企業に蓄積されたデータには使われずにそのまま眠っているものも多くあります。BIツールの導入で散在しているデータを可視化し、日々変動する企業ニーズに合わせタイムリーに表示し続けることで、より確実でより早い意思決定が可能となります。

BIツールとは

BIとはBusiness Intelligenceを略した言葉です。

聞きなれない方も多いかと思いますが、実は歴史が深い言葉で、1960年代から経営手法として用いられはじめ、1990年代から積極的に導入されてきました。

当初は部門や業務単位での導入が主立っていましたが、昨今では経営上の意思決定を裏付けるため、収集・蓄積してきた企業の組織データを可視化し、経営会議など迅速な意思決定が必要な場面での判断材料として活躍しています。

今日では企業のIT化が進み、表計算ソフトを利用すれば収集したデータを分析することが可能です。データを経営判断に利用することは、もはや当然のこととして社会に浸透しています。

しかし、経営判断のスピード化が求められる中、「瞬時にレポートを用意するのが難しい」「担当者の負担が大きい」「複数システムにデータが分散している」などの理由から、表計算ソフトでできることに限界が生じてきています。こうした限界を解消し、生きたデータを求めるためのITとして、BIツールは企業に支持されています。

BIツールが導入される背景
IT化が進み、多くの企業が「長年蓄積されたデータ」を保有しています。しかし、残念ながら、そのデータを十分に経営に生かせている企業は少数です。 うまく活用ができない理由は、多くが「データの散在」に起因していると言えるでしょう。

勘定系システムや営業支援システム、アクセス解析システムなど、今日の企業は多種多様なシステムを業務に利用しています。このそれぞれがデータを生み出しているわけですから、複数システムにデータが散在する状態では、これを有効活用することは困難です。

長年蓄積されたデータをただ保存しているだけでは、宝の持ち腐れです。まずは社内に散在するデータを統合する。その上でデータを可視化することで、事実に基づいた潜在的な問題点を把握することが可能になります。

BIツールは、今述べた、データの統合と可視化が行えるツールとして注目されています。

BIツールを導入する際の留意点

BIツールを導入すればすべてが改善されているとは限りません。残念ながら導入しても活用を失敗してしまう企業が存在するのも事実です。

導入にあたってまずすべきは、どんなデータを可視化する必要があるのか明確にすることです。可視化すべきデータはどのシステムに存在しているのか。当該システムのデータはどんな形式で保存されているのか。複数システムにあるデータをどうすれば統合することができるか。BIツールを選定する前には、まずこれらを明確にしましょう。その後で要件に合う製品を選定し、導入に関わるロードマップを作成していく。そうすれば、導入後、少なくとも「可視化したいデータが取り扱えない」といった問題は生じないはずです。

高度な分析を可能にする 4つの基本機能

高度な分析とデータの可視化を可能にするために、BIツールにはいくつもの機能が備わっています。ここでは主要機能として4つを紹介します。

BIツールの機能1:データを可視化する「ダッシュボード」
ダッシュボード機能では、これまで複数システムに存在していたデータを一つの画面にまとめて表示することができます。単にデータを羅列するのではなく、グラフや地図などをもって視覚的に表示することで、課題や改善点を即座に把握できるようになります。

分析したい視点に応じてグラフ形態を変更したり、クリックによりデータをドリルダウン、ドリルアップしていくことで、内容を掘り下げた分析や異なる視点から見える化を支援してくれます。

BIツールの機能2:必要な形式でデータを出力する「レポート」
ダッシュボードでは、利用者がBIツール上からデータを閲覧する形になります。一方、レポート機能は、ExcelやPDF、Word、PowerPoint、CSVなどの形式のレポートを、BIツールが自動で出力します。

社内やチームでの報告、共有などで定期的にレポートが必要になる場合に重宝するでしょう。

BIツールの機能3:意思決定をサポートする「データマイニング」
データからインサイトを得るために、利用者には相応のスキルが求められます。たとえ可視化されたデータがあったとしても、一目では洞察が得にくいこともあるでしょう。

こういった際に有効なのが、データマイニングです。データマイニングを利用すれば、統計分析や機械学習などによりデータ間にある相関性を分析することが可能。可視化しただけでは気付きにくい洞察を導き出すことができます。

BIツールの機能4:仮説を検証する「シミュレーション」
立案した計画と実績との間に大きな乖離があっては、円滑な事業運営は困難です。仮説に基づいた計画が正確性を持っているか。データを用いてこれを検証する機能が、「シミュレーション」です。

