社内SNSとビジネスチャットについてそれぞれの概要と違いや、ビジネスツールの主だった機能や特性をご紹介しています。使用するツールによっては機能面の違いはありますが、どのようなところに注意をして社内SNSとビジネスチャットを導入するとよいのかもご紹介いたします。
社内SNSとビジネスチャットの違いは？
インターネットやクラウド、社内サーバーなどのネットワークがある環境で、パソコン、スマートフォン、タブレットなどを使った形でコミュニケーションがとれるツールを、社内SNSとビジネスチャットと呼びます。この2つのツールにはどのような違いがあるのでしょうか。
まずは、社内SNSとビジネスチャットのそれぞれの違いをご説明します。
社内SNS
社内SNSとは、会社内で利用するSNS・ソーシャルネットサービスのことです。
会社内にいる人間同士が、業務連絡をしあうために使われるツールの1つです。社内SNSの特徴は、社外部の人間との連絡はとることはできず、社内間でのメッセージのやり取りのためのツールとなります。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、ビジネスチャットツールとも呼ばれるツールで、業務連絡などのために使われるコミュニケーションツールのことを指します。
社内SNSと同じようにビジネスの場で、業務連絡を取る時に使われるコミュニケーションツールです。社内SNSと違い、登録したメンバーなら社内、社外を問うことなく誰ともメッセージのやり取りをすることができるのが、違いと言えます。
両者の違いは？
社内SNSとビジネスチャットの違いは、社内SNSは会社内という限られた空間の中でのコミュニケーションツールですが、ビジネスチャットは、同じビジネスチャットのツールを使っている人同士なら誰もがコミュニケーションをとれるという点です。
社内SNSは会社というクローズドした中でのコミュニケーションツールで、ビジネスチャットは、社外、社内という枠組みがないと考えてよいでしょう。
社内SNS・ビジネスチャットの代表的な機能
社内SNSとビジネスチャットには、社内で使うコミュニケーションツールであるか、社内に限定されないかの違いはあるにしろ、基本的にコミュニケーションツールであることには大きな違いはありません。
ここでは、社内SNS及びビジネスチャットのコミュニケーションツールとしての代表的な機能を3つご説明します。
代表的な機能1：チャット機能
社内SNS及びビジネスチャットには、「チャット」と呼ばれる機能が備わっています。チャットという機能は、インターネット通信を通して、2人以上の人が、同時に音声や文字で会話ができる仕組みのことです。
チャットは、英語でChatと表記し、「おしゃべり」「たわいのない会話」を意味しています。
代表的な機能2：ファイル共有機能
社内SNS及びビジネスチャットには、ファイルを共有できる機能がついていることが多いでしょう。
電子メールではサイズが大きすぎて添付ファイルとして送ることができないようなドキュメントファイルの類でも、社内SNSやビジネスチャットを使うことで簡単に送ったり、ファイルを共有したりすることができます。
社内SNSやビジネスチャットツールによっては、ファイルをダウンロードする前に、どのような内容のドキュメントなのかをプレビュー機能により見ることができたりするものもあります。
代表的な機能3：スケジュール管理
社内SNS及びビジネスチャットツールの代表的な機能に、タスクを管理する機能がついているものが多くありますので、これを使うことでスケジュールを管理することができます。
以前は業務報告を受けて「○○日」まで「～～のことをしておいて」であったものが、社内SNSやビジネスチャットツールを介して届いた場合、そのままツール内でタスク化を行い管理ができます。
新しくアプリを起動させたり、手帳に書き込んだりすることがないので、時短にもなります。
社内SNS・ビジネスチャットを導入するメリット5選
社内SNS・ビジネスチャットを導入すると、どのようなメリットが生まれるのかを見ていきましょう。
ここでは、社内SNS・ビジネスチャットにある様々なメリットの中から、5つのメリットについて説明をします。
導入するメリット1：メールよりもスピーディーに使える
社内SNS・ビジネスチャットは、リアルタイムで会話をすることができるツールです。そのため、設定にもよりますがメールよりも連絡が入ったのが瞬時でわかります。
メールでの業務連絡の場合は、それなりに定型文を必要とされますが、社内SNS・ビジネスチャットの場合は、メールよりも敷居が低く気軽に連絡を取ることができます。そのこともありスピーディーに連絡を取ることができます。
導入するメリット2：スパムメールに悩まされない
電子メールなどでは、スパムメールなるものがメールの受信箱に送信されてくることもあります。メールの場合は、仕事に関するメールなのかスパムメールなのかを見分けるために、ソートにかけたり、検索したりする作業が必要となります。
社内SNS・ビジネスチャットならば、そのようなスパムメールに悩まされることもなく、ダイレクトに業務連絡や仕事の案件などが届くので、無駄な作業に時間を割かれることはありません。
導入するメリット3：アカウント管理が容易
社内SNS・ビジネスチャットはセキュリティの面でも安全に配慮されています。利用するツールによって若干の違いはありますが、社内SNSとビジネスチャットに登録されているアカウントは、セキュリティ担当の方が一括して管理することができます。
これにより、許可されていないアカウントはツールにアクセスができないようなりますので、セキュリティ面でも安全です。
導入するメリット4：タスク管理も行える
どのような形の社内SNS・ビジネスチャットを導入するにかにもよりますが、多くのツールには機能としてタスク管理がついています。
タスク管理機能により、自分のスケジュールを把握するだけでなく、業務を管理する側からもタスクを設定したり、管理ができますので、ワークフローが楽になります。
