ワークフローとは、企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したものを指します。「働き方改革」や「業務効率化」などが注目されているが、業務に滞りがないようにワークフローを見直すことも重要なポイントのひとつであり、ワークフローシステムを導入するメリットは数多くあります。その代表的な効果を紹介しましょう。

「ワークフロー」システム導入のメリット

ワークフローの自動化・効率化が可能
ワークフローに含まれる各種情報や流れ自体をシステム上で扱えるようにすることで、これまで手作業に頼らざるを得なかった部分の自動化・効率化が可能になります。ワークフローの処理が円滑に行われれば業務改善に大きな効果が得られるのはもちろん、削減された時間を使ってコアビジネスに注力できるようになるのもポイントです。

手作業によるミスの低減
紙の書類で回ってきた情報を書き写す、データベースに再入力するといった手作業の要素が介入すると、それだけ人的要因のミスが発生する可能性も高くなります。ワークフローシステムでは、システム連携によって再入力の手間を省いたり、計算処理の自動化などによってこれらのケアレスミスを大幅に低減することができます。

情報伝達時間の大幅な短縮
各部署に紙の書類を回覧するよりも、システム上で処理を行った方が圧倒的に情報伝達のスピードが向上します。ワークフローシステムなら、決裁者を探して社内中を走り回る、といった必要もありません。事前に承認ルートが設定されている上、たとえば承認が必要な稟議書が送られてきた際、決裁者に通知が届くアラート機能を備えた製品なども数多くあります。

進捗状況の見える化
現在プロジェクトがどれくらい進行しているのか、ボトルネックとなっている業務はどこなのかなど、全体を通して進捗状況の見える化が容易になります。進捗状況とボトルネックが一目で分かるグラフィカルな表示、遅延やトラブルの原因訴求がしやすいドリルダウン機能、詳細な分析レポート機能を備えた製品などもあります。

業務の処理に必要な手順や文書の明確化
システム化する際、これまで個人のナレッジに依存していたり、不明瞭だった手順や文書などを明確化することができます。同時に、企業側で把握されないまま実務で使用されているデバイスやソフトウェアなど、いわゆる「シャドーIT」のあぶり出しにも有効です。また、ワークフローシステムなら明確化した処理内容を共有するのも容易です。

ワークフローに関わる業務全体の効率化
システム化による総合的な処理スピードの向上に加えて、業務のボトルネックとなる部分を発見し、PDCAを回すことにより、業務全体の効率化が図れます。業務効率化が進めば、削減された時間を使ってコアビジネスに注力でき、新規顧客を開拓したり、新しいビジネス領域にチャレンジしたり、といった余裕も生まれてきます。

ペーパーレス化によるコスト削減効果
これまで紙の書類で行ってきたさまざまな処理をシステム上で行えることから、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。企業で使われている紙は、各種申請書類だけでも膨大な数に上るため、これらがすべて電子化されればかなりのコスト削減になるでしょう。ワークフローシステムの導入に伴い、会議資料なども含めて全社的なペーパーレス化を促進する企業もあります。

「ワークフロー」製品のオススメ3点

・社内のあらゆる申請書類をフロー化できる「承認Time」
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

「承認Time」は、PCやスマートフォンで使えるクラウド型のワークフローシステムです。いつでもどこでもWebブラウザ上から申請・承認ができ、稟議申請や捺印申請をはじめ、社内のあらゆる申請書類を自由な項目設定で電子承認のフローに載せることが可能です。拠点ごとのフローや書類に応じて変えられる柔軟な承認ルート設定、過去文書を閲覧しながらの複写やファイル添付・決裁済み文書添付、実務に則した書類の閲覧・保管権限設定など機能も多彩。業務効率の向上やペーパーレス化を大幅に促進します。

・多機能ながら導入しやすい低コストを実現「WaWaFlow」
株式会社アイアットOEC

「WaWaFlow」は、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスできるクラウド型のワークフローシステムです。ハードウェアの準備や運用、ソフトウェアのバージョンアップなどに予算をかけることなく、1IDあたり月額400円~という低コストで利用できます。簡単に作成できるフリーフォーム、変則的なルートにも対応する承認ルート作成、条件検索が可能な検索・閲覧機能、未承認確認/督促メール発信/滞留アラームといった滞留防止機能、申請に対するコメント機能など、多彩な機能で柔軟に対応できます。

・業務プロセスを可視化する統合型コラボレーションツール「POWER EGG 3.0」
ディサークル株式会社

「POWER EGG 3.0」は、グループウェア/汎用申請ワークフロー/Webデータベース/経費精算ワークフロー/CRMという5つの機能を連携し、業務プロセスを可視化できる統合型コラボレーションツールです。汎用申請ワークフローでは、申請時や承認途中での承認者追加など柔軟な手続きもシステムで実現。上位の決裁者による急ぎの承認決裁や、複数の役職の同じ承認者がいる場合にまとめて承認をもらうことも可能です。経費精算ワークフローについては、会計システムだけでなく原価管理システムとの連携も実現。入力支援機能で入力作業時間や入力ミスも削減できます。

まとめ

ワークフローシステムは、企業のビジネスを加速するための重要な鍵となります。働き方改革や業務効率の向上に加えて、業務全体のスピードアップや見える化、ペーパーレス化によるコスト削減などにも効果を発揮してくれる頼もしい存在です。「まだワークフローシステムを導入していない」「導入済みだが使いづらい」といった企業の方々は、ぜひこの機会にベストなワークフローシステムを選び、競合他社へのアドバンテージにしてください。

現在、各ベンダーからさまざまな機能を持つワークフローシステムが提供されており、どれを選べば良いか迷ってしまう場合もあると思います。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。

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