社内で使っているファイルサーバをオンラインストレージに切り替えたい。でも世の中には多数のオンラインサービスがあり、どれを選べばいいのか分からない。そういった悩みを抱えている企業の担当者の方も多いのではないでしょうか。 ここでは、オンラインストレージの特徴やメリット・デメリットなどを詳しく説明します。オンラインストレージの導入を考えている方はぜひ参考にしてみてください。
オンラインストレージとは
オンラインストレージは、インターネット上にファイルを保存するストレージ（データの保存場所）を提供するサービスのことを言います。
手元のPCのハードディスクやSSDではなく、インターネット上にファイルが存在するため、インターネット環境があればどこからでもファイルにアクセス可能で、複数人によるファイルの共有も可能です。
利用可能な容量や機能は、選択するサービスやプランによって異なります。現在はプライベートやビジネスにかかわらず、多くのオンラインストレージサービスが提供されています。
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オンラインストレージの特徴
まずはオンラインストレージの特徴を見ていきましょう。オンラインストレージの特徴は大きく分けて2点あります。
一つ目は、ネットワーク上にデータを保存できること。そしてもう一つは、ファイルを変更したら自動更新されることです。それぞれ詳しく説明します。
1、ネットワーク上にデータを保管
会社から支給されているPCのストレージの容量が少ない場合に、別の場所にデータを保存できると便利です。オンラインストレージを利用すると、インターネット上にデータを保存できます。
インターネット上にデータがあるので、インターネットにつながる環境であれば社外からでもアクセスすることが可能です。また、PCではなくスマートフォンやタブレットからアクセスすることもできます。
2、ファイルの変更は自動更新
オンラインストレージ上でファイルの変更を行うと、変更は自動的に反映されます。手動で保存する手間が必要ありません。手元のPCでファイルを修正すれば、リアルタイムでオンラインストレージ上のデータに反映されます。
この特性を活かして複数人で共同編集することが可能です。変更がリアルタイムで反映されるため、ディスカッションしながらファイルを更新することができます。
オンラインストレージとクラウドの違い
オンラインストレージとよく似た意味で使われるクラウドという言葉があります。 クラウドとは、インターネットを経由して利用できるサービスの総称です。その中でもストレージの提供に特化したものをオンラインストレージと呼びます。
つまり、厳密にいうとオンラインストレージはクラウドの一種であるといえるでしょう。
オンラインストレージのメリット・デメリット
オンラインストレージは非常に便利で強力なサービスですが、メリットばかりではありません。ビジネスで使用する上でデメリットも存在します。メリット・デメリットの双方をよく比較して導入を検討するのがいいでしょう。
1、オンラインストレージのメリット
インターネットにつながる環境にいれば、複数の端末から同じファイルを扱うことが可能です。会議の際に資料を印刷する手間や用紙代が省けます。
チームで同じファイルを参照、更新することも容易です。メールやメッセンジャーでファイルのやり取りを行うような作業はもう不要です。上司から指示があればその場で反映させて、そのまま確認してもらうことができます。
また、自社でファイルサーバを持つ必要がないので、ファイルサーバの購入、メンテナンスやシステム管理者の人件費をカットできます。設定やメンテナンスは専門家に任せておけるので安心です。
2、オンラインストレージのデメリット
インターネットに繋がっている状態で利用することが前提のサービスなので、インターネット環境がない場合は利用できません。この点は、オフラインで編集したファイルを、オンラインの状態になった際に同期させることで解決できる場合もあります。
また、サービス提供事業者側の都合（たとえば会社の倒産など）で利用できなくなる可能性も考えておかなければなりません。
最後に、オンラインストレージは重要なデータが保管されている分、ハッキングの対象になりやすいといわれています。セキュリティに関して第三者機関からの認証を受けているサービスを選ぶようにしましょう。
オンラインストレージを導入すべき企業って？
次に、オンラインストレージを導入することで解決できる課題を取り上げてみましょう。
自社でオンラインストレージの導入を迷われている方は、以下を参考にしてみてください。検討の際のヒントになるはずです。
1、社外から会社のファイルにアクセスしたい
