コラボレーションが進む! より進んだ共同編集を実現する「Direct Cloud Box」

バージョン履歴機能と復元機能を備えたファイルサーバ

「サテライトオフィス・ファイルサーバー for Direct Cloud Box」は、コラボレーションが推進される機能が充実している。ユーザーにとって、特に便利なのはファイルのバージョン履歴管理機能と復元機能だろう。

バージョン履歴では最大20世代が管理され、一覧表示でチェックすることが可能だ。タイムスタンプ、編集したユーザー名、ファイル容量が確認できるので、いつ誰が編集したのかが見える化できる。もちろん20世代の中から、任意のバージョンにファイルを復元することも可能だ。

ファイルをうっかり上書きしてしまった、元の内容に戻したいといったシーンで任意のバージョンへ簡単に書き戻しできるのは、やはりユーザーにとって安心だろう。文書ファイルに対してさまざまな修正を繰り返している中で、少し前の世代から作業し直したいといった場面は珍しくないはずだ。

• 最大20世代のファイルのバージョン管理が可能

共同編集時に便利な「ファイルロック」機能

作業中のファイルや、あくまで回覧用のファイルに対してはロック機能を活用したい。

ロックされたファイルは書き込みや更新といった編集作業が行えないうえ、移動、コピー、削除といった操作も制限される。そのため、うっかり上書きされてしまった、削除されてしまったというようなトラブルを回避できる。ファイルサーバを単純なファイル置き場ではなく、共同編集の場として利用する場合に、こうした機能はぜひ活用したいところだ。

なお、該当のファイルがロックされているかどうかは南京錠のアイコンで示され、誰がロックしているのかも簡単に確認できる。ロックの有効期限も設定できるので、作業後にロック解除を忘れるといった心配もなくなる。

• ロックされたファイルは編集・移動・削除といった操作が制限される

適切なストレージ利用を自動的に実現!

「サテライトオフィス・ファイルサーバー for Direct Cloud Box」はプランごとにストレージ容量が定められているが、容量を増やしたい場合は購入すればよい。とはいえ、どれほど容量に余裕があっても利用者があらゆるデータをどんどん保存していれば、いずれ容量は不足してしまう。

こうしたファイルサーバを適切に運用するためには、部署ごとやプロジェクトごとに利用可能な容量を一定範囲に定めたり、古いファイルを定期的に削除したりといったルールの設定が求められる。これを簡単に実現する機能として、フォルダ容量制限機能と自動削除機能に注目したい。

フォルダ容量制限機能では、フォルダごとに容量の制限を設けるかどうか、そして制限を設けるならどれだけの容量を与えるかを設定可能だ。

また、自動削除機能では、特定フォルダ内のファイルを自動的に削除する設定が行える。特定の日を指定して1度だけ実行することも、毎週／毎月といった繰り返しのタイミングで実行することも可能だ。ファイルの保存日を基準とした削除も設定できるので、確実に古いものだけを消去するという使い方ができる。

こうした機能を上手に利用すれば、いつの間にかストレージに余裕がなくなっていたり、極端に容量の多いファイル・フォルダを特定するのに手間取ったりする事態も減らせることだろう。

• フォルダごとの容量を適切に管理できる各種機能も搭載

コラボレーションを実現するなら「スタンダード」以上のプラン

これらの機能を利用するためには「スタンダード」以上のプランを契約することになる。最も安価な「ベーシック」プランだと、ファイルのアップロードやダウンロード、メールなどを介したファイル共有機能などは利用可能だが、それ以上の便利な機能が享受できない。

ファイルやフォルダに関する細やかな管理を実現するのに必要なのが、ユーザーごとのアクセスレベル設定だ。この機能が「スタンダード」以上から活用可能で、ユーザーごとに適切な権限を割り当てることになる。「編集者」以上ならばファイルロック機能を含んだ基本的な編集機能、「オーナー」ならばファイル履歴管理機能などが利用可能になるというわけだ。

• ユーザーごとのアクセスレベル設定によって、細やかな運用が可能

せっかくのファイルサーバを単なるデータ置き場にしてしまうのではもったいない。ぜひ「スタンダード」以上のプランを選択し、「サテライトオフィス・ファイルサーバー for Direct Cloud Box」をコラボレーションの場として有効に活用してほしい。

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