保存できる連携機能を備えているという点。設定も非常に簡単なので、物理的な認証および打刻方法を採り入れたい企業に最適といえるだろう。

このようにサテライトオフィスのアドオンを使うと、G Suite上で理想的な勤怠管理が実現可能となる。Excelによる運用など、勤怠管理に悩みを抱える企業はぜひ試していただきたい。

サテライトオフィス

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