社員が出張の際に、大切な資料を入れたUSBを忘れるケースが多いといったことはないでしょうか。オンラインストレージであれば、出張先からでも社内のファイルにアクセスが可能になるため、USB自体が不要になります。
ほとんどのオンラインストレージがマルチデバイス対応なので、スマートフォンやタブレットからでもアクセス可能です。また、インターネット環境さえあれば自宅からでもファイルの編集が行えるので、テレワークなどの働き方改革にも貢献できます。
2、大容量のストレージがほしい
社内のファイルサーバの容量不足が懸念される場合は、ストレージの増設などを行う必要があります。専門の知識を持った社員がいなければ業者に依頼することになるため、急な出費が発生します。
オンラインストレージでは、容量が足りなくなってきた場合にプランを変更することで簡単に容量の拡張が可能です。画像や動画などの大量保存が必要な企業などには向いているでしょう。
3、ファイルを共同編集したい
社員同士で共有するファイルを社内のファイルサーバに置いている場合に、複数の社員がそれぞれファイルをコピーして編集するため、最新版を管理しづらいということはないでしょうか。
オンラインストレージ上では、複数の社員が同じファイルを同時に編集することができます。ファイルのやり取りもスムーズに行えるので生産性が向上します。
4、社内サーバの管理にコストがかかる
社内にファイルサーバを置く場合、ファイルサーバの購入やソフトウェアライセンスの購入といった初期費用に加え、定期的なメンテナンス、管理者の人件費がランニングコストとしてかかってきます。
オンラインストレージであれば初期費用は不要か、あるいは安価で済みます。ランニングコストも月々かかってくる利用料だけなので、管理者の人件費などを大幅にカットできます。
5、サーバ管理者がいない
ファイルサーバをメンテナンスするサーバ管理者がいない、または定着しないといった悩みもあるでしょう。そのような状態で社内のファイルサーバを運用していくのはきわめてリスクが高いです。
オンラインストレージでは、設定やメンテナンスなどをサービス事業者側で管理します。また、システムのアップデートもサービス事業者側で行うため、常に最新バージョンのシステムを利用することができます。
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オンラインストレージの無料サービス・有料サービスの違い
オンラインストレージには無料サービスと有料サービスがあります。 無料サービスはコストがかからないことがメリットですが、その分セキュリティやサポートは最低限のものしか提供されません。
有料サービスはセキュリティも強固にしてあることが多く、サポートも無料サービスに比べると手厚い傾向にあります。
1、無料サービスの特徴
無料サービスで利用できる容量は、有料サービスと比べると少ないため、ビジネスシーンで利用するには不十分でしょう。
利用できるユーザー数に上限がある場合もあります。社内でファイルの共同編集を行いたい場合には、ユーザー数の上限が大きい有料サービスがおすすめです。
また、無料サービスではセキュリティが必要最低限のものしか用意されていないことも多く、会社の大切なデータを保存するには心配な面があります。
2、有料サービスの特徴
有料サービスの特徴は、やはり大容量ストレージが利用できることでしょう。数百GBから数TBまで、ビジネスで利用するにも十分な容量が確保できます。
無料のサービスやプランに比べて、有料になると高度なセキュリティ機能を実装しているところがほとんどです。外部からのアクセス監視なども行うため安心感が違います。
無料サービスではFAQやメールサポートのみの場合もありますが、有料では電話サポートを行うところもあります。
無料のオンラインストレージを利用するデメリット
無料のオンラインストレージを利用するデメリットとして、繰り返しになりますがセキュリティ面の不安があげられます。無料サービスを利用する場合、重要なデータなどをできるだけオンラインストレージにアップしないほうがいいかもしれません。
また無料サービスでは、利用可能なサポートがメールのみ、FAQのみなど、限定的な傾向があります。問題が発生した場合には、解決までに時間がかかる可能性があることや、Web検索で対処法を探すなどして自力で解決しなければならない可能性があることを理解しておかなければいけません。
セキュリティやサポートを重視するなら有料サービスもおすすめ
有料のオンラインストレージは、ビジネス目的で利用するにも十分なセキュリティ対策が施されています。また、サポートも無料サービスより充実しており、電話によるサポートを行うところもあります。
セキュリティやサポートを重視するのであれば、有料のオンラインストレージを検討してみてはいかがでしょうか。
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