教職員の事務作業や学生・保護者との連絡にも活用――さまざまなシーンで利用される「G Suite for Education」

「G Suite for Education」は、教育機関向けに専用機能を追加したG Suiteで、「学校、大学、認可されている教育機関、資格を満たした非営利団体」ならば永続的に無料で利用できるサービスだ。

教育機関におけるICTの活用が広まるなか、海外での導入実績が豊富で、公開されている情報も多いことから、日本での導入も進んでいるG Suite for Education。今回は、実際に導入した教育機関における活用例を紹介したい。

事務作業でも活用できる「G Suite for Education」

G Suite for Educationは「Netop Vision for Chromebooks」を併用することで、教育現場における「教え」の部分に大きな効果をもたらす。さらに、教室での利用以外に、教職員の事務作業でも非常に役に立つ。

実はすでに、教職員の業務用としても、G suite for Educationは多くの教育機関で活用されている。教室での授業を支えるものとは別に、教職員の事務作業を支えるものとして学校には多くのITシステムが存在する。それらが老朽化してしまいリプレースが必要になった場合や、運用コストの見直しによってより低価格な製品を求める場合にG Suiteが注目されるというわけだ。

日本の教育現場では、タブレットなどの端末を全生徒に持たせ、電子教材を授業の一部に活用するという動きは以前から存在した。しかしそれは、リアルタイムな生徒端末の監視やコントロールの実現、ドキュメント共有による共同作業の推進といったクラウド活用とは違ったものだ。そこから、教育におけるICT活用が本格的にすすむにつれて、G suite for Educationなどのクラウドサービスを導入する学校が増えた。それにともなって、教職員用として導入し活用する例も出てきたのだ。

もちろん、そうした用途でも無料で利用できるG Suite for Educationの対象となる。教育現場での利用というのは、直接教室で生徒に教えるときに利用するものに限られているわけではないからだ。オンプレミスからクラウドへの乗り換えや、システムリプレースといった機会には、ぜひ検討すべきだろう。

学生・保護者との連絡にも効果的に活用

もう1つ、教育機関における教育そのもの以外でのG Suite活用が進んでいる分野がある。それは連絡の効率化だ。

大学の場合、休講の連絡を何らかの電子的手段で行うようになっている例は多いが、これをG Suite上で行うようにしたという事例がある。また小・中・高の事例では生徒本人とではなく保護者とのやりとりをG Suite上で完了させるという例が出てきている。

学校側としては、朝の忙しい時間帯に電話連絡が集中するという状態は避けたいものだ。しかしFAXはすでに家庭で保有していないケースが多く、メールも保護者それぞれが保有するメールアドレスから受け取るのではトラブルが起きやすい。それをG Suite上でまとめて行えば互いに効率的だ。

また昨今は自然災害発生時の適切な対応が求められている。公共交通機関が事前に運休を決める例も増えており、当日朝の天候を見て判断では遅い、もっと早い段階で対応しなければならないという風潮が高まっているのは誰もが感じるところだろう。G Suiteでポータルサイトや掲示板を作成し、そこに連絡事項を表示するようにしておけばメールよりも確実に連絡が行える。もちろん、これもG Suite for Educationの対象となる使い方だ。

さらに、サテライトオフィスのアドオンである安否確認機能を追加すれば、気象庁などから地震速報が発した場合に、一斉に安否確認メールを送ることもできる。専用フォームから安否を登録してもらうことで、安否情報をデータベース化して管理できるので、大規模災害のときも危険な目に遭っている生徒がいないか確認がとりやすい。

• サテライトオフィス・安否確認 for G Suiteで一斉送信できる安否確認メール

私立校での導入がすすむG suite 地域の公立校で一斉導入も

先進的な取り組みは、どうしても私立校からというケースが多くなる。G Suite for Educationもやはり私立校での導入事例が多いのが現状だ。しかし、一部では地域の公立校で一斉導入されているような例も出てきている。

サテライトオフィスでは今のところ、私立校向けの導入事例を多数保有している。開通サポートや、運用段階でのサポート提供はもちろん、要件定義も受け持つことが多い。特に現状多くある教職員の事務作業用での利用は一般企業での利用と共通する利用方法が大半であり、長年企業対応をしてきた経験が活かせる現場だ。導入にあたっては、ぜひご相談いただきたい。

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