ワークフローシステムの導入は企業にさまざまなメリットをもたらします。新しいシステムを導入するときは、導入コストに見合ったメリットが得られるかが、導入の決め手になるでしょう。ワークフローシステムの場合は、導入によって生まれた社内のリソースを他の業務に回すことで、導入コストをカバーできるだけの売上を得られるかどうかが、導入の判断基準のひとつとなります。また、金額に置き換えなくても、ワークフローの効率化や改善で働きやすい環境が構築され、社員のストレスが軽減されれば、それも大きなメリットと言えます。

この記事ではワークフローシステムの導入で得られる具体的なメリットや、メリットを得られたケースについて解説します。ぜひシステム導入の検討材料としてください。

資料請求をする(無料)»

※ITトレンドに遷移します

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務の流れを示すワークフローをシステム化したものです。申請・承認・決済業務といった業務はどの企業でも行っている基本的な業務のうちの1つですが、アナログ処理では時間がかかります。しかし、これらの業務をワークフローシステムで自動処理すれば、業務の負担軽減や効率アップを図ることが可能です。製品によって承認ルートや権限設定などさまざまな機能があり各企業のニーズに応じた処理が可能です。

ワークフローシステムの導入で得られるメリット

ワークフローシステム導入で得られるメリットは、主に6つあります。ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

1:業務の効率化

ワークフローシステムの目的は、業務の効率化に集約されるといっても過言ではありません。各種機能がワークフローのさまざまな細かいポイントを効率化することで、全体の効率化を実現しています。

それまで紙の書類で申請を出していた場合、入力形式をわかりやすくすることでミスを減らしたり、ミスがあった場合はシステム上で速やかに差し戻して修正できたりすることで、業務の流れが滞ることを防げます。

2:決裁時間の短縮

ワークフローシステムは、各フローの状況を細かく可視化します。

  • 誰が、いつ、どんな内容の申請をしたか
  • 申請の決裁者は誰か
  • 決済の締め切りはいつか

上記のような情報をいつでもチェックできるので、申請や決済が滞っている業務がないかすぐに把握できます。もし進捗が止まったままのフローがあれば、関係者に通知を飛ばして対応を催促することも可能です。

3:柔軟なワークスタイルの実現

ワークフローシステムはネットワークで運用するため、インターネットで外部からアクセスできるようにすれば、リモートワークでも運用できます。在宅中の社員や遠方のオフィスのメンバーともワークフローシステム経由で連携できるので、働く場所に縛られない柔軟なワークスタイルを実現できます。

4:ガバナンスとコンプライアンスの強化

ワークフローがシステムで厳密にルール化されて進捗も可視化されることで、それぞれの業務が誰の担当でどんな進捗状況かが明確になります。責任や状況がオープンになればガバナンスが強化されるとともに、コンプライアンスもより徹底されるでしょう。その結果、会社は組織として一層強固になることが期待できます。

5:ペーパーレス化

ワークフローがシステム化されれば、それまで紙の書類で提出していた申請や稟議をパソコンやタブレットで提出できるようになります。紙の書類を使わないペーパーレスになれば、書類をプリントする手間が省けるうえ、印刷コストの削減にもなります。書類の保管スペースも不要になるので、オフィス収納をするうえでも有効活用できるでしょう。

6:過去データの活用

ワークフローシステムの運用を続けることで、業務の内容がデータベース化されていきます。過去データをシステム上で検索すれば過去の業務を参考にしやすくなり、部署間の連携や担当変更時の引き継ぎなどがスムーズに行えるでしょう。新規の取引先や案件に取り組むことになった場合も、過去データから似た案件を検索して参考にすれば予算感や意思決定の経緯が把握できます。また、当時の担当者が誰かもわかるため、ヒアリングもしやすいでしょう。

資料請求をする(無料)»

※ITトレンドに遷移します

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムはさまざまなメリットがありますが、一方でデメリットもあります。導入する場合は、メリットだけでなくデメリットも十分に考慮するようにしましょう。

1:承認者の負担が増える

ワークフローシステムによってあらゆる承認ルートを設定した場合、高い役職の社員は多くの承認ルートに組み込まれることになります。そのため、承認者は申請が発生するたびに確認や承認作業が発生し、従来よりも業務が増えることもあります。

2:承認フローの組み直しが発生する

ワークフローシステムでは決まった承認フローを設定することになりますが、退職や異動などで社員の入れ替わりが多く発生するようなケースでは、頻繁に承認フローの組み直しをする必要があります。

3:紙データと電子データが混在する

ワークフローをシステム化しても、完全にすべての書類を電子化できるわけではありません。法律で原本保管が必須のものや、会社の規定で電子化できないものに関しては従来の方法で行うことになるため、紙データと電子データが混在することになります。

4:初期費用や月額コストがかかる

ワークフローシステムを導入する場合、オンプレミス型の場合は社内にサーバーを設置するため、初期費用がかかります。 また、クラウド型の場合は初期費用に関しては不要なケースもありますが、月額料金を支払う必要があるためランニングコストが発生します。

