将来的な労働人口の減少、ITやグローバル化によるビジネスモデルの変化、新型コロナウイルスの出現など様々な要因が重なり、企業は従来の働き方を見直さざるを得なくなっている。しかし「具体的な手法が見いだせない」、「トライしているがうまくいかない」といった企業も多いようだ。

こうした声に応え、マイナビニュースでは2020年9月3日、「働き方改革」を主導する専門家やベンダーの担当者を講演者として招き、マイナビニューススペシャルセミナー「全体生産性から導く『働き方改革』主導法 ～バックオフィス部門から"新たな生産性を"～」をオンラインで開催した。本稿では当日の講演の中から、インフォマート 事業推進2部 部長 源栄 公平 氏が行った「ニューノーマル時代の経理部門業務改革セミナー」の概要を紹介する。

  • インフォマート 事業推進2部 部長 源栄 公平 氏

    インフォマート 事業推進2部 部長 源栄 公平 氏

請求書にまつわる一般的な効率化策、そのメリット・デメリット

源栄氏は、まずテレワークの浸透率について、同社の顧客(約1,450名)を対象に実施したアンケート結果を示しながら説明した。それによれば5月時点で企業のテレワーク実施率は3月の4倍近く、40.9%に達したが、7月には27.9%と約13%も下がっている。勤務形態をテレワーク型から出社型に戻した理由のトップは「自粛期間が終了したこと」だが、2位には「紙の書類が多いこと」が挙げられた。つまり紙の書類の受取や処理のために、出社する必要があるということだ。

紙の書類の受取・処理を行う部門の代表格といえば、経理だろう。入出金管理や会計処理の作業には、紙の請求書を用いるのが一般的だからだ。しかし紙の請求書の存在は、多くの課題の原因ともなっている。

紙の請求書を発行する場合の課題として、第一に作成・印刷・発送の手間とコストがある。この業務は出社して行うことが多く、テレワークを阻害してしまう大きな要因の一つとなっている。第二には個別対応。例えば再発行や、到着日の日時指定などを希望する顧客への対応が挙げられる。第三に封入作業。封入ミスをなくすためのダブルチェックに手間をかけているケースも多い。

これらの課題を解決するために、一般的にはRPAの活用、BPO(外部委託)、請求書の授受をメールで行うといった策が考えられるが、それぞれにメリット・デメリットがある。RPAは人間のようにミスはしないが、自動化までに時間とコストがかかる。BPOを利用すれば社内から請求書の発行という業務そのものがなくなるが、これにもコストが必要だ。メールを利用すれば、すぐにペーパーレス化できるものの、なりすましによる詐欺や誤送信のリスクがある。

一方、紙の請求書を受領する場合の課題としては、会計システムに入力する手間、時間のかかる承認フロー、そして受領した請求書の保管と検索性の悪さなどが挙げられる。解決策にはBPO、OCR、RPAなどがあるが、やはり一長一短だ。どれも社内の作業は軽減するが、実施するには時間とコストがかかる。そもそも紙で請求書を受領しているので、ペーパーレス化が進まないという本質的な課題は残ってしまう。

ペーパーレス化、効率化に寄与するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」

ではどうすればいいのだろうか。源栄氏はクラウドサービスを利用することを勧める。

「クラウドサービスを利用するメリットは、3つあります。1つ目は、その安さです。月額数千円からの低コストで高性能な機能を利用できます。2つ目はセキュリティ。サービスプロバイダー各社が、しっかりと対応されています。3つ目は、ペーパーレス化を実現できるという点が挙げられます」

このクラウドサービスの選定には、次のような見極めポイントがあると源栄氏はいう。

  • 引先に賛同してもらいやすいサービスか
  • サポート体制が整っているか
  • 電子帳簿保存法に対応しているかどうか

そしてこれらの条件を満たし、ペーパーレス化に寄与するソリューションとして、源栄氏はインフォマートのクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を紹介した。

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、現在45万社以上が利用する電子請求書のサービスだ。請求書を紙から電子データへ切り替えることで、コストの大幅削減、処理時間の短縮、そしてペーパーレス化を実現できる。その特長は請求書の発行も受領も、すべてデジタル化されたプラットフォーム上で行える点にある。

「BtoBプラットフォーム 請求書」の「発行モデル」を利用して、請求書を電子発行する場合には、請求データをCSVにして、各社の販売管理システムからプラットフォームにアップロードするだけでいい。アップロード後は、取引先に請求書の電子データが届く(郵送を希望する取引先がいた場合、インフォマートが郵送代行サポートに対応する)。これで封入作業・郵送作業・控え保管のすべてが不要となる。

  • 「BtoBプラットフォーム 請求書」発行モデルのフロー

    「BtoBプラットフォーム 請求書」発行モデルのフロー

「受取モデル」を使って請求書を電子データで受領する場合には、まず取引先から電子データ化した請求書をプラットフォーム経由で送付してもらう。受領後は、システム上に構築した承認フローで決済し、会計仕訳を付与するなどの作業を行う。処理が完了したらプラットフォームからデータをダウンロードして、会計システムにそのまま取り込むことが可能だ。請求書の回収が早まるだけでなく、入力工数を削減でき、原本の保管も不要になる。

  • 「BtoBプラットフォーム 請求書」受取モデルのフロー

    「BtoBプラットフォーム 請求書」受取モデルのフロー

導入にあたっては、取引先に「1つのIDですべての取引先企業と請求書をやり取りできること」「すべての請求書のレイアウトが統一化され、確認作業がしやすくなること」などを説明すれば、賛同も得られやすいだろう。

また、サポート体制も充実している。稼働後フォローやコンサルティングサポート、専属の稼働担当者、取引先サポートおよび問い合わせに対応するカスタマーデスクも用意されている。

さらに、電子帳簿保存法に対応しており、税務署への事前申請も不要だ。セキュリティ面でも「国内最高峰のセキュリティレベルを保持」(源栄氏)しているという。これらは先に源栄氏が述べた、クラウドサービス選定の3つのポイントにも符合する。

「締め日の人的負荷が1/5以下に」「年間94%の時短に成功」などの効果

「BtoBプラットフォーム 請求書」を採用した企業の中には、「締め日には5名が残業し、請求書の発行業務を実施していたが、導入後は1名のみ、しかも定時内で業務を完了するまでに改善した」(発行モデル導入企業)、「社内承認に10営業日かかっていたが、導入後は3営業日に大幅短縮した。年間では約94%の時短にも成功し、経理部門の生産性が飛躍的に向上した」(受取モデル導入企業)など、大きな成果を上げているところも少なくないという。

源栄氏は、自社の「BtoBプラットフォーム 請求書」活用事例も紹介。同社では4月1日から在宅勤務が推奨されたのを機に、経理部門のテレワーク化に踏み切った。請求書の発行・受取はもちろん、入金管理や会計処理もテレワークで対応し、経理業務のテレワーク率は約95%にのぼっている(残り5%は、現金や切手などの実査、月に数枚届く紙の書類の処理業務)。3月度の月次決算および第1四半期決算の報告書は、4月中、実務担当者が1日も出社しなくても作成することができたという。

「この事例からも、請求書の電子化を実現すれば、テレワークをはじめとする様々な業務効率化のメリットを感じていただけるでしょう」(源栄氏)

ソリューションを開発した当事者が、それを自社の業務に活用すれば、機能の改善や追加もスピーディに行われ、より使いやすいものへと進化していくはずだ。「BtoBプラットフォーム 請求書」もそうした進化を続け、働き方改革を推進するソリューションとして、ますます強力なものになっていくことを期待したい。

インフォマート
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