新型コロナウイルスの影響で、Web会議の需要が一気に高まりました。しかし、Web会議はインターネット上でのやり取りになるため、万全なセキュリティ対策が必要です。ここでは、そのセキュリティ対策について詳しく説明していきます。

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Web会議とは

Web会議とは、ある一つの場所に集まらなくても、インターネットを通じて会議をすることができるコミュニケーションツールのことを指します。

Web会議では、映像や音声のやり取りができ、会議資料の共有やチャット機能も付いているので、1か所に集まって行う会議とほぼ同じやり取りが可能です。

また、会議だけではなく、オンライン面接やオンライン授業など、様々な使い方で注目を集めています。

Web会議開催時に考えられる3つのリスク

簡単に始めることができるのがWeb会議のメリットではありますが、インターネット回線を利用するため、対面での会議よりも、情報漏洩などのセキュリティ面でのリスクが高くなってしまいます。

ここでは、Web会議開催時に考えられるリスクを3つ紹介していきます。

Web会議開催時に考えられるリスク1:情報の漏洩

Web会議は、場所を選ばずに利用することができるので、自宅はもちろんのこと、カフェや公共の場所などあらゆる場所から会議に参加可能です。

しかし、不特定多数の人がいる場所でのWeb会議参加は、覗き見や盗み聞きによる情報漏洩のリスクが高くなります。

また、フリーWi-fi環境下でWeb会議を利用する際は、正規のフリーWi-fiとよく似たネットワーク名のなりすましアクセスポイントにも注意が必要です。

Web会議開催時に考えられるリスク2:アカウントの乗っ取り

リスク1で書いたような方法で、Web会議のアカウントが乗っ取られてしまった場合、情報漏洩のリスクが一気に高くなります。

社外秘の会議内容や個人情報が流出してしまうと、セキュリティ面での会社の信用問題にも関わりますので、会社が大きな損害を被ることになります。

また、アカウントを乗っ取った人が本人になりすまして会議に参加し、差別的な発言やアダルト動画を再生するなど、会議を妨害する迷惑行為も確認されています。

Web会議開催時に考えられるリスク3:不正アクセス

不正アクセスをされると、Web会議の内容や個人情報の漏洩の危険が一気に高まります。

不正アクセスを試みる人の目的は、情報を盗むことやデータを消去することですが、情報が外に出てしまった時点で、会社は信用を失ってしまいます。

会社内のパソコンだとしっかりとしたセキュリティに守られている場合も多いですが、自宅のパソコンだとセキュリティ対策を自分で行わなければならないので、狙われやすくなります。

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Web会議のセキュリティ対策8点

Web会議はインターネット回線を使用するので、情報漏洩のリスクに関しては十分なセキュリティ対策が必要です。不正アクセスなどで手に入れた情報を悪用する人に対しては、一瞬の隙が命取りになる場合もあります。

セキュリティ対策に関しては、やりすぎるということはないので、十分すぎる対策を行ったうえでWeb会議に臨みましょう。

ここでは、そのセキュリティ対策についていくつかご紹介します。

Web会議のセキュリティ対策1:使用場所の限定

セキュリティ対策ソフトなどでパソコンのセキュリティを十分に行ったとしても、パソコン自体を盗み見したり、会議の盗み聞きをされてしまっては、セキュリティ対策をした意味がありません。

盗み見や盗み聞きをされないようにするためには、不特定多数の人がいるような場所でのWeb会議を避け、使用場所を限定することが効果的です。複数の場所で使用すると、その分セキュリティリスクが上がります。

Web会議のセキュリティ対策2:SSLなどの暗号化

暗号化とは、インターネット回線でやり取りされる音声、文書、画像、動画などのデータを、外部から読み取られない暗号に変換するセキュリティ対策法です。

暗号化することによって、通信途中に第3者に盗み見されたり、データを破壊されたりするのを防ぐことができます。

暗号化には、主に2種類あり、それぞれの特徴を紹介します。

暗号その1:SSL

SSLは、インターネット上での通信を暗号化するセキュリティ対策の仕組みです。

SSLを利用することによって、個人情報やクレジットカード、パスワードといった重要な情報を暗号化し、データの盗聴やなりすまし、改ざんなどを防ぐことができます。

SSLで暗号化されているサイトのURLは、「https://」の形から始まっています。

暗号その2:AES

AESは、アメリカ国立標準技術研究所が暗号化の方法を公募し、採用した方式です。共通鍵暗号方式によって暗号化する方法で、暗号化と復号(暗号を元のデータに戻すこと)に同じ鍵を使用する暗号化方式のことを指します。

AESが主に使用されるのは、無線LANを暗号化する場合です。無線LANは便利な反面、セキュリティに対する不安は有線LANよりも大きいので、AESを使ってしっかりセキュリティ対策をしましょう。

Web会議のセキュリティ対策3:IPアドレスの限定許可

インターネット上でサイトを閲覧したり、メールの送受信を行うためには、双方を識別する必要があり、その識別番号のことをIPアドレスと言います。言わば、住所や電話番号のようなものです。

