企業のさまざまなデータを集約し、Web上で確認することができる便利なWebデータベース。業務改善のために導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、Webデータベースの利点や欠点、おすすめのソフトについてご紹介します。Webデータベースの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。
Webデータベースとは何か？
「Webデータベース」とは、Web DBとも呼ばれ、ウェブブラウザで閲覧・利用できるクラウド型のデータベースのことです。
Webデータベースを導入すれば、インターネットを利用して世界中のあらゆる場所からアクセスし、データを閲覧したり編集したりすることができます。社内にいる必要がなく、外出先や自宅からでも利用できるので非常に便利です。
昨今の業務IT化や効率化、在宅ワークなどの推進にあたり、Webデータベースは企業にとって欠かせないインフラになっています。
Webデータベースの欠点2つ
Webデータベースの利点を確認する前に、まずは欠点を確認しておきましょう。
✔欠点1：セキュリティ
Webデータベースはセキュリティ面で欠点があるといわれています。Webデータベースを利用する場合には、従来は社内データベースにて管理していた顧客情報などの重要なデータを、外部のクラウドに預けることになります。そのため、セキュリティ対策を自社で行うことができず、クラウドの運用元に任せるしかありません。
セキュリティ対策が不十分な場合、不正アクセスによる個人情報の漏洩や様々なマイナス要素などが懸念されます。
✔欠点2：ネット環境
Webデータベースは、インターネットとウェブブラウザがあれば、どこからでも利用できるサービスとされています。しかし、裏を返せば、インターネット環境がない場所では利用できないというデメリットにもなります。
また、業務関連のデータは容量が大きいことも多く、利用する通信環境によっては通信速度の低下や不具合が生じるといった不便さもあります。
Webデータベースの利点5つ
欠点をご紹介しましたが、それでもWebデータベースが使われているのはメリットがたくさんあるからです。ここからは、Webデータベースの利点を5つ紹介します。
利点1：データ管理
Webデータベース上にまとめたデータは、どこからでもアクセスできるため、リアルタイムでのデータの管理が大変容易になります。
また、ブラウザ上での直接編集が可能なため、Webデータベース上に常に最新のデータが残ります。
そのため、これまでのように、共有サーバー内のデータを編集の都度ローカルに落としたり、編集を繰り返しているうちに、どれが最新版か分からなくなるなどといったトラブルが回避できます。
利点2：使いやすさ
データベースを管理するために用いられているのは、「DBMS（DataBase Management System）」と呼ばれる専門のソフトウェアです。
このソフトウェアの働きにより、ユーザーは複雑なプログラミングを勉強しなくても、直感的な操作で手軽にデータを検索したり、加工したりできるようになりました。
誰にとっても非常に使いやすいため、特別な研修や訓練をしなくても簡単に使いこなせるようになります。
利点3：開発
従来のオンプレミス型のデータベースでは、SQLなどの専門知識や技術が必要とされ、データベースの構築や管理はシステムエンジニアに一任されていました。
しかし、Webデータベースは、専門知識を持たない従業員でもデータベースを作成することが可能です。
例えば、現在Excelでデータ管理をしている場合、それをそっくりそのままデータベース化し、データ入力画面も簡単に作れます。プログラミングやアプリの作り方を知らない人でも、直感的にブラウザアプリを開発できるのがWebデータベースの特徴です。
利点4：同時アクセス
Webデータベースは、複数のアカウントが同時にアクセスすることが可能です。
一つのデータを複数人で同時に閲覧したり編集したりすることができるため、作業効率もアップするでしょう。
利点5：導入が簡単
Webデータベースはクラウドを利用するため、導入にあたって自社で設備を用意する必要がありません。そのため、初期費用を抑えながら、準備期間なしですぐに利用を開始できます。
また、自社でメンテナンスする必要もないため、運用の負担も小さくできるという利点もあります。
Webデータベースソフトのおすすめ5選
このように、Webデータベースには多くの利点があることが分かりました。
ここからは、早速Webデータベースを導入してみたいという方々に、おすすめのソフトを5つ紹介します。
おすすめ1：Canbus.
Canbus.は、データを蓄積/共有/活用できるビジネスアプリプラットフォームです。利用ユーザー数が無制限であるため、多角的に、あらゆるデータを収集・蓄積できます。
さらに、蓄積したデータを多彩なグラフ機能やダッシュボード機能を活用して可視化・分析し、営業やマーケティングなど、戦略的なビジネスに活用することが可能です。
月10,000円から導入でき、メール一斉配信オプションなどの便利な追加機能もあります。また、オンライン体験サイトもあるので、実際に導入する前に使用感をチェックできます。
おすすめ2：WaWa D-Be
WaWaD-Beは、簡単かつ自由にフォームを作成し共有できるところが魅力です。顧客情報、商談情報、商品情報など、なんでもデータベースにできます。また、入力者別に入力項目や必須項目を作成することもできるため、保存や入力の間違いを減らし、記入漏れも防げます。
また、利用者は自分が知りたい情報が更新されたときのみ通知が来る「気づき機能」を設定でき、必要な情報をタイムリーに把握できます。
おすすめ3：SkyLink
SkyLinkは、25年以上の歴史を持つデータ検索・更新アプリケーションです。データベースに関する知識やSQLなどの専門知識がなくても、膨大なデータから抽出したい情報だけを簡単に検索・更新できます。
Oracle、A-VX、RIQSII、SQL Server、ODBC対応データベースなど、国内で利用されているほとんど全ての種類のデータベースに対応しており、既存の業務システムで利用しているデータベースに直接接続して利用できます。
初心者向けセミナーも開催されているため、新しい機能を導入するのが不安な方でも安心です。
おすすめ4：kintone
サイボウズのクラウドサービスであるkintoneは、データ管理だけでなく、業務を進める上で必要なチームメンバーとのコミュニケーションにも役立つツールです。
エクセルやメールなどのバラバラになりがちな情報を一つにまとめ、チームの仕事を見える化できます。さらに、まとめたデータを見ながらウェブ会議をしたり、データに紐づけた指示やアドバイスができるので社内のミスコミュニケーションを減らすことにも繋がります。
おすすめ5：PowerFolder
「BI指向のデータベースソフト」であるPowerFolderは、データの蓄積・分類・抽出・分析などが誰でも簡単にできるよう、使い易さを追求したソフトです。
視覚的・直感的な操作が可能なため、集計やグラフ化が容易にでき、作業時間の短縮・集計精度の向上に効果的です。
大量に蓄積された表形式のデータを整理することで、データの傾向や特徴を炙り出すことを支援するBIツールとしての役割を果たします。
Webデータベースの導入を検討してみよう
Webデータベースを活用すれば、データへのアクセス性向上によるリモートワークの促進や、作業時間の短縮による業務改善効果、膨大なデータの管理・整理・可視化によるビジネスの加速などが期待できます。
今回紹介した5つのソフトは、いずれもプログラミング不要で設計できるノンプログラミングソフトで、導入・運用のハードルも低くなっています。
ぜひこの機会に、便利なWebデータベースの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
