昨今、ワークフローの効率化が行えるクラウド型ワークフローシステムに注目が集まっています。大手企業では以前からワークフローのオンライン化が促進されていましたが、リモートワーク拡大によって、デジタルツールの需要が急激に高まり、企業規模を問わず導入を検討する企業が増えました。これまで検討もしていなかったが急に導入する必要性が出てきた、という企業も多いのではないでしょうか。しかし、豊富な種類のツールが提供されているため、どの製品を導入すべきか悩んでしまうでしょう。

そこで今回は、さまざまな製品の中から、操作性・機能性・安全性で評判高いクラウド型ワークフローシステムをご紹介します。また、比較検討するときのポイントについてもご紹介します。ぜひ、製品の導入を検討されている方は、この記事を参考にしてみてください。

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クラウド型ワークフローシステムとは

クラウド型ワークフローシステムは、ワークフロー効率化が実現できるシステムです。オンライン上で申請書類作成や業務申請、決済手続きが行えるため、外出先からも業務申請・承認が行えます。とても便利な製品ですが、導入前にメリットとデメリットを理解しておきましょう。

1、クラウド型ワークフローシステムを導入するメリット

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境があれば、時間や場所を選ばずに業務申請・承認が行えます。スマホ対応で外出中にも使用できるため、承認までの時間を短縮できます。

また、タスク管理が容易に行えるため、業務プロセスの合理化も可能です。新たなシステム開発のための設備投資費や人件費もかけずに済むため、低コストで導入できます。

また、障害発生時もインターネット経由で対応してもらえるため、自社対応の必要がありません。サービス利用者の声を参考にした機能追加もこのシステムの魅力となっています。

2、クラウド型ワークフローシステムを導入するデメリット

クラウド型ワークフローシステムは、承認・決済フローを固定化して業務効率化を図るために導入するものです。

しかし、各業務のマニュアル化や設計を疎かにしてしまうと、ワークフローが複雑になります。都度カスタマイズは行えますが、業務効率化を図るために導入したにもかかわらず、業務が煩雑化してしまうこともあるので注意しましょう。

また、申請書類を電子化して保存する場合は、セキュリティ面に注意する必要があります。故障やサイバー攻撃など予測不能な事態が起きたときにも、復旧できる状態を整えておきましょう。

クラウド型ワークフローシステム比較の3つのポイント

  • クラウド型ワークフロー

各社で導入すべきクラウド型ワークフローシステムは異なります。そのため、製品を比較検討する際のポイントも押さえておくことが大切です。ここでは、製品を選ぶ際の3つのポイントをご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

ポイント1:誰でも簡単に操作ができるか

業務申請・承認手続きをシステム化して業務効率化を図るためには、システム移行をスムーズにしなければいけません。そのため、誰でも簡単に使用できるUI設計がされた製品であるかを確認してください。紙に記入する感覚で使用できるシステムであれば、ITスキルがない人でも安心して使用できます。

ポイント2:自社に見合う機能が備えられているか

業務申請・承認手続きをシステム化するための十分な機能が備えられているかを確認してください。自動制御機能や申請修正機能、アラート機能などの機能面をはじめ、スマホ対応や多言語対応か確認することも大切です。

豊富な機能が備えられていても、自社に見合う機能が備えられていなければ、業務申請・承認手続きが複雑化してしまいます。業務効率化や生産性向上を目的として導入する場合は、自社に見合う機能が備えられている製品を選びましょう。

また、標準仕様だけでは自社に見合わないこともあります。このような場合は、提供会社に相談をして、カスタマイズができるか確認してみてください。

ポイント3:セキュリティは万全であるか

クラウド型ワークフローシステムは、業務申請書を電子化して保存できて便利な反面で、サイバー攻撃などで重要な書類が外部に漏れる危険性も潜んでいます。そのため、各製品のセキュリティ対策も比較してみてください。

スマホ対応で外出先でも業務申請・承認が行えて便利ですが、従業員にも必要な情報だけ閲覧させるように、IDやアクセス権限が付与できる製品だと安心です。

人事異動等により申請者の所属や役職が変更になることを想定して、ID権限の付与や削除が簡単に行えるかも確認してみてください。

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クラウド型ワークフローシステムの比較5選

クラウド型ワークフローシステムを導入する際に、どの製品を選べば良いか分からないと悩んでしまうこともあります。そのような悩みを抱えている方のために、おすすめの5つの製品をご紹介します。