計画の立案は、企業の行く先を示す大切なもの。シミュレーションを用いて売上や収益の見通し精度を高められる他、設定した条件下での変化を知る「What-if分析」を用いれば、将来の展望をシミュレートすることも可能です。

BIツール選定の、4つのポイント

BIツールの選ぶ際に注目すべき点として、主に「機能性」「操作性」「導入形態」「連携性」の4つが挙げられます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

BIツール選定のポイント1:機能性
先にBIツールが備える4つの主要機能を挙げましたが、同じ機能であってもツールによってできること、できないことがあります。また、ツールによっては、一部の機能を備えていないものも存在します。

導入を検討する段階でBIツールのどんな機能が必要なのかを洗い出し、その上で、各種ツールの機能が要件を満たし得るのか検証しましょう。

BIツール選定のポイント2:操作性
BIツールは、「システムに精通していない人でも簡単にデータ分析ができる」ことを1つの目的にしたシステムです。このため、操作性が高く直感的な操作で作業ができるかは、重視して検証する必要があるでしょう。

試用版を用いれば実際の操作画面を触ることができます。想定している利用者に試してもらうなど、現場の意見も聞きながら選定を進めていくのがポイントです。

BIツール選定のポイント3:導入形態
BIツールには、自社サーバーを持たないクラウド型と自社サーバーを使用したオンプレミス型があります。 導入費用を抑えられることからクラウド型は人気があり注目されていますが、オンプレミス型と比べカスタマイズ性や後述の連携性が劣るため、様々なシステムにあるデータを取り扱いたい場合には注意が必要です。

クラウド型のBIツール

クラウド型のBIツールは、サーバーの設置や特別なソフトのインストールなしに利用できます。アカウントを登録すれば使い始めることができ、導入開始までの期間が短く済みます。また、サーバー設置にかかる費用が不要なため、イニシャルで発生する金銭的負担は少なくて済みます。

オンプレミス型のBIツール

オンプレミス型のメリットは高い連携性とカスタマイズ性です。 数多くのシステムと連携したかったり、独自のカスタマイズが必要だったりといったケースで、オンプレミス型が多く導入されます。

BIツール選定のポイント4:連携性
冒頭に述べたように、既存システムにあるデータを取り扱うことができるかは、BIツールの選定にあたって非常に重要な視点となります。どんなデータ形式に対応しているのか、自社で利用している言語でデータベースを構築できるかなど、慎重に検証を進める必要があります。

BIツール運用の、2つの留意点

ここまで導入のポイントを解説してきましたが、BIツールで成果を生んだ企業とそうでない企業には、「運用面」でも違いがあります。必要なBIツールを見極めた後の「運用フェーズ」で留意すべき事項を知っておきましょう。

運用時の留意点1:メリットとルールを明確にする
残念ながら、新しい仕組みというのは、スムーズにはビジネス現場に受け入れられないものです。日々の業務に追われている部署であれば特に、新しいものへの抵抗感が生まれやすくなります。

こうした場合、システムに精通した部署があらかじめダッシュボードを作成し、これを利用するメリットと効果を生むための利用ルールを明確に提示した方が、現場に受け入れられやすくなります。

すぐに活用できる。効果も期待できる。そのような形で展開することにより、現場で利用されるだけでなく、改善点やよりよい運用方法が提案されるなどの動きも生まれ、BIツールの定着に繋がります。

運用時の留意点2:ビジネス現場に担当者を用意する
ツールの浸透役を担う「アンバサダー」をビジネス現場側に用意するのも有効な手です。

既述のように、新しい仕組みは中々現場には浸透しません。ただ、自分と同じ業務をしている同僚が自分よりも短期間に業務を進めていたら、そしてそこにBIツールを有効に機能していたらどうでしょう。「自分も」と思い、同僚と同様にBIツールを利用するはずです。アンバサダーをビジネス現場に置くことで、ツールを浸透させるための波を生みだすことができます。

まとめ

BIツールの導入目的や選定ポイント、運用時の留意点を解説してきました。

BIツールは、データに基づいた意思決定を迅速にし、より確実なものにしてくれます。しかし、あらかじめ導入目的を明確に定めなければ、高い成果を生むことはできません。ツールにばかり目を向けるのではなく、なぜデータを活用したいのか、どんな洞察を得たいのかを具体化することから検討をスタートすることをおすすめします。

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