社内SNSを導入する会社が増えていますが、プロフィールアイコンに顔写真を設定していない人も多く見受けられます。社内SNSはビジネスツールなので、きちんと顔が見えていた方が、仕事の効率は上がります。本記事では社内SNSにおけるアイコンの役割についても紹介します。
そもそも社内SNSとは
SNSといえば、Facebookやツイッター、インスタグラムなどに代表されるコミュニケーションツールですが、このSNSをビジネス現場に持ち込む「社内SNS」がどのようなものかご存知でしょうか。
社内SNSは、社内のコミュニケーションを活性化するためのツールです。社内SNSではチャットやファイルアップロード機能などがよく使われています。
社内SNSにアイコンが必要な理由
一般的なSNSと同様に、社内SNSでも利用者を判別するためのプロフィールアイコンが用意されています。基本的に知り合いとコミュニケーションを取るツールである社内SNSのアイコンに、なぜ画像を設定する必要があるのでしょうか。
アイコンは発言者の識別を目的に、社内SNSを使うときに頻繁に目にします。よく目にするからこそ、画像の印象とともに記憶に残り、親しみも増します。
社内SNSで設定されているアイコン画像の現状
社内SNSの現状を見てみると、顔写真を使っている人だけでなく、風景写真やイラストなどを使った人も多く見受けられます。デフォルトの画像のまま、オリジナルの画像に変更さえしていない人も多く見られます。
プロフィール画像をデフォルトから変えていない場合は、「利用していない」と思われてしまうこともあるので、自分を表すアイコンに変更しておくべきです。
社内SNSのアイコンに顔写真がおすすめの理由3つ
自分のお気に入りの写真や、イラストが設定されていることの多い社内SNSのプロフィールアイコンですが、ツールの利用目的を考えると顔写真を設定した方が高いメリットを得られると考えられます。
ここでは、社内SNSのアイコンに顔写真を設定するメリットを紹介します。
社内SNSに顔写真がおすすめの理由1：誰の発言かわかりやすい
アイコンに顔写真を使っていれば、チャットや投稿の発言者が誰なのか、一目でわかります。特にチャットでは、文字が会話に合わせて流れていくので、発言者の名称ではなく、画像で誰か判別がついた方が、コミュニケーションが円滑になります。
同名で参加している人がいる場合は特に、イメージ画像よりも顔写真の方がすぐに個人の判別がつくのです。
社内SNSに顔写真がおすすめの理由2：良い印象につながる
社内SNSのアイコンに顔写真を設定しておけば、社内SNSでコミュニケーションを取るたびに「対面」することになります。実際に対面することが少なくても、アイコンとして対面することで、親しみが増し、「未知の人」から「既知の人」として気軽な印象に変わります。
もちろん、アイコンに使う顔写真としては、親しみやすい感じを受ける写真を設定しておくことも重要です。
社内SNSに顔写真がおすすめの理由3：顔と名前を覚えられる
社内SNSはいうまでもなく、ビジネスツールです。大きな会社の場合は、同じ社内SNSを使う間柄とはいえ、必ずしも知り合いなわけではありません。
社内SNSのアイコンに顔写真を設定しておけば、名刺代わりにもなり、初めて対面するときでも親近感がわくので、ビジネスを進めやすくなります。
初対面では顔と名前を一致させるのに時間がかかる人もいますが、社内SNSのアイコン写真のおかげで解決することもあります。
社内SNSアイコンを設定するときのポイント
社内SNSのアイコンに自分の顔写真を設定する場合、プライベートのSNSと同じ感覚で写真を選んでしまうと失敗します。社内SNSはあくまでもビジネスツールですから、ビジネスに適した顔写真を設定した方がよいでしょう。
それでは、どのような顔写真が社内SNSのアイコンに適しているのでしょう。ここでは、社内SNSのアイコンに設定する画像で押さえておきたいポイントを紹介します。
笑顔の写真
目にする相手に好印象を与える顔写真とは、どのような写真でしょう。プライベートのSNSで見かける旅先の楽しそうな写真は、確かに好印象ですが、ビジネスに適しているとはいえません。
