「ワークフロー」とは?

ワークフローは、企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したものを指す言葉です。近年では業界・業種を問わず、少子高齢化に伴う労働力人口の減少などを背景として「働き方改革」や「業務効率化」などが注目されていますが、業務に滞りがないようにワークフローを見直すことも重要なポイントのひとつです。

ワークフローを整備・共有しておくと、各個人の業務が円滑に行えるだけでなく、管理者が全体の進捗状況を見渡しやすくなります。また、その中で滞りのある部分を見つけてPDCAを回すことにより、業務のさらなる改善効果も期待できます。特に、多くの人員が関わる案件や大規模なプロジェクトなどでは、そのメリットも大きくなるといえます。

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「ワークフロー」システムとは?

ワークフローシステムとは、業務の流れを示すワークフローを電子化・システム化したものです。専任のシステム担当者がいない中小企業などでは、ワークフロー自体があってもまだ人力によるアナログ処理を行っているケースが多く見られます。ワークフローシステムでは、こうしたアナログ処理を電子化し、システム上で自動処理することにより、業務負担の軽減や業務効率の向上などさまざまなメリットを生み出してくれます。製品によって承認ルートや権限設定をはじめ多彩な機能を備えており、各企業のニーズに応じた処理が可能です。

なお、企業におけるシステム化が進んだ現在では、ワークフローとワークフローシステムという2つの言葉が同義に扱われることも多くなっています。

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「ワークフロー」システム導入のメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは数多くあります。その代表的な効果を紹介しましょう。

・ワークフローの自動化・効率化が可能
ワークフローに含まれる各種情報や流れ自体をシステム上で扱えるようにすることで、これまで手作業に頼らざるを得なかった部分の自動化・効率化が可能になります。

・手作業によるミスの低減
紙の書類で回ってきた情報を書き写す、データベースに再入力するといった手作業の要素が介入すると、それだけ人的要因のミスが発生する可能性も高くなります。ワークフローシステムでは、自動化などによってこれらのミスを低減できます。

・情報伝達時間の大幅な短縮
各部署に紙の書類を回覧するよりも、システム上で処理を行った方が圧倒的に情報伝達のスピードが向上します。たとえば承認が必要な稟議書が送られてきた際、決済者に通知が届くアラート機能を備えた製品なども数多くあります。

・進捗状況の見える化
現在プロジェクトがどれくらい進行しているのか、ボトルネックとなっている業務はどこなのかなど、全体を通して進捗状況の見える化が容易になります。

・業務の処理に必要な手順や文書の明確化
システム化する際、これまで個人のナレッジに依存していたり、不明瞭だった手順や文書などを明確化できるほか、これらの共有も容易になります。

・ワークフローに関わる業務全体の効率化
総合的な処理スピードの向上に加えて、業務のボトルネックとなる部分を発見し、PDCAを回すことにより、業務全体の効率化が図れます。

・ペーパーレス化によるコスト削減効果
これまで紙の書類で行ってきたさまざまな処理をシステム上で行えることから、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。

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「ワークフロー」における「17」製品を徹底比較!

・紙の申請書と同じ見た目で使いやすい
「ActionPassport」/株式会社イーネットソリューションズ

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:中堅規模
■導入までの期間:数日

「ActionPassport」は、Microsoft Excelファイルを取り込んで帳票が作成できる簡単・高機能なクラウド型のワークフローシステムです。クラウド型のため、インターネット環境さえあればハードウェアの準備や運用にかかるコストは一切不要。1アカウントあたり月額500円から使えるリーズナブルさに加えて、さまざまなニーズに応える豊富なメニュー、無制限のディスク容量、既存システムとも容易につなげられるAPI連携機能なども魅力です。また、これまでの紙の申請書と同じ見た目で使えるため現場での慣れが早く、スムーズにシステム化が行えます。
 

 
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・紙による申請・承認の流れをWebに再現
「Create! Webフロー」/インフォテック株式会社

■POINT
■価格:お手頃/普通
■提供形態:クラウド/パッケージ
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~数ヶ月

