近年では、テレワークに移行する企業が増えています。テレワーク環境下では、従来のように給与明細を給料日に手渡しできないため、電子化を検討する企業も増えてきました。本記事では、給与明細電子化に必要な同意書や、取得における流れなどを解説します。
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給与明細の電子化は違法なのか
給与明細とは、給料の内訳を記した文書を指します。企業は、社員へ労働の対価たる給料を支払うときは、金額や必要な事項を記した明細書を発行し渡さなくてはなりません。これは、労働基準法や所得税法などの法律で定められています。また、所得税法によると、明細書は給料を支払う際に交付しなければならないとされています。つまり、原則給料日当日に社員へ渡さなくてはなりません。
ただ、冒頭でもお伝えした通り、近年ではテレワークへ移行する企業が増えています。社員がオフィス以外の場所で就労するテレワーク環境下においては、従来のように社内で明細書を手渡しすることが難しくなりました。このような背景もあり、給与明細の電子化が注目されているのです。電子化した明細なら、メールに添付できるため離れた場所で就労している社員へ簡単に送付できます。プリントアウトや手渡しの手間をなくせるため、企業にとってメリットは大きいのです。給与明細電子化は、平成18年の税制改正により認められているため、違法ではありません。ただし、いくつかクリアすべき条件があります。
電子化には従業員の同意書が必要
クリアすべき条件のひとつは、従業員から同意書を得ることです。所得税法により、従業員の承諾や同意書なしで電子化はできない、と定められているからです。また、同意を得ないまま電子化へ踏み切ってしまうと、従来通り紙で欲しいと考えている従業員とのあいだでトラブルが発生するかもしれません。上層部と従業員間で溝ができてしまい、今後の事業にも影響をおよぼす可能性があります。
このような事態を回避するためにも、電子化へ移行するにあたっては、きちんと従業員の同意を得なければなりません。同意を得られなければ、従来通り紙の明細を発行し渡す必要があります。
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従業員に同意を得るためのポイント
給与明細を電子化すれば、企業はコストダウンや手間の削減を実現でき、従業員はインターネット環境さえあれば確認できます。移行によるメリットは多々ありますが、先述した通り同意を得ないことには始まりません。ここからは適切な同意の取り方や、そのポイントを解説します。
同意書を取得する手順を理解する
突然電子化へ移行するといわれても、従業員は戸惑ってしまうかもしれません。従来通り紙の明細書がよいと考える方がいる可能性もあります。そのため、従業員に対し、案内文やレクチャーなどで制度をきちんと説明することが重要です。またその際は制度の説明だけでなく、どのようなメリットがあるのかもあわせて説明しましょう。従業員の中には、なぜわざわざ電子化しなくてはならないのか、と考える方がいるかもしれません。メリットをきちんと説明し、理解してもらうことで同意を得やすくなるでしょう。
なお、同意書にはシステムの内容や発行方法なども記載してください。システムや発行方法がわからない状態では、従業員の同意を得るのは難しいでしょう。最後に、従業員の意思確認をしたうえで同意書を取得します。これが、取得までの大まかな流れです。同意を得られなかった場合にはどうすればよいのか、についてはのちほど解説します。
従業員に提示すべき内容をまとめる
いつから制度が始まるのか、交付予定日はいつなのか、といった基本情報をまとめて提示します。従業員によっては、自宅にネット環境が整っておらず、明細を受け取れない可能性もあるため、そのようなときどうするのかも記載しておくとよいでしょう。
セキュリティ面について説明をする
従業員によっては、電子化に伴うセキュリティ面の不安を抱く方がいるかもしれません。個人情報が流出してしまったり、内容を改ざんされてしまったりするのでは、といった不安を感じる人がいても不思議ではないでしょう。ITシステムの導入は、業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットがありますが、どうしてもセキュリティ面の不安はつきまといます。実際、これまでに機密情報が流出し、企業としての信頼を失墜させてしまった事例も少なくありません。
不安を抱く従業員がいるのなら、きちんと説明して対処しなければなりません。リスクを軽視し、安易な対応をすると、あとからセキュリティ面に問題が発生するなど、大きなトラブルに発展するおそれがあります。まずは、情報の流出や改ざんなどが起きないよう、適切な対策を取ることが重要です。通信の暗号化やバックアップの準備など、必要な処置を施しましょう。外部からのアクセス権限も考える必要があり、ウイルス対策も行わなければなりません。
ベストな体制を整えたうえで、対策の内容について従業員へ説明をしましょう。セキュリティが万全であることを理解できれば、納得してくれるはずです。
なお、企業側が万全のセキュリティ体制を整えていても、従業員側の問題で情報漏洩が発生する可能性もあります。システムによっては、スマホから容易にアクセスして内容を閲覧できるため、外出先からアクセスしたときに、第三者から見られてしまうおそれがあるのです。このようなリスクを避けるため、システムの導入に伴い、社員のセキュリティ意識向上を図ることも大切です。公共のWi-Fiを利用しない、システム利用時には周囲をよく確認するなど、全社員のセキュリティリテラシー向上に努めましょう。
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同意を得られない場合はどうしたらいい？
必ずしも全従業員が同意してくれるとは限りません。従来通りの方法がよい、保存するために紙で欲しい、といった方も中にはいるでしょう。このようなケースでは、いったいどうすればよいのでしょうか。
ほとんどの社員が同意してくれない場合、電子化へ移行するメリットがあまりありません。かえって手間が増えてしまう可能性があるため、このような状況で移行するのはおすすめできません。
もし、大半の社員が反対しているのなら、しっかりと移行に伴うメリットを伝えることが大切です。もしかすると、反対している社員は制度の導入に伴うメリットを正しく理解できていないのかもしれません。きちんと説明したにも拘わらず、反対されるのなら、いったん電子化を見送ることも検討しましょう。
反対意見が少数なら、一人ひとりとコミュニケーションを取りつつ、同意を得られるよう努めましょう。どうして反対なのか、紙の明細書発行にこだわるのはどうしてなのか、きちんとヒアリングすることが大切です。そのうえで、社員の不安や不満を払拭できるような対策を考えましょう。
同意書のサンプルやフォーマットを参考にしよう
同意書には、電子交付する書類の名称や、電磁的方法の種類とその具体的な方法、記録方法、交付予定日、交付開始日などを記載します。電子交付する書類の名称とは、給与明細や給与所得の源泉徴収票などで、電磁的方法の種類やその具体的な方法は、システムの利用方法を示します。従業員が理解しやすいよう、それぞれの事項に説明を添えておくことをおすすめします。
同意書のサンプルやフォーマットは、インターネット上で公開されているため、参考にしましょう。オンラインでダウンロードできるものもあるため、一から作成する手間を省けます。
まとめ
給与明細電子化を実現するにあたっては、従業員の同意を得なければなりません。きちんとメリットを伝え、できることなら全従業員の同意を得てシステムを導入しましょう。 スムーズに給与明細の電子化を実現したいのなら、Web給与明細システムの導入がおすすめです。給与計算システムとも連携すれば、さらなる業務効率化も期待できます。Web給与明細システムの各製品の詳細を知りたい場合には、ぜひ以下の記事より資料請求してみてください。
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