社内SNSのアイコンとして設定するのなら、あまり遊びの雰囲気は感じさせない写真で、笑顔で写っているものが適しています。社員証の写真のようにかしこまった写真よりも、笑顔で写っている写真の方が親しみを持てます。
誰だかわかる距離感の写真
写真嫌いな人は、集合写真など、自分があまり大きく映っていない写真を使ってしまいますが、これでは社内SNSのアイコンに顔写真を設定する意味が薄れてしまいます。
社内SNSのアイコンとして使う顔写真はアイコンに対して程よい割合で顔が表示される大きさのものを選びましょう。あまりアップすぎる写真だと、顔が大きい印象になってしまうので、顔以外の部分とのバランスも大切です。
似顔絵を使う
自分の顔写真を使うのが嫌だという人も、風景写真やアニメの写真ではなく、似顔絵を設定してみてはいかがでしょうか。似顔絵なら、写真ほど正確ではないものの、特徴を捉え、他人と判別のしやすいアイコンになります。
自分で似顔絵を描けないという人でも、似顔絵が得意な人に依頼できるサービスを利用することもでき、スマホのアプリで似顔絵を作ることもできます。
社内SNSのプロフィール画像の設定率をアップする方法4選
社内SNSを展開する際に、社員証で使うために会社がストックしている写真をアイコンに設定してしまおうと考える人もいるでしょう。しかし、社員の同意なしで設定してしまうのは問題があります。
社内SNSの参加メンバーが、自発的にアイコンに顔写真を設定してくれるように促す方法を駆使して、顔写真設定率を上げましょう。
社内SNSの画像設定率アップ1：撮影会をする
積極的にアイコンに設定したくなるような写真を持っていないという社員も多いでしょう。このような場合は、社内SNSのアイコン用写真撮影会を開催してみてはいかがでしょうか。
一度しか撮影しないという方式ではなく、何ショットか撮影し、気に入った写真を選択できるようにすると、皆が納得した状態で顔写真をアイコンに使えます。
社内SNSの画像設定率アップ2：幹部が積極的に設定する
社内SNSのアイコンに顔写真を推奨しようとしている幹部が、積極的に顔写真を設定するようにすれば、社員は上司に倣う形で顔写真を設定すると考えられます。
アイコン設定に顔写真を使っている人が増え、大半を占めるほどにまで浸透すれば、顔写真以外の画像を設定しづらい雰囲気にもなります。まず幹部が実践することで、全社としての方針であることを示しましょう。
社内SNSの画像設定率アップ3：社員証の写真を流用する
会社としてすでに持っているであろう社員の写真というのが「社員証用の写真」です。アイコンに顔写真を設定しない理由として、「ビジネスにふさわしい顔写真を持っていない」、「写真を探すのが（もしくは撮るのが）面倒臭い」などを挙げる人には有効です。
ただ、社員証用の写真は、あくまでも社員証に使う写真として社員から了解を得ているものなので、当人への許諾を得てから利用するようにしましょう。
社内SNSの画像設定率アップ4：画像設定にルールを設ける
社内SNSのアイコンに積極的に顔写真を設定させたいのなら、明確にルールとして提示するのも有効です。
アイコンには顔写真を設定するように制限するのか、似顔絵でも良いのか、愛犬や庭の写真でも良いのかなど、方針が明確になっていれば、各メンバーも設定しやすいと考えられます。
社内SNSを上手に活用するには？
社内SNSをうまく活用できている会社は、その多くが、コミュニケーションの手段を社内メールから社内SNSに切り替えることで、タイムリーなやり取りができるようになったとしています。しかし一方で、社内SNSを導入しても、あまり活用されずに失敗に終わってしまう会社もあります。
ここまで説明したアイコンなどを工夫するだけでも、上手な活用へと一歩近づけることができます。ぜひ参考にしてみてください。
社内SNSのアイコンを意識してみよう
社内SNSのアイコンは、位置づけをあまり真剣に考えずに放置したり、適当な画像を設定したりしていたという人も多いでしょう。
社内SNSのアイコンは、ただ画像を設定するだけの機能ではなく、アイコンそのものも、ビジネスツールとしての一部であることを意識しましょう。
単に業務のやり取りをするだけの機能ではなく、仕事上の重要なコミュニケーションツールであるという位置づけを理解し、アイコン設定にも気を配りましょう。