「Create! Webフロー」は、紙による申請・承認の流れをWebに再現したワークフローシステムです。設定されたルートに各種のドキュメントを乗せて、申請・承認・回覧などの業務フローを処理することができます。操作方法および承認ルートと進捗の分かりやすさ、自由なデザインと直感的な入力が可能な紙イメージの申請書、決裁後のPDFによる自動保管、組織階層と役割権限による細やかな承認ルートと自動判定付き条件分岐、他システムも含めたシングルサインオンによるシームレスな使い勝手、他システムに対するデータ参照や自動更新など、多彩な機能を搭載。ニーズに応じて選べるクラウド版とパッケージ版がラインアップされています。

・最短5分のスピード導入で操作方法もシンプル
「ジョブカンワークフロー」/株式会社Donuts

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:即日~

「ジョブカンワークフロー」は、稟議をはじめあらゆる社内申請に対応したクラウド型のワークフローシステムです。導入は最短5分で完了し、直感的なUI設計で操作方法もシンプル。「マウスでクリックして移動するだけ」の簡単な操作で各種申請フォーマットを作成できます。また、PCだけでなくスマートフォンからも申請・承認が行えるため、申請書作成や承認処理などの管理業務を大幅に効率化することが可能。スマートフォンで撮影した書類なども簡単に添付、そのまま申請できます。

・本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現
「楽々WorkflowII」/住友電工情報システム株式会社

■POINT
■価格:お手頃/普通
■提供形態:クラウド/パッケージ
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~数ヶ月

「楽々WorkflowII」は、本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現できるワークフローシステムです。データ項目設計とマウス操作によるレイアウト編集のみで、特別なツールを使うことなくWebブラウザから思い通りの画面が簡単に設定可能。使い慣れたMicrosoft Excelによる画面作成も可能です。申請フォームや承認フローの設定にも、専門的なプログラミング知識は必要ありません。企業規模を選ばないきめ細かなユーザー・組織管理、スマートフォンやタブレットへの標準対応、日本語に加えて英語・中国語への標準対応なども特徴です。ニーズに応じて選べるクラウド版とパッケージ版がラインアップされています。

・優れたコストパフォーマンスと使いやすさを実現
「Styleflow」/TDCソフト株式会社

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~

「Styleflow」は、1ユーザーあたり月額300円というコストパフォーマンスに優れたクラウド型のワークフローシステムです。スマートフォンやタブレットへの標準対応はもちろん、モバイルワークに適した使いやすいシンプルデザインを採用。使用頻度が高い申請書類をお気に入り登録したり、現在対応中の申請をホーム画面で確認したり、作成中・申請中・承認待ちの3つのタスクがひと目で分かったりと、その使い勝手も抜群です。規模を問わず利用できるほか、まずは組織の一部で利用するなどスモールスタートにも適しています。

 
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・業務の流れに合わせて自社で簡単に構築・編集
「業務デザイナー」/株式会社ユニオンシンク

■POINT
■価格:普通
■提供形態:パッケージ
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数ヶ月

「業務デザイナー」は、プログラミングなどの専門知識なしで自社用にカスタマイズできるワークフローシステムです。標準テンプレートを基にレイアウトを作成し、入力用パーツを配置するだけで簡単に構築ができます。モバイルデバイスにも対応しており、決裁の早期化やリアルタイムかつ広範囲な情報の一元化を実現。簡単な操作でリアルタイムにデータを抽出し、自由に分析資料を作成できるデータ分析、人工知能を活用したキーワード自動解析ツール、帳票に捺印される印鑑イメージや承認された際の証跡など内部統制に必要な各種機能も備えています。

・社内のあらゆる申請書類をフロー化できる
「承認Time」/SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~

「承認Time」は、PCやスマートフォンで使えるクラウド型のワークフローシステムです。いつでもどこでもWebブラウザ上から申請・承認ができ、稟議申請や捺印申請をはじめ、社内のあらゆる申請書類を自由な項目設定で電子承認のフローに載せることが可能です。拠点ごとのフローや書類に応じて変えられる柔軟な承認ルート設定、過去文書を閲覧しながらの複写やファイル添付・決裁済み文書添付、実務に則した書類の閲覧・保管権限設定など機能も多彩。業務効率の向上やペーパーレス化を大幅に促進します。

