Web会議システムは、パソコンやスマートホンを使って、遠隔地や出張先でもインターネット経由で使えるコミュニケーションシステムです。働き方改革にもマッチしたWeb会議システムのメリットとデメリットを理解し、自社に合った形のWeb会議システムを導入しましょう。

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Web会議とは

Web会議というのは、会議参加者が一つの会議室に集まることなく、通信回線で音声や動画を共有して行う会議のことです。

通信回線を使用するので、テキストチャットやパソコンの画面共有、ファイルのやり取りなども同時に行うことができます。働き方改革の実現の一環としてリモートワークの重要性が取り上げられ、出張などのコストや時間を削減できるなどの多くのメリットがあるため、本格的な導入を考えている企業も増えています。

反面、セキュリティについては、クラウドサービスの提供者によって実現されるセキュリティのレベルが異なりますので、導入に当たっては十分な注意が必要です。

オンプレミス型

Web会議をオンプレミス型で導入する場合、自社のVPN内に構築すれば、自社のセキュリティポリシーを実現できるというメリットがあります。

オンプレミスで導入する場合は、Web会議環境の設計から構築、運用維持を自社で行わなければならないため、開発・運用工数とサーバーやネットワークの維持費もかかり、会議の形態や参加人数などを迅速に柔軟に変更することが難しい場合もあります。

Web会議とテレビ会議(ビデオ会議)の違い

自分のデスクや自宅からでもインターネット回線を使い、パソコンやスマートホンから簡単に参加できるWeb会議と違い、テレビ会議は専用の回線や機器、会議室を用意しておかなければなりません。

Web会議は、パソコンやスマートホンに新しいソフトなどを入れることで、簡単に機能強化ができるというメリットがあります。

テレビ会議は、それぞれの拠点に専用の会議室とカメラやマイク、モニターなどの専用機器を導入しなければならず、イニシャルコストがかなりかかるため、使用していない時に部屋や機器を有効活用できないという問題もあります。

Web会議システムのメリット・導入効果7選

Web会議は、既に導入されているパソコンやスマートホンで簡単に利用することができ、データを瞬時に、全員で共有ができるなどの通常の会議では難しい機能も実現できます。

場所を選ばないWeb会議を導入することで、会議室の確保が不要になり、移動時間もなく、業務効率を大幅に上げることができます。

Web会議システムのメリットと導入効果について、主なものをご紹介します。

Web会議システムのメリット・導入効果1:テレワークとの相性がいい

Web会議はインターネット回線を使用するので、導入すればインターネットにつなげる環境があればどこでも参加できるというメリットがあります。

専用回線を用意する必要がないため、在宅勤務や出張先でもWeb会議に参加することができ、働き方改革にも役立てることができ、取引先との商談などにも活用して効率的な働き方を実現することができます。

Web会議システムのメリット・導入効果2:交通費と移動時間を削減

Web会議を導入すると、参加者全員が同じ会議室に集まる必要がなくなるので、遠隔地からの移動のための交通費や宿泊費、移動時間を削減できるというメリットがあります。

パソコンとインターネット環境があれば、どこからでも参加して情報を共有することができるので、会議の開始時間の自由度も大きくなり、メンバーの時間の有効活用につながります。

Web会議が通常になれば、会議室スペースをなくすことも含めて、固定費の削減にもつながります。

Web会議システムのメリット・導入効果3:低コストで運用

Web会議システムは、導入時の初期費用を安くおさめることができ、テレビ会議のように流用のできない運用コストも発生しないというメリットがあります。

クラウド型を選んだ場合は、サーバーの設置のコストもかからないため初期費用が抑えられ、回線などの品質維持のためのコストもベンダー側が負担するため、運用費用も考える必要がありません。

無料で使えるWeb会議環境もあり、サービスは制限されますが、さらなる低コストで運用することも可能です。

Web会議システムのメリット・導入効果4:緊急の会議も可能

Web会議を導入した場合、緊急に会議を招集しなければならない場合でも、会議室や機器の確保をする必要がなく、どこにいてもすぐに会議に入れるというメリットもあります。

参加してほしいメンバーに開催通知を出し、参加できるメンバーで開催してから、結果を関係するメンバー全員と簡単に共有できます。

会議室や回線、専用機器を管理する工数もなくなるので、総務部門の負荷も減らすことができます。

Web会議システムのメリット・導入効果5:意思疎通の共有

Web会議システムを導入することで、メンバーが出張中でもWeb会議に参加してもらうことができ、時間と場所を選ばなくても意思疎通が簡単にできるというメリットがあります。

会社方針の説明や訓示、朝礼や定例会議などをWeb会議で行うことにより、出張でいない人間や複数拠点、遠隔地にいるメンバーも参加することができ、意思や考え方を共有することができます。

Web会議システムのメリット・導入効果6:プロジェクトの進行速度

Web会議を導入することで、参加できなかったメンバーが後からレコーディングされた会議を見て情報共有することができ、手戻りをなくしてプロジェクトの進行を早くするというメリットもあります。

現在も議事録で確認することはできますが、採用されなかった案の不採用の理由までは議事録に書かれないことが多いため、不採用案の再提案が何度もなされることがあり、プロジェクトの進行の妨げになります。

レコーディングされた内容を参照することで、議論の後戻りを減らすこともできます。

Web会議システムのメリット・導入効果7:資料の準備が簡単

Web会議システムを導入して運用することで、会議資料の準備にかかる時間とコストが削減できるメリットを得られます。

これまでの会議では資料を人数分印刷して用意したり、不足情報があった場合は後日それを送付したりという手間がありましたが、Web会議では情報を全員で共有し、不足情報があればサーバーにアクセスしてすぐに表示したりすることができます。

