業務に不可欠な機能が複数搭載されているグループウェアは、業務効率化に欠かせないツールのひとつです。しかし、グループウェアのようなシステムを導入する場合、開発費用や導入費用で莫大なコストがかかることを懸念し、躊躇してしまうケースも少なくありません。たしかに自社オリジナルの機能や仕様に合わせて、一からシステムを構築する場合は莫大なコストがかかってしまいますが、そのような悩みを解決するための手段としてクラウド型のシステムを活用する方法もあります。
そこで今回は、クラウド型のグループウェアを選ぶ際のポイントを解説するとともに、おすすめのグループウェアも紹介します。
グループウェアとは
そもそもグループウェアとは、スケジュール管理やチャット、ファイル共有など、業務効率化に有効な機能が複数備わったシステムやアプリケーションのことを指します。グループウェアは提供形態によって主に2つのタイプに分けられ、それぞれメリットが異なります。
1、オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社にサーバーを設置して独自で運用するタイプの提供形態です。自社の業務や特性に合わせ、必要な機能を使いすいようにカスタマイズしてオリジナルのシステムを構築できます。
一方で、オーダーメイドのシステムを構築することになるため、開発費用やサーバー維持費、システム改修にかかる費用も莫大であるというデメリットもあります。
2、クラウド型
現在多くの企業に導入されているのが、クラウド型のグループウェアです。自社で運用するオンプレミス型とは異なり、クラウド型はインターネット上にある共有のサーバーを事業者側で運営しているため利用コストが極めて安いという特徴があります。
カスタマイズのしやすさはオンプレミス型に軍配が上がりますが、クラウド型の中にも多様な機能変更や追加に対応したサービスが登場しています。
クラウド型グループウェアの選び方のポイント
クラウド型のグループウェアを導入する場合、どのようなポイントに注意してシステムを選べば良いのでしょうか。今回は特に重要なポイントを3つ紹介します。
1、セキュリティ対策は万全であるか
クラウド型のグループウェアはオンプレミス型とは異なり、インターネットを経由してさまざまな機能を利用することになります。そのため、万全のセキュリティ対策を講じていないと不正アクセスの被害を受けるリスクが高いのです。
大手のクラウド型グループウェアであればセキュリティ対策が講じられているサービスも多いですが、中にはユーザー自身でセキュリティ対策を行わなくてはならないものもあるため注意が必要です。
2、マルチデバイスに対応しているか
クラウド型グループウェアの良いところは、インターネットに接続できる環境があれば時間や場所を問わず利用できる点です。出張先などで利用することを考えると、PCはもちろんですがスマホやタブレット端末などマルチデバイスに対応していることが理想的といえるでしょう。
3、コストパフォーマンスに優れているか
クラウド型グループウェアの多くは、ユーザー数に応じてライセンス料を支払う形態となっています。1ユーザーごとにカウントする場合もあれば「10ユーザーまで○○円」といったように、まとまったユーザー数の単位で計算するケースもあります。
自社の利用人数と照らし合わせ、複数社を比較したうえでコストパフォーマンスを判断しましょう。
おすすめのクラウド型グループウェア5選
クラウド型グループウェアにはどのようなサービスがあるのでしょうか。今回はおすすめのクラウド型グループウェアを5つ紹介します。
1、J-MOTTO／リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
J-MOTTOはスケジュール管理や掲示板、安否確認、設備予約など25もの機能を備えたクラウド型グループウェアです。
10ユーザー以上の場合にはスタンダードプランがおすすめで、20ユーザーまでであれば月額3,000円、年払いを申し込めば30,000円で利用できます。1ユーザーあたり月額わずか150円というお手軽さは、他社のクラウド型グループウェアと比較しても大きな優位点といえるでしょう。
PCはもちろんスマートフォンからのアクセスにも対応しているほか、フィーチャーフォン（いわゆるガラケー）からも利用できるため、幅広い企業におすすめです。
2、Garoon／サイボウズ株式会社
Garoonはサイボウズが提供しているクラウド型グループウェアです。ワークフローやファイル管理、スケジュール管理などの豊富な機能を搭載。カスタマイズ性も高く、すでに導入しているワークフローシステムやポータルとの連携も可能です。
クラウド型以外にもオンプレミス型の導入形態も選択でき、多様なニーズに対応できるのも大きなポイントといえるでしょう。クラウド型の場合は300ユーザーまで月額845円/ユーザー、301〜1,000ユーザーまでは800円/ユーザーとなっています。
ちなみに、1,000ユーザー以上の大規模環境にも対応可能ですが、料金は個別に問い合わせが必要です。
3、HotBiz8／株式会社ASJ
HotBiz8はタスク管理や共有メール、タイムカード、ワークフローなど20の基本機能に加え、年末調整とTimeBiz（勤務表や勤怠のアラート機能）の2つのオプション機能が利用できるクラウド型グループウェアです。
月額料金は200ユーザーまで10,000円で利用できるため、ユーザー数が多ければ多いほどお得になる仕組みです。仮に最大ユーザーの200人で利用した場合、1ユーザーあたりのライセンス料金は50円となり、グループウェアのなかでもトップクラスのコストパフォーマンスを誇ります。
ちなみに、本契約前のトライアル期間は60日間となっているため、自社にとって本当に使いやすいシステムなのかをじっくり吟味することもできます。
4 desknet's NEO／株式会社ネオジャパン
desknet's NEOはプロジェクト管理や来訪者管理、議事録、設備予約なども含む27の機能が集約されたクラウド型グループウェアです。
初期費用は無料で1ユーザーあたり月額400円で利用でき、5ユーザーからの契約が可能。契約可能ユーザー数に上限はありません。ちなみに、クラウド型以外にもオンプレミス型として導入できるパッケージ版も選択でき、数百ユーザーであればクラウド型が、数千ユーザー単位での大規模な導入にはパッケージ版を選択する企業が多い傾向があります。
desknet's NEOは官公庁や自治体、学校などでも導入実績があり、信頼性の高いグループウェアといえるでしょう。
5、WaWa Office／株式会社アイアットOEC
WaWa Officeはワークフローや簡易データベース、営業日報管理などの機能とも連携が可能なグループウェアです。特に、すでに他社のシステムを活用しており、それらも含めて連携して活用したい方には最適で、初めてグループウェアを導入する企業にとってもサポートが充実しているため安心です。また、24時間365日有人監視のセキュリティ対策も行っています。
料金は1ユーザーあたり月額400円。グループウェアとしてのWaWa Office以外にも、Webタイムカードや日報管理など個別の機能を追加することもでき、業務に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
操作性は極めてシンプルで、グループウェアの利用が初めての方でも直感的に操作できます。もちろん、PCだけではなくスマホやタブレット端末での利用にも対応しています。
業務効率化の実現に欠かせないクラウド型グループウェア
今回は業務効率化に欠かすことのできないグループウェアを紹介してきました。いずれもクラウド型で簡単に導入でき、ライセンス料も1ユーザーあたり数百円程度で利用できるため、全社に導入する前に試験的に特定の部署やチーム内だけで利用してみるのもおすすめです。
自社にとってどのようなグループウェアが適しているのか、導入前の不安を解消するためにも、まずは資料請求で各製品の情報を入手してみてはいかがでしょうか。