・多機能ながら導入しやすい低コストを実現
「WaWaFlow」/株式会社アイアットOEC

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~

「WaWaFlow」は、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスできるクラウド型のワークフローシステムです。ハードウェアの準備や運用、ソフトウェアのバージョンアップなどに予算をかけることなく、1IDあたり月額400円~という低コストで利用できます。簡単に作成できるフリーフォーム、変則的なルートにも対応する承認ルート作成、条件検索が可能な検索・閲覧機能、未承認確認/督促メール発信/滞留アラームといった滞留防止機能、申請に対するコメント機能など、多彩な機能で柔軟に対応できます。

・業務プロセスを可視化する統合型コラボレーションツール
「POWER EGG 3.0」/ディサークル株式会社

■POINT
■価格:お手頃/普通
■提供形態:クラウド/パッケージ
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~数ヶ月

「POWER EGG 3.0」は、グループウェア/汎用申請ワークフロー/Webデータベース/経費精算ワークフロー/CRMという5つの機能を連携し、業務プロセスを可視化できる統合型コラボレーションツールです。汎用申請ワークフローでは、申請時や承認途中での承認者追加など柔軟な手続きもシステムで実現。上位の決裁者による急ぎの承認決裁や、複数の役職の同じ承認者がいる場合にまとめて承認をもらうことも可能です。経費精算ワークフローについては、会計システムだけでなく原価管理システムとの連携も実現。入力支援機能で入力作業時間や入力ミスも削減できます。

・リーズナブルで使いやすさ・わかりやすさにもこだわり
「J-MOTTOワークフロー」/リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:中小・中堅規模
■導入までの期間:即日~

「J-MOTTOワークフロー」は、使いやすさ・わかりやすさにこだわり、充実の機能を搭載したクラウド版のワークフローシステムです。1ユーザーあたり月額200円から利用できるリーズナブルな料金体系に加えて、サーバの準備や運用、ソフトウェアのインストールなどにかかるコストは一切不要。なおかつ使いやすい簡単操作で、スピーディーな申請・承認業務を実現することができます。もちろん、処理待ち一覧や申請書作成~承認、申請書検索などスマートフォンでの操作にも対応。そのほか、同社が提供する「J-MOTTOグループウェア」ともシングルサインオンで利用できます。
 

 
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・稟議書/汎用ワークフロー機能を備えた会計ソフトウェア
「freee」/freee株式会社

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:中小・中堅規模
■導入までの期間:即日~

「freee」は、稟議書/汎用ワークフロー機能を備えたクラウド型の会計ソフトウェアです。「項目」と「入力形式」を組み合わせて独自の申請フォームを作成し、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応できます。権限を持つメンバーによる申請の経路は、複数の承認者と承認の順番なども設定が可能。申請後に承認者が「承認・却下・差戻し」のアクションを取るとメールで申請者に通知が届き、申請状況の確認・修正がスムーズに行えるほか、承認された申請から支払依頼の作成/経費精算の作成/稟議書・汎用ワークフローの作成/取引の登録といった操作もできます。

・Excelの帳票や申請書を申請フォームに変換できる
「コラボフロー」/株式会社コラボスタイル

■POINT
■価格:お手頃/普通
■提供形態:クラウド/パッケージ
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~数ヶ月

「コラボフロー」は、誰でも簡単に作成・修正できる、直感的な操作性を持つワークフローシステムです。Microsoft Excelで作成した帳票や申請書をそのまま申請フォームに変換できるため、難しいプログラミングや専用ソフトウェアは不要。ボタンをクリックするだけで、セル区切りや罫線、テキスト色などまで反映された申請フォームが作成可能です。承認経路についても、「人」や「連携パーツ」のアイコンを配置していけばあっという間に完成。誰でも直感的に設定が行えます。ニーズに応じて選べるクラウド版とパッケージ版がラインアップされています。

・自社の業務にあった決裁フローを実現できる
「MAJOR FLOW Z FORM」/パナソニック ネットソリューションズ株式会社

■POINT
■価格:普通
■提供形態:パッケージ
■従業員規模:中小規模以上
■導入までの期間:数ヶ月

「MAJOR FLOW Z FORM」は、簡単に申請書画面が作成できる「FormDesigner」が便利なワークフローシステムです。豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入にも対応します。マスタ参照やスクリプトによる機能拡張も可能で、自社の業務にあった決裁フローを実現してくれます。そのほか「MAJOR FLOW Z」シリーズとして、就業管理用の「MAJOR FLOW Z TIME」、経費精算用の「MAJOR FLOW Z KEIHI」、デベロッパー向けの「MAJOR FLOW Z CORE」、経費・就業・ワークフローを網羅したクラウド版の「MAJOR FLOW Z CLOUD」もラインアップされています。2020年5月18日より90日無償間提供開始(https://streamline.mitori.co.jp/campaigns/202005_telework_support_campaign.html)