ペーパーレス化にもつながりますが、紙やプリントのコスト以上に、準備時間の削減によるコスト効果が大きくなります。

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Web会議システムのデメリット4選

Web会議システムでは相手の表情が見えず、回線の状況によっては通信が途切れたりして進行に影響が出るケースもあります。

Web会議では、フェイス・トゥ・フェイスの会議では考えられないデメリットもいくつかありますので、ご紹介していきます。

Web会議システムのデメリット1:雰囲気が読み取りづらい

顔を合わせて行う会議では参加者それぞれの表情を見て雰囲気を見ることができますが、Web会議では一人ひとりの表情が小さく、場の空気が読みにくいというデメリットがあります。

Web会議を導入した場合は、できるだけテーマを明確にし、議論するべき点を明確にして、腹芸で結論を出すような形にならないような運営を心がけましょう。

Web会議システムのデメリット2:接続環境に影響を受けやすい

Web会議を導入して一番問題になるデメリットは、ネットワークの接続環境によって起こる接続障害や切断の可能性があることです。

特に重要な会議の場合は、事前に接続テストを行って、会議当日に支障の起きないように準備しなければなりません。

万一切断した場合やうまく聞こえない、表示されないという状況が起きてしまったら、どこまでが共有できているかを確認して、そこから再開するようにしましょう。

Web会議システムのデメリット3:画質や音声品質による弊害

Web会議を導入した場合、接続環境によっては画質や音声の品質が悪く、会議の内容が聞き取れないなどのデメリットが発生します。

データ表示には問題は起きにくいのですが、動画や音声が途切れてしまったり、雑音が入って聞こえなくなると会議を続けることができなくなります。

Web会議システムの設定を音声優先にするなどの対策をとりましょう。

Web会議システムのデメリット4:人数が増えると対応しにくい

Web会議システムは、大人数の会議を考えて作られていないものも多く、ビデオ会議などに比べると対応しにくいというデメリットがあります。

Web会議システムを導入する際に、どのくらいの接続が想定されているのか、最大何人まで参加できるようにつくられているのかを確認しておきましょう。

Web会議システムを導入する際のポイント7選

Web会議システムを導入する際には、メリットやデメリットだけでなく、システムの要求仕様や保障される性能について検討しなければなりません。

Web会議システムを導入する際に、注意しなければならないポイントについてご紹介します。

Web会議システム導入時のポイント1:アカウント数

Web会議システム導入時のポイントの1つ目は、同時に入れるアカウント数がどれくらいに設定されているかです。

自社のWeb会議でもっとも多いパターンの会議がどれくらいの参加人数を想定しているか、大規模会議が必須かどうかでアカウントの必要数が決まりますので、自社のニーズを考えて決定しましょう。

Web会議システム導入時のポイント2:安定した接続

Web会議システム導入時のポイント2つ目は、自社の想定アカウント数、通信環境で安定した接続が期待できるかどうかです。

回線によってWeb会議が中断するようでは、導入するメリットがありません。Web会議システムの中には、回線状況が悪い状態でも安定した接続を維持できるように作られているものもあります。

通信の状況が悪い場合は、画像を止めて音声だけでも安定させられる特徴のあるものを選ぶのもよいでしょう。

Web会議システム導入時のポイント3:セキュリティ対策

Web会議システム導入時のポイントの3つ目は、インターネット回線を経由しても十分なセキュリティが確保されているかどうかです。

Web会議導入のメリットより、セキュリティが十分考えられていないシステムでは、重要情報が流出して、会社に大きな損害を与えてしまう可能性もあります。

IP-VPNを利用した通信や、SSI暗号化通信のような技術を採用していれば、セキュリティは確保できていると考えられます。

Web会議システム導入時のポイント4:簡単な操作性

Web会議システム導入時のポイントの4つ目は、ふだん使っていない人間がWeb会議に参加しても、まごつかずに操作できる簡単さです。

Web会議のメリットは、だれでも、どこでも使えるという点がもっとも大きいので、操作が難しいと敬遠されてしまい、定着しないまま使われなくなってしまいます。

Web会議システム導入時のポイント5:費用対効果

Web会議システム導入時のポイントの5つ目は、導入・運用していくコストに対して、十分な効果が得られるかどうかを確認することです。

Web会議は現行の会議を代替するものですから、変更することによって得られるメリットを数値化して算出するとわかりやすくなります。

会議の頻度と会議に参加するための出張者にかかる費用を算出して、Web会議の導入・運用にかかるコストと比較してみましょう。

Web会議システム導入時のポイント6:音質や画質

Web会議システム導入時のポイントの6つ目は、Web会議を行う際に、実用上問題のないレベルの音質や画質が提供されるかどうかです。

回線の品質によっては、画像を表示すると負荷で画像や音声が途切れてしまう場合もあります。

自社の要求する品質がWeb会議システムで保障されるかどうかを確認する必要があります。

Web会議システム導入時のポイント7:必要な機能

Web会議システム導入時のポイントの7つ目は、必要な機能が満たされているか、自社でweb会議のメリットと考えている機能がサポートされているかどうかの確認です。

導入目的によって必要な機能は変わってきます。必要以上に多機能なものを選ぶと、必要ない機能のためにコストが高くなったり、動作が重く安定しなかったりという欠点も出てくる可能性があります。

メリットデメリットを押さえてからWeb会議システムを導入しよう

Web会議システムには、導入する価値のある多くのメリットがありますが、実現するにあたって検討しなければいけないポイントやデメリットも存在します。

Web会議システムのメリットとデメリットを十分に理解したうえで、自社の業務効率をアップしてくれるWeb会議の導入を考えましょう。

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[PR]提供:マイナビニュース