導入するメリット5：ビデオ通話も可能
社内SNS・ビジネスチャットにどのようなタイプのツールをいれるかによっても異なりますが、ビデオでの通話が可能なものも中にはあります。
スマートフォンなどでも相手の顔を見て話すことができる機能はありますが、社内SNS・ビジネスチャットにビデオ通話の機能がついていると、同時に複数の人と顔を見ながらの会議が可能となります。
社内SNS・ビジネスチャットを導入するデメリット5選
社内SNS・ビジネスチャットを導入することで得られるメリットがあるのと同時に、デメリットもあります。社内SNS・ビジネスチャットを導入した際に、生じ得るデメリットにはどのようなものがあるでしょうか。ここでは主なデメリットについて5つご紹介します。
導入するデメリット1：メッセージが増えると検索しにくくなる
社内SNS・ビジネスチャットのデメリットの1つに、業務連絡などのメッセージが増えると検索が難しいということがあげられます。
もちろん、メッセージが溜まってしまうのは、メールでも同じことです。ある程度のメッセージがたまったら、必要なものは別途まとめるなどの工夫が必要となってきます。
導入するデメリット2：メッセージ多いと集中力が保ちにくくなる
社内SNS・ビジネスチャットを導入するデメリットの1つに、気軽さゆえにメッセージが多くなり、そのメッセージをチェックしたりしているだけで、時間がとられてしまい、仕事に集中をすることができないというのがあります。
社内SNSとビジネスチャットの特徴でもあるメールよりも、気楽というメリットがデメリットにもなる可能性はとても高いです。
社内SNS・ビジネスチャットによっては、通知をオフにできる機能がついていますので、重要事項、自分あて以外のメッセージはチェックしないようにする工夫が必要です。
導入するデメリット3：文字だけのやり取りのため誤解を生みやすくなる
社内SNS・ビジネスチャットは音声でも使うことは可能ですが、文字での業務連絡の方が圧倒的に多いです。
文字だけのコミュニケーションのため、相手の顔、声色がわからず文字からだけの印象で、感情をよみとることができずにメッセージの内容を誤解したり、その場ですぐに確認をすることができないまま誤解を生んでしまうことがあります。
導入するデメリット4：使用ルールの策定が必要
社内SNS・ビジネスチャットでは、メールとは違う気軽さゆえにメッセージを簡単に送信しがちで不必要な会話が増えることも考えられます。
社内SNS・ビジネスチャットを導入する際には、あらかじめルールを作り不要なメッセージが増えたりしないようにすることで、業務がおろそかになることを防げるでしょう。
導入するデメリット5：導入にあたり教育コストがかかる場合がある
導入をする社内SNSとビジネスチャットによっては全ての機能が無料でつかうことができるわけではなく有料でしか利用できない機能がついているツールもあります。
無料のままだと使える機能に制限があったり、ツールを活用するには事前に社員教育が必要な場合もあるので、そのための時間やコストも考える必要があります。
社内SNS・ビジネスチャット導入時のチェックポイント4選
社内SNS・ビジネスチャット導入時のチェックポイントとして、「導入・月額コスト」「基本機能・拡張性」「セキュリティ」「サポート体制」などが挙げられます。
上記のチェックポイントについて詳しく説明していきますので、ご参考ください。
チェック事項1：導入・月額コスト
社内SNSとビジネスチャットを導入する時に、費用はどの程度かかるのかをチェックしましょう。初期費用にどの程度かかるのか、月額、年間いくら必要なのかをチェックしましょう。
有料の社内SNSとビジネスチャットを導入することで、どのような機能を使うことができるのか、その機能は社内にとって本当に必要なものであるのかなど、費用対効果を考えてから導入をしましょう。
チェック事項2：基本機能・拡張性
社内SNSとビジネスチャットを導入する際にチェックしたいことの1つに、基本機能、拡張性があります。無料、有償に関わらずどのような機能がツールについているのかは一通り把握をしましょう。
そのうえで、無料のままだとどのような機能を使うことができるのか、有償になった場合は機能の拡張はどのようなものがあるのかを知っておきましょう。導入する時点で不要だと感じていた機能が、後に必要となる場合もあります。
拡張性が高いツールを導入することで、新しいツールを買いなおす必要がなく、またツールの操作を一から覚えなおす必要もないので、時間の節約にもなります。
チェック事項3：セキュリティ
社内SNSとビジネスチャットを導入する際は、セキュリティ面に脆弱な部分があるかないかをよく確認してからにしましょう。
特に社外と簡単に連絡が取れるビジネスツールの場合は、どのような情報が洩れるかわかりません。情報によっては、社内だけの問題ではなく顧客に迷惑をかけたり、他の会社に迷惑がかかったりする恐れもあります。
情報の洩れをふせぐためにも、導入する際にはセキュリティ面がしっかり管理できるツールを選ぶようにしましょう。
チェック事項4：サポート体制
導入時のチェックポイントの最後はツール側のチェックではなく、社内の体制の問題になります。社内SNS・ビジネスチャットを導入後に、社員教育としてツールの使い方を教育する体制を作れるかです。
ツールに機能がたくさんついており、優秀なものだとして社員が使いこなせないと意味がありません。
社内に導入後、社員がツールをつかいこなせるように教育するだけのサポート体制があれば、業務を効率よくこなすことができツールを導入したメリットもうまれます。
社内SNSとビジネスチャットを使いこなそう！
社内SNSとビジネスチャットを導入する際には、それぞれのツールの特徴、機能をよく知った上で、仕事に取り入れましょう。
多くのツールは無料で使えますので、まずはお試しで使用しメリットデメリットをよく知りましょう。そのうえで、かける費用は惜しまずにかけて効率よく仕事ができる、社内SNSとビジネスチャットを活用しましょう。
