データベースを活用することは企業にさまざまなメリットをもたらします。では具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。今回はデータベースのメリット3つ、さらにファイルとの違いや注意点をご紹介します。

そもそもデータベースとは?

データベースとは、同じ条件のものを一定の形式で整理して集めたデータのことを言います。身近なものでは、電話帳や辞書がデータベースによって作成されています。例えば、電話帳では名前の列や電話番号の列があって、一定の形式で整理されています。このような一定の形式で整理されたデータの集まりをデータベースと呼びます。

ファイルとの違い

データベースはファイルとどのように違うのでしょうか。ファイルは、単体で構成されたデータを効率よくインデックス化して付加価値をつけて管理することです。データベースは、文字、数字、図形、音声、画像などの別々のデータにわけて管理されていますデータベースとファイルシステムは完全に相反せず、データベースから必要な情報を得てそれをファイルにして保存して活用するなど、両方をうまく組み合わせることが大切です。

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データベースの役割

データベースにはデータを集めたりデータを編集・共有しやすくなるなどの役割があります。それぞれの役割について見ていきましょう。

データを集める

まずは、データを集めること自体がデータべ―スの役割となります。最近ではビックデータを取り扱うことも容易となり、大量のデータを管理するにはデータベースが最適です。

データを編集・共有しやすくする

データベースの役割としてはデータを編集・共有しやすくなるということも挙げられます。抽出条件を細かく設定することで必要なデータをデータベースから抽出することが可能です。それをアプリケーションなどに呼び出すことで編集することができます。データを集めるだけではデータベースとして活用できません。集めたデータを編集・共有することでデータベースの役割を果たすのです。

データベースのメリット3つ

データベースを使うことで、データを関連付けできたり、バックアップできたり、同時アクセスができるというメリットがあります。これらのメリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット1:自動でデータの関連付けができる

データベースを利用することで、自動でデータの関連付けをすることができます。データベースに共通の項目を有するものがあれば、その項目を用いてさまざまなデータベースを管理することが可能です。

メリット2:ブロックやバックアップが可能

データベースはブロックやバックアップが可能です。入力する項目に制限をつけてブロックすることで、入力ミスを防ぐことができます。例えば、日付など数字だけの時は、数字しか入力できないようにする(ブロックする)ことで入力間違いを防ぐことが可能になります。データを定期的に保存してくれるので、データが壊れてもバックアップすることができます。

メリット3:複数人での同時アクセスができる

データベースは複数人での同時アクセスが可能です。それにより作業効率を上げることができます。また、個々の作業にあわせて開くデータを細かく設定することで、データが壊れしまうリスクを減少することもできます。

データベースの注意点

  • データベースの注意点

便利なデータベースですが、注意すべき点もあります。ここからはデータベースの注意点についてご紹介します。

活用方法がわからない場合は無駄になる

データベースを導入するにはコストがかかってしまったり、システムの処理速度が遅くて労力がかかってしまうなどの課題があります。また必要なデータが見つからなかったり、データベースの活用方法がわからないという場合は無駄になってしまうかもしれません。せっかく導入するのであれば、活用方法をしっかりと明確にし、かけたコストが無駄にならないように注意しましょう。

データベース作成が目的にならないようにする

データベース作成は比較的簡単にできますが、それが目的にならないようにすることが大切です。データベースはデータを収集し、そのデータを使って分析・解析することが大切になります。データを収集する際は、後で分析・解析することを考えて作成しましょう。

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専門のソフトウェア「データベース管理システム」とは

データベースを管理する専門のソフトウェアに「データベース管理システム」というものがあります。データベース管理システムとは、データの検索をしたり、更新や共有をすることができるシステムです。データベース管理システムを利用することで、データベースにあるデータを適切に扱ったり管理することが可能になります。

データベース管理システムの種類4選

データベース管理システムの種類は、どのようなものがあるのでしょうか。ここからは4つのデータベース管理システムについて詳しく見ていきましょう。

種類1:階層型データベース

階層型データベースは、テーマごとに分類しながらさらに細かい分類をしていくことでデータが階層構造になっていることが特徴です。例えば会社の組織図のようになっています。データは親と子の関係になっていて、親データ1に対して子データが複数ある階層型になっています。子データにアクセスするためには親データからアクセスする必要があります。検索するとき検索ルートが1つに限られるので早く処理できるというメリットがあります。デメリットとしては、検索ルートが1つなため重複したデータが登録されてしまうことがあることです。

種類2:リレーショナルデータベース

リレーショナルデータベースとは、データを複数の表で管理して表と表の間を共通した関係で定義することで複雑なデータの関係性をつなぐことができる特徴があります。リレーショナルデータベースは、大量のデータを取り扱えるということや多種多様なデータに柔軟に対応できるというメリットがあります。デメリットとしては、登録済みのデータの加工が困難であることやデータの整合性が確保されないことなどがあります。

種類3:分散型データベース

分散型データベースは、複数のコンピューターをネットワークでつないで分担して作業するシステムです。分散型データベースのメリットは、複数のコンピューターで処理するため1台のコンピューターへの負担が少ないことです。また途中で1台のコンピューターが不調になってしまっても、他のコンピューターがサポートしてくれるため、システムがダウンすることなく作業が可能です。デメリットは、管理するコンピューターが複数になるため、システム管理が複雑になることとセキュリティ対策に手間と費用がかかってしまうことです。

種類4:ネットワーク型データベース

ネットワーク型データベースは、階層型データベースが苦手とする多数対多数のデータベースを作ることができる特徴があります。ネットワーク型データベースは、階層型データベースのツリー状とは異なり網目状になります。メリットは、階層型データベースで課題となっていた登録の重複を防ぐことが可能なことです。しかし、プログラムがデータ構造に依存してしまうデメリットがあります。データ構造への依存が高いとデータを柔軟に取り扱うことが困難となってしまいます。

データベースのメリットを知ってビジネスに活用しよう

データベースのメリットや注意点についてご紹介してきました。データベースの役割は、データを集めることとデータを編集・共有しやくすることです。また、データベースにはデータの関連付けが可能、ブロックやバックアップが可能、同時アクセス可能といったメリットがあります。メリットや注意点から、どんなふうに活用したいのかを明確にし、適切なデータベース管理システムを利用することでビジネスに活用してみてはいかがでしょうか。

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