働き方の多様化が求められる現代、社内SNSを導入する会社は増えてきています。社内SNSとはどのようなものなのか、また、社内SNSを導入するにあたり、どのようなメリットやデメリット、注意点があるのかを要点を絞って解説しています。
社内SNSとは何か？
働き方の多様化が求められる現在、「社内SNS」という言葉を耳にする方も多いのではないでしょうか。
「社内SNS」とは、会社・組織内で、複数人で使うことができるコミュニケーションツールです。社内での気軽な情報交換の効率化や、社内コミュニケーションの活性化を目的として活用されています。
ビジネスチャットとの違いは？
社内SNS、ビジネスチャットはどちらも会社内で使用するコミュニケーションツールであるため、似たような意味合いで使われることが多いです。大きな違いはありませんが、目的に違いがあります。
社内SNSは、会社内や組織内でのコミュニケーションに特化しており、良好な人間関係の構築を目的としているのに対し、ビジネスチャットは従来のビジネスメールに置き換わる連絡手段を目的として使われるツールです。
社内SNSのメリット10個
では、良好な人間関係の構築を目的として使われる社内SNSには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、社内SNSのメリットについて10個ご紹介していきます。
社内SNSのメリット１：情報の共有
会社内や組織内で働くうえで、情報共有は不可欠です。情報共有が正しく行えていなければ、ミスが起こりやすくなり、スムーズに業務を行うことができません。
口頭で情報を伝達し共有するより、社内SNSのツールを利用すれば多くの社員に一斉に情報を伝達することができます。メールを使うよりも手間がかからず、誰もが簡単に使用することができ、理解もしやすいところがメリットとして挙げられます。
社内SNSのメリット２：コンタクトの利便性
社内SNSを提供しているサービスのほとんどが、スマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているため、営業職など普段社内にいることが少ない社員に対しすぐにコンタクトを取ることができます。
また、違う部署の社員と連絡を取る際も、あらかじめ社内SNSでコンタクトを取っておけば、関係性が築きやすくなり、会社内で気軽なコミュニケーションを取ることができるようになります。
社内SNSのメリット３：部門間でのコミュニケーション
部署やプロジェクトチームなど、複数人で業務を進める際、社内SNSでは簡単にチームメンバーを選出しグループを作れるところもメリットとして挙げられます。
グループで連絡を取り合う場合、メールでは一斉送信などに手間がかかりますが、社内SNSなら簡単にグループでのやり取りが可能になり、メールのかしこまった定型文は必要なく、誰もが気軽にコミュニケーションを取ることができます。
過去のやり取りも確認できるので、途中から参加してきたメンバーも、仕事の進み具合やチームの雰囲気などを掴みやすく、業務にスムーズに参加することができます。
社内SNSのメリット４：リアルタイムな管理
社内SNSでは社員のスケジュールをリアルタイムで確認することができます。
営業先に訪問中だったり、出張中の社員と連絡を取りたい時、スケジュールを確認すれば連絡も取りやすくなります。大事な打ち合わせや契約などがある時は連絡は後にしよう、など円滑にコミュニケーションを図ることが可能になります。
また、スケジュールを管理できるため、いつどんな打ち合わせや会議などが入っているかを一目見て確認でき、「忘れていた」というミスを防ぐことができます。
社内SNSのメリット５：社内の風通しがよくなる
メールでは1対1のやり取りになりがちですが、社内SNSを使用すると多くの社員が自由に発言することができます。普段会議などで発言しにくい人も、文字にすれば気楽に発言できるというメリットを感じる社員も多いです。
社内全体の風通しが良くなれば、社員の精神的安寧にも繋がります。
社内SNSのメリット６：企業の課題の把握
社員の中には、今企業が抱えている問題や目的を把握せずに働いている方もいるかと思います。その問題や目的をチームリーダーなどが積極的に発信していくことにより、社員それぞれの業務に対する意識が高まったり、業務の質の向上にも繋がります。
企業全体の一体感を出すためにも、社内SNSは重要な役割を果たすと言えます。
社内SNSのメリット７：企業の問題点の改善
企業全体の問題として、一人一人の社員が企業の一員という意識を持つことが問題の解決につながります。
企業の一員という意識は、それぞれ発信できる場があるからこそ、高まるものです。社内で発言しやすい環境となることで、社員からの意見が問題点の改善につながることもあります。
社内SNSのメリット８：情報のタイムラグを防ぐ
複数の業務を並列して行っていると、まれに、重要な情報が書いてあるメールが埋もれてしまい、いつの間にかタイムラグが生じてしまうことがあります。
社内SNSでは、新たな情報が入った時に、ブッシュ通知機能を用いればリアルタイムで確認することができ、タイムリーに対応することができます。また、メールの確認忘れによるミスなどが起こりにくくなります。
社内SNSのメリット９：全社員での協力体制が築ける
業務は一人だけで進めるものではなく、社員同士が協力して進めていくものです。
社員同士で情報を共有し合える場があるからこそ、社員それぞれの問題が把握できます。同じチーム以外に専門性に特化したメンバーがいた場合、社内SNSを使用すればスムーズにやり取りを行うことができ、問題解決に向けて業務を遂行できます。