Web会議をする際、接続できるIPアドレスに制限をかけることで、外部からの侵入を避け、情報漏洩などのセキュリティリスクを下げることができます。

Web会議のセキュリティ対策4:端末の認証

MACアドレスにより端末認証を行って入室制限をかけることで、第3者に情報が漏れるのを防ぐ方法もあります。

MACアドレスとは、パソコンやスマートフォンなどの端末に割り当てられている固有の識別番号のことで、これを制限することによって、なりすましなどでWeb会議に部外者が侵入してくるのを防ぐことができます。

Web会議のセキュリティ対策5:接続IDの設定

Web会議を利用する際、セキュリティコードとして接続IDを設定することで、各会議に参加可能なメンバーを制限することができます。

Web会議自体になりすましなどでアクセスできたとしても、接続IDを知っていないと会議自体に入ることができなくなりますので、セキュリティを簡単に強化することができます。

Web会議のセキュリティ対策6:会議終了後ファイルを速やかに削除

Web会議で使用する資料の中には、社外秘のものも多く含まれます。中には、会社内においてもまだ公表できない内容などもあります。そういった会議で使用した資料を、長く手元に留めておけばおくほど、情報漏洩などセキュリティリスクは上がります。

会議で使用するために作成したりダウンロードしたりしたPDFやPowerPointなどの資料ファイルは、会議後速やかに削除することも、セキュリティ対策の一つになります。

Web会議のセキュリティ対策7:Web会議形態の選択

Web会議には、オンプレミス型とクラウド型の2種類あり、それぞれにメリット・デメリットがあります。ここでは、それぞれの特長について述べていきます。

Web会議形態その1:オンプレミス型

オンプレミス型のWeb会議は、その会社に合わせてあらゆるシステムを構築することができます。

そのため、その会社のニーズに合わせた機能を付与することができ、また、セキュリティ対策についても会社が求める基準をクリアすることができます。

ただし、会社のニーズに合わせた設計をするので、多額の初期費用がかかり、開始するまでの準備期間が長くなってしまうことがあります。

Web会議形態その2:クラウド型

クラウド型のWeb会議は、クラウドベンダーの提供するWeb会議をインターネットを経由して利用するシステムのことです。

オンプレミス型と違い、始めるにあたって準備するものがないので、簡単に始められるのが特長です。また、サービスのバージョンアップや機器の管理などの手間もありません。

ただし、セキュリティ対策に関してはクラウドベンダー次第なため、必ずしも十分な対策が講じられるとは限りません。

Web会議のセキュリティ対策8:テレビ会議との比較検討

テレビ会議もWeb会議と同じく、遠隔で会議をすることができるシステムですが、Web会議とは異なり、専用機器が必要です。また、その専用機器がある場所でないと接続することができず、コストもかかってしまうでしょう。

音声や映像については、インターネットが不安定になるとつながりにくくなってしまうWeb会議よりも、テレビ会議の方が鮮明に伝わると言われています。

Web会議 テレビ会議
専用機器 不要 必要
コスト
利用場所 ネット環境があればどこでも 専用機器がある場所のみ
機能 音声・映像・資料の共有・チャット機能 音声・映像のみ
画質 ネット環境に左右される 鮮明
メンテナンス 常にバージョンアップ 専用機器の劣化の可能性あり

おすすめWeb会議アプリ3選

現在、数多くのWeb会議アプリが存在しており、それぞれに特徴があるため、自社にあったアプリを探すことができます。ここでは、その数多くのWeb会議アプリの中でも特色のあるアプリを3つご紹介します。

おすすめWeb会議アプリ1:Lite FreshVoice

Lite FreshVoiceの1番の特長は、アカウントもアプリも不要なことです。URLを共有するだけで、スマホやタブレットからでも利用可能なため、取引先などとのWeb会議のハードルを下げてくれます。

1つのIDで1000個のURLを登録することができ、1つのURLあたり5人まで参加することができます。また、時間無制限なのも魅力の一つです。

ただし、IDを1つ取得するのに月額15000円と少し高額と言えるでしょう。

おすすめWeb会議アプリ2:Zoom

Zoomは有料版と無料版がありますが、無料版でも100人で会議をすることができる点が一番の魅力です。また、会議の開催者はアカウントの登録が必要ですが、招待された側はアプリのインストールだけで済むのも特徴の1つです。

チャット機能や挙手機能などさまざまな機能も充実しており、スムーズな会議の進行が可能です。無料版でもこれらの機能は使用可能ですが、無料版は3人以上の場合時間制限があるので注意が必要です。

おすすめWeb会議アプリ3:Skype

Skypeはもともとビデオ通話の用途として使っていた人が多いですが、Microsoftに買収されてシステムや料金体系が変わり、Web会議などのビジネス利用にも便利なものになりました。

Skypeだと、最大50人を通話に招待して、時間無制限で会議を開くことができます。料金も無料で、招待される側はアカウント作成の必要がありません。

セキュリティ対策を万全にし安全なWeb会議を行なおう

Web会議は、世界中どこにいても会議ができる画期的なシステムです。今まで1つの場所に集まっていたためにかかっていた交通費や、宿泊費の負担が減ると同時に、移動時間がない分時間的な余裕も生まれるでしょう。

Web会議はとても便利なシステムではありますが、インターネット上でのやり取りになるため情報漏洩の危険と隣り合わせです。そのため、セキュリティ対策を万全にしておきましょう。

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