ワークフローシステム導入後の成功ケース

  • ワークフローシステムの導入成功例

ワークフローシステムの導入で大きなメリットを得るためには、会社が現状のワークフローでどんな課題を抱えているかを把握する必要があります。その課題を適切に解決できるワークフローシステムを導入しましょう。

ここでは、ワークフローの導入により課題を解決できるケースについて解説します。自社と似ているケースをチェックして、ワークフローシステム選定の参考にしてください。

1:業務の効率化

商社のような扱う商材が多岐に渡る会社の場合、申請書や稟議書の種類や量が多くなりがちです。それを紙の書類で運用していると目を通す時間が長くなり、確認や決済のスピードが遅くなってしまうという問題がありました。

そこで、ワークフローを紙ベースからシステムに置き換えることで、意思決定がスピーディーに。申請と承認にかかる時間が短縮されて業務が効率よく進むようになりました。さらに、空いた時間で別の業務の進捗もスムーズになるという好循環も生まれます。

2:決裁時間の短縮

荷物の回収や配送で社員が不在になることが多い物流会社の場合、意思決定者が外出中の間は申請や稟議の確認ができないため、その間はワークフローが止まっていました。

そこで、外部からアクセスできるワークフローシステムを導入して、意思決定者が外出先でも申請や稟議を確認できる環境を整えたところ、承認までの時間が劇的に短縮されました。また、外部からのアクセス環境は高いセキュリティ性が必要なことから、クラウドベースのシステムを採用。自社でサーバーを持つ必要がないため、保守管理の手間も発生していません。

3:柔軟なワークスタイルの実現

感染症対策やワークライフバランスの観点から、在宅勤務を取り入れる企業が増えています。また社員一人ひとりがパフォーマンスを最大限発揮できるよう、自由な働き方を選べる制度も広まっています。

システム開発会社は地方移住者やテレワーカーに業務を委託する方式が多く見られます。スタッフが一箇所に集まらない働き方を実現するためには、リモートで利用できるワークフローシステムが欠かせません。

ネットワークインフラ状況やPCのスペックなど、ワーカーごとに業務環境は異なります。そこで、すべてのワーカーに対して安全で使いやすい作業環境を提供するために、クラウドベースで運用するセキュアなワークフローシステムを導入。システムにコミュニケーション機能も搭載したことでワーカーとの連携もスムーズになり、ITシステムに不慣れなワーカーもきちんとマネジメントできています。

4:ガバナンスとコンプライアンスの強化

航空系の総合商社がワークフローシステムをリプレイスする際、自社単独の効率化とグループ全体のシナジーを両立する必要がありました。それには、ワークフローを自社のルールで処理する場合とグループ全体のルールで処理する場合があり、手順が複雑なことが課題でした。

ワークフローのリプレイスにあたってはシステムの連携や統合を踏まえて、グループ全体に水平展開できる仕様を策定。申請者と決裁者が異なるといったグループ会社をまたいだ案件も、お互いの意思や意見がスムーズに共有できるように。その結果、グループ全体のガバナンスとコンプライアンスが強化され、グループ会社間のシナジー効果が一層強まりました。

5:ペーパーレス化

業務で大量の帳票を運用する金融機関は、管理に多大な労力を費やしていました。膨大な印刷コストに肥大化する一方の収納スペースの問題もあり、その解決方法として採用したのが、ワークフローシステムによるペーパーレス化です。

顧客宛の帳票や提携先から指定されている帳票などを除き、内部で運用する帳票はすべてペーパーレス化することを目標に、紙の帳票を順次電子化に移行。電子化前は1週間程度かかっていた稟議書の回付が、システム上での運用後は1〜2営業日で回付できるようになりました。

6:過去データの活用

ワークフローシステムは「誰が」「いつ」「どのような判断を下したか」が蓄積され、いつでも確認できるので、業務の承認プロセスや意思決定のフローが透明化されます。財務システムに連動させれば自動的に見積や請求のデータが連携され、お金に関する情報もクリアになります。

過去のデータを参考にしやすいことは、外部監査をスムーズに行えるというメリットもあります。外部の人間が過去データをチェックしやすい状況は、会社のガバナンスやコンプライアンスの強化にもつながります。

大きな導入メリットが得られるワークフローシステムを検討しよう

ワークフローシステムは企業の業務改善に大きく役立つ存在です。この記事でご紹介したような企業と同じ課題を抱えているなら、ワークフローシステムを導入してみてはいかがでしょうか。

また、ワークフローシステムの導入で確実にメリットを得るには、自社の課題に合った機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。各システムの特徴を詳しく知りたい場合は、ぜひ下記より各製品の資料を請求して比較検討してみてください。

資料請求をする(無料)»

※ITトレンドに遷移します

[PR]提供:マイナビニュース