紙ベースの運用が課題となるワークフロー

ワークフローとは、企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したものを指します。「働き方改革」や「業務効率化」などが注目されているが、業務に滞りがないようにワークフローを見直すことも重要なポイントのひとつであり、ワークフローシステムを導入するメリットは数多くあります。

企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したワークフローは、もともと紙ベースで運用されてきました。しかし紙ベースの運用では、回覧に時間がかかる、承認ルートが分かりづらい、決裁者が見つからずに承認が遅れる、書類の保管や閲覧が面倒、といった課題が生じてきます。紙ベースの書類と人力での処理には、どうしても限界が出てきてしまうのです。また、人力での処理が多くなるほど、人的要因によるミスが起きる可能性も高くなるといえるでしょう。

こうした状況下では、業務においてボトルネックとなる部分の発見、PDCAサイクルの実施、業務の改善という流れをスムーズに行いづらくなってしまいます。ワークフローを用いた業務改善を進めても、ワークフロー自体の処理に時間がかかってしまっては、その効果が薄れてしまうのです。

申請・承認・決裁業務を電子化・自動化するワークフローシステム

従来のように、紙ベースで運用されるワークフローの問題点を解決してくれるのがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、業務の流れを示すワークフローを電子化・システム化したもの。専任のシステム担当者がいない中小企業などでは、ワークフロー自体があってもまだ人力によるアナログ処理を行っているケースが多く見られます。ワークフローシステムでは、こうしたアナログ処理を電子化し、システム上で自動処理することにより、業務負担の軽減や業務効率の向上などさまざまなメリットを生み出してくれます。製品によって承認ルートや権限設定をはじめ多彩な機能を備えており、各企業のニーズに応じた処理が可能です。

なお、企業におけるシステム化が進んだ現在では、ワークフローとワークフローシステムという2つの言葉が同義に扱われることも多くなっています。

「ワークフロー」システム導入のメリット

ワークフローの自動化・効率化が可能
ワークフローに含まれる各種情報や流れ自体をシステム上で扱えるようにすることで、これまで手作業に頼らざるを得なかった部分の自動化・効率化が可能になります。ワークフローの処理が円滑に行われれば業務改善に大きな効果が得られるのはもちろん、削減された時間を使ってコアビジネスに注力できるようになるのもポイントです。

手作業によるミスの低減
紙の書類で回ってきた情報を書き写す、データベースに再入力するといった手作業の要素が介入すると、それだけ人的要因のミスが発生する可能性も高くなります。ワークフローシステムでは、システム連携によって再入力の手間を省いたり、計算処理の自動化などによってこれらのケアレスミスを大幅に低減することができます。

情報伝達時間の大幅な短縮
各部署に紙の書類を回覧するよりも、システム上で処理を行った方が圧倒的に情報伝達のスピードが向上します。ワークフローシステムなら、決裁者を探して社内中を走り回る、といった必要もありません。事前に承認ルートが設定されている上、たとえば承認が必要な稟議書が送られてきた際、決裁者に通知が届くアラート機能を備えた製品なども数多くあります。

進捗状況の見える化
現在プロジェクトがどれくらい進行しているのか、ボトルネックとなっている業務はどこなのかなど、全体を通して進捗状況の見える化が容易になります。進捗状況とボトルネックが一目で分かるグラフィカルな表示、遅延やトラブルの原因訴求がしやすいドリルダウン機能、詳細な分析レポート機能を備えた製品などもあります。

業務の処理に必要な手順や文書の明確化
システム化する際、これまで個人のナレッジに依存していたり、不明瞭だった手順や文書などを明確化することができます。同時に、企業側で把握されないまま実務で使用されているデバイスやソフトウェアなど、いわゆる「シャドーIT」のあぶり出しにも有効です。また、ワークフローシステムなら明確化した処理内容を共有するのも容易です。

ワークフローに関わる業務全体の効率化
システム化による総合的な処理スピードの向上に加えて、業務のボトルネックとなる部分を発見し、PDCAを回すことにより、業務全体の効率化が図れます。業務効率化が進めば、削減された時間を使ってコアビジネスに注力でき、新規顧客を開拓したり、新しいビジネス領域にチャレンジしたり、といった余裕も生まれてきます。

ペーパーレス化によるコスト削減効果
これまで紙の書類で行ってきたさまざまな処理をシステム上で行えることから、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。企業で使われている紙は、各種申請書類だけでも膨大な数に上るため、これらがすべて電子化されればかなりのコスト削減になるでしょう。ワークフローシステムの導入に伴い、会議資料なども含めて全社的なペーパーレス化を促進する企業もあります。

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「ワークフロー」製品のオススメ3点

・優れたコストパフォーマンスと使いやすさを実現「Styleflow」
TDCソフト株式会社

「Styleflow」は、1ユーザーあたり月額300円というコストパフォーマンスに優れたクラウド型のワークフローシステムです。スマートフォンやタブレットへの標準対応はもちろん、モバイルワークに適した使いやすいシンプルデザインを採用。使用頻度が高い申請書類をお気に入り登録したり、現在対応中の申請をホーム画面で確認したり、作成中・申請中・承認待ちの3つのタスクがひと目で分かったりと、その使い勝手も抜群です。規模を問わず利用できるほか、まずは組織の一部で利用するなどスモールスタートにも適しています。

・リーズナブルで使いやすさ・わかりやすさにもこだわり「J-MOTTOワークフロー」
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

「J-MOTTOワークフロー」は、使いやすさ・わかりやすさにこだわり、充実の機能を搭載したクラウド版のワークフローシステムです。1ユーザーあたり月額200円から利用できるリーズナブルな料金体系に加えて、サーバの準備や運用、ソフトウェアのインストールなどにかかるコストは一切不要。なおかつ使いやすい簡単操作で、スピーディーな申請・承認業務を実現することができます。もちろん、処理待ち一覧や申請書作成~承認、申請書検索などスマートフォンでの操作にも対応。そのほか、同社が提供する「J-MOTTOグループウェア」ともシングルサインオンで利用できます。

・業務の流れに合わせて自社で簡単に構築・編集「業務デザイナー」
株式会社ユニオンシンク

「業務デザイナー」は、プログラミングなどの専門知識なしで自社用にカスタマイズできるワークフローシステムです。標準テンプレートを基にレイアウトを作成し、入力用パーツを配置するだけで簡単に構築ができます。モバイルデバイスにも対応しており、決裁の早期化やリアルタイムかつ広範囲な情報の一元化を実現。簡単な操作でリアルタイムにデータを抽出し、自由に分析資料を作成できるデータ分析、人工知能を活用したキーワード自動解析ツール、帳票に捺印される印鑑イメージや承認された際の証跡など内部統制に必要な各種機能も備えています。

まとめ

ワークフローシステムは、企業のビジネスを加速するための重要な鍵となります。働き方改革や業務効率の向上に加えて、業務全体のスピードアップや見える化、ペーパーレス化によるコスト削減などにも効果を発揮してくれる頼もしい存在です。「まだワークフローシステムを導入していない」「導入済みだが使いづらい」といった企業の方々は、ぜひこの機会にベストなワークフローシステムを選び、競合他社へのアドバンテージにしてください。

現在、各ベンダーからさまざまな機能を持つワークフローシステムが提供されており、どれを選べば良いか迷ってしまう場合もあると思います。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。

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