社内SNSのメリット10：大きな成果を生むキッカケになる
社員のアイデアは一人一人、それぞれ異なっています。多くの社員がアイデアを出し合える場を作れば、結果的に大きな成果に繋がるアイデアも含まれているかもしれません。
会社のリーダーがそのような環境を作ることで、大きなメリットを生むこともあります。
社内SNSのデメリット５つ
社内SNSを導入するにあたり、全てメリットになる、というわけではありません。メリットだけではなく、デメリットも正しく理解して、社内SNSで失敗しないようにしましょう。ここからは、社内SNSのデメリットを5つご紹介していきます。
社内SNSのデメリット１：外部への情報流出
社内SNSは社員が簡単に情報交換をできるという点ではメリットとして挙げられますが、スマートフォンなどのマルチデバイスに対応していることから、盗難や紛失、他者による不正なアクセスなどで情報が流出してしまう可能性も考えられます。
社内SNS内での情報交換には重要な企業秘密も含まれるため、セキュリティ対策がしっかりしたものを選ぶ必要があります。また、社員それぞれが企業秘密を取り扱っているという意識を持って使用することも大切です。
社内SNSのデメリット２：コストの問題
社内SNSは無料のものから有料のものまでさまざまです。便利なツールやセキュリティ対策がしっかりしているものは有料であることが多く、導入するにあたり、社内SNSの選定から社員へ浸透させるまで、かなりの時間もかかります。
また、社内SNSを導入したからといって、全ての社員に浸透し、有意義な使い方ができるかと言えば、必ずしもそうであるとは言えません。そうなればコストや時間の無駄になってしまいます。
社内SNSのデメリット３：誤解が生まれる
社内SNSでのやり取りは文章となるため、言い方のニュアンスなどを取り間違えて、誤った解釈をしてしまうこともあります。
送り手の方も誤解が生まないようにと気を付けなくてはなりません。それが手間になってしまい、業務がスムーズに行えなかったり、結果的にミスに繋がってしまうこともあります。
社内SNSのデメリット４：使命感による疲労
社内SNSを導入したからには、ツールを十分に使いこなさなければならないという使命感を感じる社員も多いと思います。長年勤務してきた社員が、社内SNSを使用した場合、今までのやり方から新しいやり方に適応していくのは戸惑いもあり、疲労感に繋がります。
今までのやり方を活かしつつ、社員がスムーズに適応できるような社内SNSの選定が必要でしょう。
社内SNSのデメリット５：公私混同
メールなどに比べて気軽に使用できるのが社内SNSです。だからこそ、仕事に関係のない話題をやり取りしたり、プライベート感覚で使用してしまう可能性もあります。
プライベート感覚で使用してしまうと、業務とのメリハリがつかず、業務に対するモチベーションが低下してしまいます。また、社員の個人情報や誹謗中傷というような発言も生まれると、大きなトラブルに繋がりかねません。
仕事とプライベートをしっかり分けて、社内SNSを使用することが重要です。
社内SNS導入の注意点３つ
社内SNSには業務を効率良く行えるようなメリットがたくさんありますが、使用するにあたり注意しなければいけないことがあります。
社内SNSの普及が増えてきている時代だからこそ、これらの注意点を考慮しながら、適切な社内SNSを選定し導入していく必要があります。
社内SNS導入の注意点１：目的を明確にする
社内SNSを導入するにあたって、目的を明確にしておく必要があります。
会社によっては、「社員間のコミュニケーションを充実させたい」「業務の効率化を図りたい」などとさまざまな目的があります。
社内SNSを導入する場合がほとんどですが、目的を明確にしないまま始めてしまうと、使い方が社員に浸透しなかったり、適切に使用できない可能性があります。
その結果、社内SNSを導入したものの、結局は従来のやり方に戻ってしまう場合も考えられます。また目的を明確にして提示した方が、社内SNSを使用するにあたり向上心も上がり、達成感も感じることができます。
社内SNS導入の注意点２：適切なSNSの適用
さまざまな社内SNSから、それぞれの会社に合った適切なものを選ぶ必要があります。
社内SNSには多くのメリットがありますが、安易に導入してしまうと、必要のないツールが多かったり、コストが大幅にかかってしまったりということが起こります。
あらかじめ使用方法や機能などを調べたうえで、社内SNSを導入しなければ、逆に業務の効率を遅らせる可能性もあります。社員の人数や部門の数、年齢層なども考慮して適切な社内SNSを適用する必要があります。
社内SNS導入の注意点３：使用上のルールを決める
社内SNSを導入したからと言って、社内SNSの活用を社員に丸投げにしては、社員はどうしたら良いか分からなくなります。社内SNS導入の目的を明確にしたうえで、管理職が使用上のルールを決めて社員を引っ張っていく必要があります。
あらかじめ使用上のルールを詳しく決めておくと、社員も困らずに安心して使用できるでしょう。
社内SNSを上手く活用しましょう
社内SNSのメリットや注意点、デメリットについてご紹介しました。社内SNSにはメリットがたくさんある反面、注意して使用しなければデメリットに繋がってしまうこともたくさんあります。
これから社内SNSを導入しようと考えている企業の方は、上記の点を踏まえたうえで「適切な社内SNSとは何か」、「社員にとって使いやすいものは何か」、という点で選定することをお勧めします。
