社内外コミュニケーションの活性化と社内情報システムリプレースに合わせてOffice 365を導入

西松建設は1874年に創業した長い歴史を持つ建設会社だ。道路やダム、公共施設の建設や都市再開発など、大規模な開発・建設事業を展開している。

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そんな西松建設が、社内外のコミュニケーションの活性化と社内情報発信・共有の推進 目的としてOffice 365を導入したのは、2014年1月のことだ。社内情報システムのリプレース時期に合わせて各種サーバの入れ替えなどを計画するなか、コミュニケーションの活性化のためにクラウドサービスの利用を決断した。

「2013年春から検討を開始し、最初はメールとスケジュールからスモールスタートしましたが、のちにyammer・Skype(Lync)・OneDriveの利用も開始しました。また、同時期にイントラネットの刷新も行い、新しいポータル画面はSharePointOnlineで構築しました」と語るのは ICT戦略課の鈴木 岳史氏だ。

  • 西松建設株式会社
    社長室 経営企画部 ICT戦略課 担当課長
    鈴木 岳史氏

スケジュールの使用感に課題が……

順調に利用範囲が拡大されたOffice 365だったが、ひとつ大きな課題があった。それはスケジュール機能の使用感を理由に、社内でのツール統一が進まないことだった。

「全社で利用するスケジュール機能をOffice 365に統一しようとし、実際に多くの社員はOffice 365のスケジューラーに移行できたのですが、一部の部門・支社ではグループスケジュールの使い勝手が悪いことを理由に以前のものを使い続けていました。」と鈴木氏。 具体的な不満点としてあげられたのは、複数人の予定を一覧化するときの表示だ。「Office 365の予定表だと、10人分までしか並べて見ることができません。月曜日にチームごとにミーティングをして週の予定を確認するのですが、そのときに見づらい、使いづらいという声がありました」と現場の声を語るのは情報システム課の藤門 光太郎氏だ。

  • 西松建設株式会社
    社長室 経営企画部 情報システム課 主任
    藤門 光太郎氏

基本的にはOffice 365のスケジュール機能を利用することとされているなかで、特例的に異なるシステムを利用している部門・支社では、社員間のミーティングでは旧システムを参照しながらも、本社とやりとりのある支社上層部はOffice 365のスケジュールも併用することになるという非効率な状態も生み出していた。そこで、本格的な全社統一に向けて決断されたのが、アドオンを活用することによる利便性の向上だった。

グループの予定を表示する「組織カレンダー」でツール統一を実現

アドオンの導入については、2018年2月頃から情報収集が開始され、5月には本格的な導入検討が行われた。選定にあたっては、必要とする機能の有無や表示具合、システムの安定性などを基準に機能比較が行われた。その結果、選定されたのがネクストセットの「組織カレンダー」だ。

「機能比較のうえで、最終的にはスケジューラーを併用している部門・支社に実際に見てもらったところ、ネクストセットのものが見やすいという意見が多くありました。システムも安定していますし、コスト的な魅力もあるなど、総合的に判断しましたが、第一に求めていた週間予定の見やすさは大きなポイントでしたね」と鈴木氏は選定の理由を語る。 2018年7月には「組織カレンダー」の全社導入が行われた。これによって、Office 365のスケジュールに満足できなかった社員も利用を開始し、社内のスケジュールツールは「組織カレンダー」を含めてOffice 365のシステムを利用するというかたちで統一ができたという。

「全社員、3000人程度にアドオンのアカウントを発行していますが、全員が組織カレンダーを利用しているわけではありません。同じスケジュールを組織カレンダーから見ている人が3割、Office 365のWebから見ているのが5割、残り2割はOutlookクライアントから利用しています。従来のOffice 365に不満を持っていなかった人たちも便利に使っているようですね」と鈴木氏は所感した。

「うまく使い分けている人が多いのではないでしょうか。私自身、普段はクライアントをメインに利用していますが、グループ予定は組織カレンダーから見るというように使い分けています」と藤門氏も、時と場合によりツールを使い分けているとのことだ。

不満や要望にネクストセットが迅速対応

  • 西松建設株式会社
    社長室 経営企画部 情報システム課(富士ソフト所属)
    豊福 英亮氏

一部のブラウザで正常動作させるためにブラウザ側の設定を変える必要があり、不慣れなユーザー自身に設定を任せるのは難しいため、パッチを配布するなど少し手間はかかったが、導入後は使い方が難しいということもなく、スムーズに利用できているようだ。

「ユーザーが自由にお気に入りグループを作成でき、そのグループの予定を共有できるというのはとてもいいと思っています。この機能は便利に使われているのですが、この年度末を経て思いがけない不都合がありました。組織変更や退職でグループ作成者が管理を続けられなくなったとき、削除や引き継ぎの方法がなかったのです」と豊福氏。

予定表を共有するグループの削除は、作成者にしかできない。異動などで予定共有の必要がなくなった人にも見え続けてしまうだけでなく、誰も使わなくなったとしても共有予定表はアクセスできる状態で残ってしまうことが、作成者の退職後に発覚したという。

「これは困ったと思ったのですが、ネクストセットに問い合わせた結果、予定表が見え続けてしまう部分は1週間たたずに対応してくれました。難しい部分があるからできないというのではなく、簡単な部分はすぐに直してくれたのは嬉しいですね。ほかのことでも、サポートの反応は早くて頼りになります」と(豊福氏。

導入後のさらなる進化をサポート

企業が組織を運営していくなかで、人事異動や組織改革は必ず起こりえる事象である。その移り変わりにシステムも呼応し変化する必要があることは、当然ともいえる。前述のとおり、ネクストセットでは導入後の社内の変化に合ったサービスを迅速に提供してくれる。

導入後に発生した課題をともに解決し、システムをさらに進化させていくことで、社内外のコミュニケーションをより円滑にする影の立役者となる存在が、ネクストセットなのかもしれない。

新しいIT技術やツールを取り入れ、伝統の建設技術と組み合わせることによって、さらなる発展を求める西松建設。その展開の一部は、ネクストセットのアドオンによって支えられそうだ。

  • 集合写真

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