・Excelファイルをアップロードするだけで申請・承認が可能
「羅針盤ワークフロー」/株式会社システムエグゼ

■POINT
■価格:普通
■提供形態:パッケージ・クラウド
■従業員規模:中小規模以上
■導入までの期間:数日〜

「羅針盤ワークフロー」は、Microsoft Excelで作成した申請書類を申請フォームとして利用することができるワークフローシステムです。ExcelファイルをアップロードするとPDF形式に変換され、画面上で確認することが可能。そのままワークフロー上で閲覧・承認が行えるため、これまで紙で行っていた運用を変えず、教育や設定などにも時間をかけることなく簡単に電子化できます。自由度の高い承認ルート設定、滞留や見逃しを防止するメール通知、過去の書類の検索・閲覧、データの取り出しおよび他システムへのデータ連携・集計など、多彩な機能も魅力です。
 

 
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・低コストで使える電子稟議に強いワークフローシステム
「Streamline」/株式会社ミトリ

■POINT
■価格:お手頃
■提供形態:クラウド
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:即日~

「Streamline」は、1ユーザーあたり月額300円~の低コストで利用できる、電子稟議に強いクラウド型のワークフローシステムです。金額や入力内容による条件分岐、事前定義ルート、申請者による手動設定ルート、捺印機能、指定時間自動承認など、各企業の業務に最適な環境を構築できます。ワークフローに利用する申請フォームは入力項目のドラッグ&ドロップで簡単に作成可能。APIを利用した自動申請や承認済みデータの取得、日本語・英語の言語切り替え、各種グループウェアとのシングルサインオン連携、高度なセキュリティなどもポイントです。

・建設業・住宅業・土木業・建機レンタル業向けに特化
「Findワークフロー」/株式会社東計電算

■POINT
■価格:普通
■提供形態:クラウド
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数日~

「Findワークフロー」は、建設業・住宅業・土木業・建機レンタル業向けに特化したワークフローシステムです。ワークフロー機能に加えて、文書管理機能やポータル機能、グローバル対応、さらには外部システムとのデータ連携機能も備えています。申請や承認は、メールと同じ感覚で状況を確認でき、探している帳票がどこにあるかわからない場合も全文検索ですぐに探し出せます。管理者による自由度の高い画面設定、申請項目・文書項目の簡単作成、ドラッグ&ドロップで行えるルート作成、全17種類に対応した承認ルートなども特徴です。

・4つの主要機能がシームレスに連携しながら情報を統合
「eValue V」/株式会社OSK

■POINT
■価格:普通
■提供形態:パッケージ
■従業員規模:すべての規模
■導入までの期間:数ヶ月

「eValue V」は、ワークフロー/ドキュメント管理/スケジューラ/コミュニケーションの主要機能と、数多くのオプション機能で構成された統合型のグループウェアです。組織情報/グループ情報/ユーザー情報を利用できるきめ細やかなアクセス権限設定、組織に合わせた情報提供を可能とするポータル、スマートフォンに最適化された画面デザイン、業務手順を社内・チームで共有できる掲示板とワークフローなどを備えており、それぞれがシームレスに連携しながら、企業内の情報をひとつに統合します。

まとめ

働き方改革や業務効率の向上が注目される昨今、ワークフローシステムはこれらの取り組みを加速する重要な鍵となります。さらに、業務全体のスピードアップや見える化、ペーパーレス化によるコスト削減などにも効果を発揮してくれる頼もしい存在です。「まだワークフローシステムを導入していない」「導入済みだが使いづらい」といった企業の方々は、ぜひこの機会にベストなワークフローシステムを選び、競合他社へのアドバンテージにしてください。

 

 
 
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現在、各ベンダーからさまざまな機能を持つワークフローシステムが提供されており、どれを選べば良いか迷ってしまう場合もあると思います。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。

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