約10,000名が利用! アルフレッサ システムがOffice 365+ネクストセットで実現する"現場が使いやすい情報システム"とは

医薬品、医療用検査試薬、医療機器・用具などの卸販売および製造販売など、健康に関するあらゆる分野の商品・サービスを提供するヘルスケアコンソーシアムを目指すアルフレッサグループ。同グループ全体の情報システムを一手に引き受け、システムの運用・保守および開発事業を担当しているのがアルフレッサ システムだ。

アルフレッサ システム株式会社

アルフレッサグループにおけるシステム共同利用の推進と高品質で安定的なITサービスの提供を目的に誕生。アルフレッサグループ向けの情報システムの運用・保守および開発を行っている。医薬品流通という「生命を守る」社会的インフラを担う、アルフレッサグループの情報システムをITサービスで支えている。

アルフレッサ システムではグループ全体の情報システムを提供するにあたり、各企業の業務内容に合わせて選択する余地を残しながらも、基本的には同一のシステムを共同で提供する方針をとっているという。そんなアルフレッサ システムが2014年11月より新たに導入したのがMicrosoft Office 365だ。

Microsoft Office 365導入の経緯とは?

これまでアルフレッサ システムでは、オンプレミスのグループウェアを10年近く採用しており、グループ全体で10,000名近くの従業員が同システムを利用していたという。「常にHDDの容量不足に悩んでいる状態でしたので、リプレースを検討することになりました」とアルフレッサ システム システム部 周辺・管理システムグループの金子鉄也氏は振り返る。

システム乗り換えにあたり、オンプレミスでExchangeを利用するか、クラウド型サービスへ移行するかなど、複数のサービスを検討。最終的に機能面と価格面でメリットがあるOffice 365を選定した。金子氏はOffice 365採用の決め手について、次のように語る。

「まず、電子会議室、掲示板、スケジュール、ファイル保存などビジネスに必要な機能が全て揃っていて、セキュリティ機能も充実している点。加えて、ちょうどその頃にOffice 365の価格改定がありコスト的にも魅力に感じ決定しました」

従来システムの使い勝手を実現するネクストセットのアドオンを導入

搭載機能とコストパフォーマンスに魅力を感じて採用されたOffice 365だが、”現場での使い勝手”という意味では細かい部分に不足が感じられた。それは主にユーザーインターフェースの部分だったという。

アルフレッサ システム システム部 周辺・営業システムグループ 主事の政田淳史氏は、「ユーザーは基本的に、今までと同じものを使いたいと考えます。そういった背景からアドレス帳が組織ごとにツリー表示できないことと、掲示板の既読管理がしづらいことが不満として挙がりました」と語る。

これまで利用していたシステムでは組織がツリー状に表示され、部署をたどって行くことで目的の相手を見つけることができ、ツリーを利用して特定のグループ向け一斉メールを送るというようなことも容易に行えたという。だがOffice 365の標準機能の場合、検索ベースで宛先を探すことになり、これがユーザーに不評だったそうだ。また、掲示板の既読管理については、新着記事や未読のものがわかりやすく表示する機能が欲しいという要望があったという。

この不満を解決するためOffice 365のアドオンを探した結果、たどりついたのがネクストセットだった。政田氏は、次のように語る。

「ネクストセットのアドオン『組織アドレス帳』を採用することで、アドレス帳のツリー表示が可能になりました。また、スケジュールも組織階層で見たいという要望が出ていたので『組織カレンダー』も導入しました。掲示板については『組織ドキュメント管理』を利用しています。これまで利用していたシステムでは未読のものだけを表示できたのですが、現在はネクストセットのアドオンで既読・未読が色分けされるようにすることで同等機能を実現しています」

このほかに、業務システムを利用する場合と、Office 365を利用する場合で使うブラウザを違うものにしたいという要望に対応するため、「ブラウザ切替機能」も採用。「社内システムはInternet Explorerを使うように作っているのですが、Office 365では常に最新バージョンを利用することが求められます。ですが、ほかの業務システムはこのバージョンアップに追従できないので、Office 365を別のブラウザで利用することにしました」と金子氏は同機能の導入の背景について解説する。現在、現場ではこのブラウザ切替機能を利用してFireFoxでOffice 365を利用し、スムーズな業務を実現しているという。

Office 365導入後、ユーザーの教育フェーズに大きな苦労

Office 365の導入にあたっては事前にマニュアルを用意し、管理者向けと一般ユーザー向けの説明会を開催したそうだ。だが、この教育フェーズに大きな苦労があったという。政田氏は次のように振り返る。

「Office 365は頻繁にアップデートするため、利用画面が変わってしまうのが大変でした。導入にあたり、100頁にも及ぶマニュアルを製作して半年ごとに改訂を行なうという計画だったのですが、最初の説明会の時点で画面が変わってしまっている状態でした。私たちも構築しながら使い方を覚えている状態で、ユーザーより一歩進んでいるという程度でしたので、アップデート直後に質問を受けても答えるのが難しく苦労しましたね」

また、Office 365の導入にあたり、アドレス帳の移行が大きな課題になった。ネクストセットの組織アドレス帳によって、全員が共通で利用するアドレス帳の階層表示は実現したものの、ユーザー個人が利用するアドレス帳部分が思うような表示にしづらかったそうだ。

「ユーザーは自分の好みで細かくフォルダ分けをしたいと考えます。ですが、Office 365ではそれができません。どうしても思った通りのフォルダ分けが必要だというユーザーに対しては、我々がOutlook経由でアドレス帳を移行させる作業を手作業で行ないました。人海戦術ですね。導入作業の終盤はそれにだいぶ時間をとられてしまいました」と政田氏は振り返る。

Office 365導入に十分な手応え。HDD容量の不安解消と業務効率化を実現

苦労の多かったOffice 365の導入だが、その効果は確実にあった。まず、オンプレミスの旧システムで大きな課題となっていたHDDの容量に関する問題が完全に解決された。政田氏は次のように語る。

「HDDの容量に余裕ができたため、現在は過去メールの保存日数制限もなくなり、必要な時に過去メールを参照できるようになりました。また1～2年程度でアーカイブする設定にもなっているので、今後の心配もありません」

加えて、Office 365導入前に採用していたiPadが有効活用できるようになったという。金子氏はOffice 365とiPadによる業務効率化の例として、「以前のグループウェアでは限られた機能のみの利用でしたが、Office 365ならiPadから全ての機能が利用できます。またExcel等もiPadから使えることで、外出中でもいろいろな作業が可能になりました」と語る。

システム部門の仕事内容も変化、今後も利用範囲の拡大を予定

このほか、Office 365導入前後でシステム部門の役割が大きく変わると政田氏は指摘する。 「これまで5年ごとに行っていたシステム更新の手間はなくなりますし、HDDの容量不足を気にする必要もなくなります。一方で、ライセンス数を常に把握するとともに、社員数の増減予測に基づいたアカウント準備、アップデート時のユーザーへの対応が増えると考えています」

今後は新たな活用法として、Skype for Businessの利用なども検討しているという。このほか、営業部門からは社内アンケートや簡単なクイズ的なeラーニングツールとしてアンケート機能を利用したいという要望が出ているそうだ。この要望に対し、金子氏は「これはOffice 365で実現しづらいものですので、ネクストセットのアドオンとして登場してくれるのを期待したいですね」と語る。

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