大容量ファイル送受信機能もアリ

メールでは扱えない大容量ファイルを社外へ送りたいときや、社内外をまたいだデータのやり取りをしたいときに、便利なサービスはいろいろと存在する。しかし社員が個人的に使っているクラウドストレージの共有機能や、一般的なファイル転送サービスを好き勝手に利用されては、セキュリティ面で不安だろう。やはりデータのやり取りがセキュアに行える場は必要だ。

「サテライトオフィス・ファイルサーバー for Direct Cloud Box」には、ファイルを社外に送信したり、フォルダを共有してデータを受け取ったりするために、さまざまな機能が用意されているので、こういった機能の利用をお勧めしたい。

まず、大容量ファイルの送信には、ファイルの共有リンクを発行してURLをメール送付するのが便利だ。URLだけの取得もできるので、メール以外のコラボレーションツールを使っている環境でも無理なく取り入れられる。同じ方法でフォルダの共有リンクを発行し、データのダウンロードやアップロードが可能な場を用意することも可能だ。

リンクの発行時には、閲覧のみかダウンロードまで許すのかといったアクセスレベルの指定ができる。フォルダ共有時なら、アップロードの受け付けや容量の設定が可能だ。さらに有効期限、アクセス回数の指定、パスワードの設定といった項目が用意されており、状況に応じてセキュアなやり取りができる。

  • ファイルとフォルダの共有リンク発行時は細かな設定が可能

    ファイルとフォルダの共有リンク発行時は細かな設定が可能

発行したリンクの送付においても、管理者が指定することにより自社で利用中のメールサーバを経由した送信が可能になる。そのため、メールログの確認をメールアーカイブ製品から一括して行いやすい。さらに送付したときやリンクを開いたときの通知、有効期限やファイル更新をきっかけにしたリンク削除も設定できるから安心して活用可能だ。

  • リンク送信時の設定も細やかに行える

    リンク送信時の設定も細やかに行える

ファイルのメール添付も暗号化で保護

メール添付によって送信できる程度のサイズのファイルでも、気軽に社外へ送られては望ましくない内容のものは多い。そこでファイルは暗号化してから添付し、閲覧用パスワードは別のメールであらためて送付するというルールを定めている企業も多いことだろう。一方で、そういうルールを定めたくとも環境が整えられなかったり、ユーザーのITリテラシーに課題があったりして徹底できていない企業もあるかもしれない。

「サテライトオフィス・ファイルサーバー for Direct Cloud Box」なら、クラウドに保存してあるファイルをブラウザ上で選択し、そこからメールを送信すれば、自動的にファイルの圧縮・暗号化が実行され、パスワードの別途送付が行なわれる。このようなセキュリティの担保のために取り入れたい機能が、手軽に利用できるのは企業にとってありがたい。

  • メールのファイル添付も暗号化＆パスワードの別途送付で安全

    メールのファイル添付も暗号化＆パスワードの別途送付で安全

上司承認の強制化や発行リンクの履歴確認で安全性を高める

社外とのファイルやり取りにおいて、リンク共有によるダウンロードやアップロードの依頼、メールを使った添付ファイル送信などで、あらかじめ上司の承認を強制するように設定することもできる。ワークフローで相手先に設定するアクセスレベルや有効期限も記載することにより、利用の可否だけでなく設定の適切さも事前にチェック可能だ。やり取りの頻度や扱う情報の重要度に合わせて利用するとよい。

  • 社外との共有機能時に上司の事前承認を解することが可能

    社外との共有機能時に上司の事前承認を強制することが可能

また、ダウンロード用リンクは発行履歴が一覧化され、個別にアクセス履歴の確認や再設定が行える。データのアップロードを依頼したフォルダについても履歴を確認し、必要な作業が終わったら期限前に削除できる。さらに共有したあとの管理機能が用意されているのも便利だ。

  • ファイルのダウンロードリンクはアクセス履歴の確認が行える

    ファイルのダウンロードリンクはアクセス履歴の確認が行える

  • データのアップロードを依頼した受け取り用フォルダも手動で削除可能

    データのアップロードを依頼した受け取り用フォルダも手動で削除可能

社外メンバーを含むチーム作業なら「ゲスト招待」で対応

複数人で利用する共有フォルダのメンバーとして社外ユーザーを参加させたいときは、指定フォルダのゲストユーザーとして招待することもできる。

個別にアクセスレベルの設定と有効期限を設定できるのは、リンクを発行するときと同じだ。利用には管理者の許可が必要な機能だが、社外との共同作業が多い部署なら効率的に業務が進められるだろう。

  • 社外の人をチームの一員として招待するイメージでのフォルダ共有もできる

    社外の人をチームの一員として招待するイメージでフォルダ共有も可能

社外とのデータ共有方法が複数用意されているため、必要性や扱うデータの内容に合わせて許可する手法や上司承認の有無などを管理者がコントロールできるのが「サテライトオフィス・ファイルサーバー for Direct Cloud Box」のメリットだ。ぜひ積極的に活用することをお勧めしたい。

監修：原口 豊（はらぐち・ゆたか）

大手証券会社システム部に在籍後、1998年、サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立。2008年、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始。G Suite（旧Google Apps）の導入やアドオンの提供で、これまで実績4万社以上。「サテライトオフィス」ブランドでクラウドサービスの普及に尽力している。

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