紙ベースの運用が課題となるワークフロー

ワークフローとは、企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したものを指します。「働き方改革」や「業務効率化」などが注目されているが、業務に滞りがないようにワークフローを見直すことも重要なポイントのひとつであり、ワークフローシステムを導入するメリットは数多くあります。

企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したワークフローは、もともと紙ベースで運用されてきました。しかし紙ベースの運用では、回覧に時間がかかる、承認ルートが分かりづらい、決裁者が見つからずに承認が遅れる、書類の保管や閲覧が面倒、といった課題が生じてきます。紙ベースの書類と人力での処理には、どうしても限界が出てきてしまうのです。また、人力での処理が多くなるほど、人的要因によるミスが起きる可能性も高くなるといえるでしょう。

こうした状況下では、業務においてボトルネックとなる部分の発見、PDCAサイクルの実施、業務の改善という流れをスムーズに行いづらくなってしまいます。ワークフローを用いた業務改善を進めても、ワークフロー自体の処理に時間がかかってしまっては、その効果が薄れてしまうのです。

申請・承認・決裁業務を電子化・自動化するワークフローシステム

従来のように、紙ベースで運用されるワークフローの問題点を解決してくれるのがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、業務の流れを示すワークフローを電子化・システム化したもの。専任のシステム担当者がいない中小企業などでは、ワークフロー自体があってもまだ人力によるアナログ処理を行っているケースが多く見られます。ワークフローシステムでは、こうしたアナログ処理を電子化し、システム上で自動処理することにより、業務負担の軽減や業務効率の向上などさまざまなメリットを生み出してくれます。製品によって承認ルートや権限設定をはじめ多彩な機能を備えており、各企業のニーズに応じた処理が可能です。

なお、企業におけるシステム化が進んだ現在では、ワークフローとワークフローシステムという2つの言葉が同義に扱われることも多くなっています。

「ワークフロー」製品のオススメ3点

・優れたコストパフォーマンスと使いやすさを実現「Styleflow」
TDCソフト株式会社

「Styleflow」は、1ユーザーあたり月額300円というコストパフォーマンスに優れたクラウド型のワークフローシステムです。スマートフォンやタブレットへの標準対応はもちろん、モバイルワークに適した使いやすいシンプルデザインを採用。使用頻度が高い申請書類をお気に入り登録したり、現在対応中の申請をホーム画面で確認したり、作成中・申請中・承認待ちの3つのタスクがひと目で分かったりと、その使い勝手も抜群です。規模を問わず利用できるほか、まずは組織の一部で利用するなどスモールスタートにも適しています。

・リーズナブルで使いやすさ・わかりやすさにもこだわり「J-MOTTOワークフロー」
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

「J-MOTTOワークフロー」は、使いやすさ・わかりやすさにこだわり、充実の機能を搭載したクラウド版のワークフローシステムです。1ユーザーあたり月額200円から利用できるリーズナブルな料金体系に加えて、サーバの準備や運用、ソフトウェアのインストールなどにかかるコストは一切不要。なおかつ使いやすい簡単操作で、スピーディーな申請・承認業務を実現することができます。もちろん、処理待ち一覧や申請書作成~承認、申請書検索などスマートフォンでの操作にも対応。そのほか、同社が提供する「J-MOTTOグループウェア」ともシングルサインオンで利用できます。

・業務の流れに合わせて自社で簡単に構築・編集「業務デザイナー」
株式会社ユニオンシンク

「業務デザイナー」は、プログラミングなどの専門知識なしで自社用にカスタマイズできるワークフローシステムです。標準テンプレートを基にレイアウトを作成し、入力用パーツを配置するだけで簡単に構築ができます。モバイルデバイスにも対応しており、決裁の早期化やリアルタイムかつ広範囲な情報の一元化を実現。簡単な操作でリアルタイムにデータを抽出し、自由に分析資料を作成できるデータ分析、人工知能を活用したキーワード自動解析ツール、帳票に捺印される印鑑イメージや承認された際の証跡など内部統制に必要な各種機能も備えています。

まとめ

ワークフローシステムは、企業のビジネスを加速するための重要な鍵となります。働き方改革や業務効率の向上に加えて、業務全体のスピードアップや見える化、ペーパーレス化によるコスト削減などにも効果を発揮してくれる頼もしい存在です。「まだワークフローシステムを導入していない」「導入済みだが使いづらい」といった企業の方々は、ぜひこの機会にベストなワークフローシステムを選び、競合他社へのアドバンテージにしてください。

現在、各ベンダーからさまざまな機能を持つワークフローシステムが提供されており、どれを選べば良いか迷ってしまう場合もあると思います。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。

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