おすすめ1:ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、機能が充実しており高い拡張性があるにもかかわらず、業界最安クラスの料金体系で人気を集めている製品です。業種や規模を問わずに、多様な企業に導入されており、2020年時点で導入実績数は1万社を突破。

シンプルな操作性で、IT知識がない人でも簡単に申請書類を作成できます。入力内容自動制御機能や承認放置アラート機能も搭載されているため、決済プロセスで起こるミスを防げます。

また、充実しているサポート体制も魅力的です。2020年に開始された「初期設定代行サービス」を利用すると、専門スタッフが初期設定業務まで代行してくれます。

「30日間の無料トライアル」や「起業支援プログラム」も用意されているため、これらを活用すれば、トータルコストが抑えられます。

おすすめ2:Create!Webフロー

Create!Webフローは、申請用紙を電子化できる画期的な製品です。

申請書デザインを自由自在に設定できて、紙に記入する感覚で入力するだけ。マニュアルを読まなくても直感的に操作が行えるため、スムーズにシステム移行したい企業から支持を集めています。

さらに、グループウェアや各種システムと連携すれば、業務効率化も可能です。とくに、サイボウズグループウェア「ガルーン」との相性が抜群のため、同製品を導入している企業は業務効率化が図れます。

また、Create!Webフローは、クラウド型とパッケージ型の2種類が用意されています。定期的に実施されている「ワークフロー構築相談会」で質問をすれば、技術担当者が最適なワークフロー導入方法を提示してくれるため安心できるでしょう。

おすすめ3: ActionPassport

ActionPassportは、データセンター運用のプロであるイーネットソリューションズが提供するサービスのため、セキュリティ面で安心できる製品です。サービス環境は二重化されているため、故障やサイバー攻撃など予測の事態が起こった場合でも復旧を依頼できます。

さらに、 既存帳票の継承や複数組織管理など他製品にはない機能の搭載や、外部システムとの連携が自由自在に行えるなど拡張性の高さも大きな特徴です。

ディスク容量は無制限に利用可能なため、申請書類の枚数を気にせずに使用することができるのも嬉しいポイント。高性能製品のため、大企業や中堅企業から支持を集めています。

また、手厚いサポート体制も魅力的です。ワークフロー運用を強化したい企業向けの管理者研修プログラムを用意されているため、ワークフローの徹底管理も目指せます。

おすすめ4:rakumo

rakumoは、ワークフロー申請・承認業務にコメントを付加することができるため、承認の背景を的確に伝えることができます。また、担当者別にコメントが残せるため、ワークフロー業務内でのコミュニケーションが取りやすいです。

rakumoは、会計システム「rakumoケイヒ」とも連携が行えます。申請・承認業務と同時進行で経理担当者に経理処理をしてもらう際に役立ちます。経費の金額に相違があった場合は、コメントを添えて差戻しが行えるため大変便利です。

ノンプログラミングで操作できるため、簡単に導入することができます。

おすすめ5:AgileWorks

AgileWorksは、複雑な業務にも対応できる優れた機能と拡張性を持つ大企業向けの製品です。グループウェアや人事・会計システムなどと連携が可能です。

大企業では、退職や異動による組織改編が行われるため、その都度、システムのメンテナンスを行わなければいけません。

しかし、AgileWorksであれば組織改編に伴うメンテナンスも直感的な操作で行えて、組織改編の実行前に設定の予約をしておくことができます。余裕を持ったメンテナンスが可能となるため、慌てることもなくなります。

また、大企業では外国人採用が積極的に行われているでしょう。AgileWorksは、利用ユーザーに合わせて表示を日本語、英語、中国語に切り替えられます。そのため、大企業が抱える課題の解決に適した製品です。

条件に合ったクラウド型ワークフローシステムを導入しよう

クラウド型ワークフローシステムでも、各製品で特徴は大きく異なります。操作性・機能性・安全性を比較検討して、自社の課題を解決できる製品を導入してみてはいかがでしょうか。

下記のフォームから、クラウド型ワークフローシステムに関する資料のお問い合わせもできます。ぜひ、資料もご活用してみてください。

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[PR]提供:マイナビニュース