企業で利用されることの多い、セキュアなファイル転送サービスとはどのようなものなのでしょうか。この記事ではセキュアなファイル転送サービスを使う理由や選ぶポイント、セキュアなファイル転送サービスのおすすめ3選などをご紹介します。

そもそもセキュアなファイル転送サービスとは?

セキュアとは「安全」や「堅牢な」といった意味を持つ言葉です。セキュアなファイル転送サービスとは、セキュリティが充実していたり、オプションが豊富に用意されていたりするようなファイル転送サービスのことを指します。

企業がファイル転送サービスを使用する場合、ファイルには外部に漏れてはいけない機密情報が含まれているケースがあるため、セキュアなサービスを選ぶ必要があります。

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セキュアなファイル転送サービスを使う理由4つ

無料のファイル転送サービスも数多くあるなかで、企業がセキュアなファイル転送サービスを使うのにはいったいどんな理由があるのでしょうか。

ここからはセキュアなファイル転送サービスを使う理由4つをご紹介します。

理由1:セキュリティの問題

無料で利用できるファイル転送サービスはセキュリティに不安があります。また、メールでのファイル添付も、十分なセキュリティがなされているとは言えません。そもそも企業では個人情報などの重要な情報を含んだファイルのメール添付自体を禁止しているケースもあるため、安全性の高いセキュアなファイル転送サービスが多く利用されています。

理由2:サービス品質の問題

ITサービスというのは品質が目に見えにくいものです。無料で利用できるファイル転送サービスは広告が表示されるなどサービス品質が良いとは言えず、企業で利用するには不安要素が多くあります。そのため、内部統制の観点からも、企業では無料のファイル転送サービスの利用を禁止しているケースも多くなっているようです。

理由3:容量の問題

業務内容によっては動画や画像など容量の大きなファイルを頻繁に送りたいという場合もあるでしょう。しかし、無料のファイル転送サービスは容量の制限を設けていることも多く、思うように送れない可能性があります。一方で有料の場合は、大容量に設定されているものや無制限というものもあり、容量を気にせずにさまざまなファイルを送ることができます。

理由4:サポートの問題

無料のサービスは無料で利用できるだけの理由があります。そのなかの理由の1つにサポートの手薄さが挙げられます。無料で利用できるファイル転送サービスでは、トラブルが発生した場合でも丁寧なサポートを期待することはできないでしょう。そのため、企業からは万が一の際にベンダーからしっかりとしたサポートを受けられるセキュアなファイル転送サービスが選ばれています。

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セキュアなファイル転送サービスを選ぶポイント5つ

セキュアなファイル転送サービスのなかにもさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。 実際に使ってみたいと考えている方の中には、どのようなポイントで選ぶべきかわからないという方もいるのではないでしょうか。

ここからはセキュアなファイル転送サービスを選ぶポイント5つをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ポイント1:使いやすさ

ファイル転送サービスは受け取る側の操作が簡単であることが特に重要です。ファイルの受け取りが難しいと、受け取り方法の説明などの不要なやりとりをしなければいけなくなり、操作に負担がかかります。

スムーズなファイル共有をするためにも送受信の操作が簡単で使いやすいものを選びましょう。

ポイント2:セキュリティ機能の豊富さ

有料のファイル転送サービスには、セキュリティ機能が豊富に搭載されているものが多くあります。例えば、ユーザーごとのパスワード機能、送信権限やダウンロード回数の制限、監視ログ機能といったセキュリティ機能などが挙げられます。

そのほかにも「ファイルのやりとりが暗号化されている」、「特定の人のみがアクセスできるようになっている」といったところまでカバーできるサービスもあるので、どこまでの機能を求めるかをよく吟味して選ぶようにしましょう。

ポイント3:ライセンス数と価格

有料サービスのなかでも、プランが複数用意されていて価格に応じてライセンス数が異なるということがあります。毎日複数の社員が使う企業もあれば、特定の社員のみがたまに使うだけ、というように企業によって使用頻度は異なるはずです。

使いたいときに使えないということがないように、また無駄なコストを発生させないためにも、導入前にどれくらい必要になるのかをしっかりと確認したうえで選びましょう。

ポイント4:内部統制

企業ではすべての社員が守らなければいけない社内ルールとして「内部統制」というものが存在します。特に近年はセキュリティが重視されていることもあり、送信履歴やダウンロード履歴などのアクセスログの管理機能、アーカイブ機能の有無などが内部統制において重要になります。

利用したいファイル転送サービスが自社のルールに沿っているかどうかという点は必ず確認しましょう。

ポイント5:スケジュール設定

ファイル転送サービスのなかには、ファイルを送りたい日時を設定できるスケジューラ機能が搭載されているものもあります。 スケジューラ機能を利用すれば、大容量のファイルを業務時間外に設定して送信することができるため、業務での利便性も高まります。

また、送信エラーが発生しても続きから再送信ができるため、海外への送信にも便利です。 より便利な機能を求める場合には、スケジュール設定があるかどうかも確認してみるとよいでしょう。

「ファイル転送」と「ファイル共有」の違いとは?

ファイル共有サービスはファイルの貯蔵や共有のためのサービスです。そのため、アクセスのしやすさが重視されており、どうしても操作ミスや悪意のある第三者による攻撃などによる情報漏えいのリスクがあります。

一方、ファイル転送サービスはデータのやりとりを行うものなので、確実な送受信をメインの機能としています。そのため、ファイル共有サービスよりもデータ漏えいなどのリスクは低いという違いがあります。

セキュアなファイル転送サービスのおすすめ3選

最後にセキュアなファイル転送サービスのなかから、おすすめ3選をご紹介します。

おすすめ1:DirectCloud-BOX

DirectCloud-BOXはコストパフォーマンスの良いファイル転送サービスです。株式会社ダイレクトクラウドが提供しているサービスで、もっとも安いプランであってもユーザー数無制限で利用できます。

もちろんセキュリティ対策もしっかりと行われており、通信の暗号化やアップロード時のウィルスチェック機能、不正アクセスの監視などの機能が搭載されています。

おすすめ2:Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアはIDを持っていない相手にも送信できるファイル転送サービスです。NTTコミュニケーションズ株式会社が提供しているサービスで、Webブラウザだけで2GBの大容量ファイルをセキュアにやりとりできます。

ライセンスは大規模ユーザーでも利用しやすい最大10,000ユーザー1TBなどのプランが用意されています。

おすすめ3:DIRECT! EXTREME

DIRECT! EXTREMEは2TBという大容量ファイルでも高速転送できるファイル転送サービスです。日本ワムネット株式会社が提供しているサービスで、高速モードを選択することでオンザフライ機能を活用した高速転送が可能になります。

また中国やASEANへの大容量データの高速転送も可能です。

セキュアなファイル転送サービス導入を検討しよう

企業でファイル転送サービスを利用する場合は、より安全性の高いセキュアなサービスを利用するのがおすすめです。

ぜひこの記事でご紹介したサービスを選ぶポイント、おすすめ3選などを参考に、自社に適したファイル転送サービスを見つけてみてはいかがでしょうか。

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