業務の効率化や生産性向上のためにDX（デジタルトランスフォーメンーション）の取り組みが加速しています。最近では感染症対策のためにテレワークを推奨する動きも活発化していますが、場所にとらわれない働き方を実現するうえで不可欠なのがワークフローシステムやグループウェアです。
ワークフローやグループウェアという言葉は聞いたことがあっても、それぞれの役割や両者の違いについて正確に理解している方は少ないのではないでしょうか。今回の記事では、ワークフローとグループウェアの違いを踏まえたうえで両者を連携させることによるメリットを解説します。
ワークフローとグループウェアの違い
まずは基本的な知識として押さえておきたい、ワークフローおよびグループウェアとは何なのかを紹介するとともに、それぞれの違いについても解説します。
1 ワークフローとは
ワークフローとはその名の通り、「業務（ワーク）の流れ（フロー）」という意味を表します。そして近年では、一連の業務を効率化および負担軽減のために、ワークフロー機能を電子化したものを「ワークフローシステム」と呼んでいます。
たとえば社内決裁や経費申請、労務関連の申請など、ワークフロー機能に対応できる業務は幅広いものです。ワークフローシステムを導入すると、従来のように上長や担当部署に書類を回して捺印をもらうといった業務フローが改善され、大幅な効率化および生産性の向上が期待できます。近年注目されているペーパーレス化やはんこレス化にも欠かせない存在といえるでしょう。
また、ペーパーレス化やはんこレス化はテレワークを実現するうえで欠かせない取り組みであり、ワークフローシステムの整備は今後多くの企業における重要な課題となります。
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2 グループウェアとは
グループウェアはワークフローシステムとは異なり、業務そのものではなく社員同士の連携やコミュニケーションを効率化するためのツールです。
グループウェアの一例として挙げられるのは社内SNSやカレンダー、スケジュール管理ツールなど幅広く、用途もさまざまです。また、社内のナレッジを共有するためのドキュメント管理や共有フォルダの機能もグループウェアに含まれます。
テレワークでは従業員同士のコミュニケーションが取りづらく、仕事が効率的に進められないといった課題を挙げる企業も多いですが、グループウェアの活用によってこのような問題も解消できます。
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ワークフローシステムとグループウェアは連携できるのか
ワークフローシステムとグループウェアを互いに連携できるシステムも多数存在します。そのため、すでにワークフローシステムのみを運用している、またはグループウェアのみを運用している企業の場合、導入前に既存のシステムと連携できるかを確認しておくと良いでしょう。
ただし、システムの仕様によっては一部機能が連携できないケースや、そもそも連携が難しいケースも考えられます。ワークフローシステムもグループウェアも一緒に導入したい場合には、それぞれの機能がセットで提供されているシステムを選ぶのがおすすめです。
また、ワークフローシステムとグループウェアを連携する際には、シングルサインオン（SSO）に対応したシステムを選ぶことでログインの手間が省け、ユーザーの利便性が向上します。
ワークフローシステムとグループウェアを連携する3つのメリット
ワークフローシステムとグループウェアを連携することにより、どのようなメリットが得られるのでしょうか。今回は3つのポイントに分けて解説します。
1 申請・承認漏れを防ぐ
ワークフローシステムで申請した後に、承認者のカレンダーやスケジュール管理ツールなどのグループウェアに承認期限を自動的に反映させるなどの対策が講じられます。
日々さまざまな承認作業に追われている管理職の中には、承認すべきものを忘れてしまうケースもあります。たとえば経費精算の承認が遅れてしまうと、申請者に対しての経費の振り込みがずれ込んでしまうなど、さまざまな影響が及びます。
このような事態にならないよう、確実に申請および承認作業を実行する必要があり、そのためにもワークフローシステムとグループウェアの連携は有効な対策といえるのです。
2 ユーザー情報やアカウント情報が連携できる
グループウェアは社員同士のコミュニケーションを目的としているため、アカウント情報などが管理されています。ワークフローシステムを構築する場合も社員情報が必須となりますが、事前にグループウェアと連携できていれば、それぞれのシステムで個別にアカウント情報を管理する手間がなくなり、効率的な運用が可能です。
3 複雑な申請業務が効率化される
グループウェアの中には、ごく簡単な申請フローに対応できる機能が備わったものも存在します。しかし、承認者が複数存在していたり、複雑な承認ルートをたどったりするような申請の場合には対応できないケースも少なくありません。
そこで、ワークフローシステムを採用することにより、そのような複雑な申請業務にも対応でき、業務効率化が実現されます。
連携におすすめのサービス5選
ワークフロー機能とグループウェアそれぞれの連携機能を備えたおすすめのサービスを5つご紹介します。
1 desknet's NEO
desknet's NEOはワークフロー機能も兼ね備えたグループウェアです。クラウド版は1アカウントあたり月額400円から利用でき、初期費用も不要。最小5ユーザーから数万規模のユーザーまで幅広い規模に対応可能可能で、あらゆる業種・企業におすすめのシステムです。
2 Garoon
Garoonはサイボウズが提供するグループウェアで、ワークフロー機能にも対応したシステムです。これまでに5,800社、280万人以上に対しての導入実績を誇り、10名単位の小規模事業者から、数万人規模の大規模事業者まで幅広く対応しています。
3 Create!Webフロー
Create!Webフローはインフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。サイボウズの「Garoon」との連携が可能なほか、その他のシステムともAPIによって連携可能な仕様となっています。 シングルサインオンに対応し、他のシステムとのシームレスな連携を実現。クラウド版は月額500円、初期費用無料であらゆる規模に対応できます。
4 楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIは住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステムです。他社が提供するグループウェアはもちろん、現在稼働中の基幹システムなどとの連携も可能で、多様な業種・企業に対応できる強みがあります。
また、日本語以外にも英語や中国語、韓国語、スペイン語など多言語に対応しており、さまざまな国籍の従業員が働くグローバル企業にも最適なシステムです。
5 コラボフロー
コラボフローはコラボスタイルが提供するワークフローシステムです。Excelをベースに申請フォームをデザインすれば、それをもとにWeb上に反映するというユニークな機能を搭載。プログラミングの知識がなくても、極めて手軽に使いやすい申請フォームを作成できます。
また、Web上で直感的につなぎ合わせるだけで承認経路の作成もできるほか、サイボウズのGaroonとの連携にも対応しています。
事業規模と用途に応じてシステム連携を検討しよう
ワークフローシステムもグループウェアも事業規模に応じてさまざまな種類のシステムが存在します。現在すでにワークフローシステムまたはグループウェアを導入している企業も多いと思いますが、これから新たにシステムの導入を検討する際には、自社の既存システムと連携できるかを確認しておきましょう。
また、ワークフローシステムやグループウェアは事業規模や従業員の数、拠点数によっても最適なシステムは異なるものです。複数のシステムを比較しながら選ぶことが重要であるため、まずは資料請求のうえ自社に最適なシステムを検討してみましょう。
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