消費者ニーズの多様化や働き手の不足といった社会の変化にともない、あらゆる業種・規模の企業で業務の効率化が重要なミッションとなっています。ビジネスを成功させるためには、マネージャー職が本来の生産的な業務に注力できる環境を構築する必要があります。そこで重要となるのが、現場の状況をリアルタイムで把握し、迅速かつ適切に対処するためのツールです。本稿では、とある企業のマネージャー3名によるモバイルアプリを活用した業務効率化の様子を見ていきましょう。

登場人物紹介

A氏 A氏
製造部門のマネージャーで工場長。管理業務に追われ、工場に出向いての状況把握はなかなか行えない。
B氏 B氏
品質管理(保守点検)部門 のマネージャー。外回りで保守点検を行う部下からの報告対応に追われる。
C氏 C氏
複数の拠点をまとめる営業部門のエリアマネージャー。現場やスタッフの状況を正確に把握している。その理由は?

現場との連携が疎かになると、円滑なビジネスが阻害されるという2つの事例

社外での業務を管理するマネージャー職は、すべての現場に直接出向くことは難しいため、現場担当者からの報告に頼るケースが多いと思います。とはいえ、担当者すべてが外回りから帰社したあとに報告書を作成・提出していたのでは、そのあとに確認をするマネージャーにかかる負担は増加してしまいます。その結果、迅速な判断が必要な案件への対処が遅れたり、本来の業務が疎かになったりと、多くのデメリットが生じます。

本稿では、オフィス機器の製造と販売を手がける、とある企業のマネージャー3名にスポットを当て、企業のマネージャーが抱える課題と解決方法を見ていきます。まずは、夜の事務所とオフィスから聞こえてきた、マネージャー2名の悲痛な独り言を聞いてみましょう。

  • 現場との連携が疎かになると、円滑なビジネスが阻害されるという2つの事例

~工場長 A氏の場合~

A氏 今日はヒヤリハットの報告がいつもの何倍もあるじゃないか。しかも全部同じ場所で起こっている。どうやら新しい工作機械の設置場所に問題があるようだな……。

製造工場に隣接する事務所内で、工場長のA氏は頭を抱えています。この工場では1日の業務が終わったあと、各作業員が事務所のPCでヒヤリハット報告書を入力しています。今回は、同じ場所で大怪我につながるヒヤリハット事例が何度も発生しており、A氏も事務所でひとり“ヒヤリ”としているところです。

A氏 最初に問題が発生したときに報告してもらえれば、そのあとの危険を減らせたんだけどなあ。でも作業員にわざわざ報告に来てもらうのも難しいし、私が頻繁に工場に出向くとほかの仕事ができないし……。第一、今から機器のベンダーさんに連絡しても、対応は明日以降だ。……ああ、現場にいなくても状況を把握する方法はないだろうか?

誰もいない夜の事務所に、A氏の独り言がむなしく響き渡ります。

~品質管理部門 マネージャー B氏の場合~

B氏 お客様へ納品した機器の保守点検報告、まだ半分しか確認できていない。……ああ! このトラブルはメチャクチャ深刻じゃないか! このままではお客様の業務に支障が出る。迅速に対応する必要があるのに、この時間では交換パーツがあるか確認できない。どうしてもっと早く報告しないんだ、まったく!

外回りして保守点検を行ってきた部下たちから渡された膨大な報告書。その中から緊急対応を要する報告が出てきてしまったようです。翌日に発覚するのですが、実は報告書を書いた部下はB氏に電話とメールでも連絡したのですが、電話した際は離席中、メールは見落とされていました。夜のオフィスで憤っていても、問題の半分は仕事が多過ぎて重要な報告を見逃しがちな自身の業務スタイルにあり、部下のせいだけではないようです。明日の朝一に対処することを心に刻み、B氏は疲れを感じながら帰宅の途につきました。

現場の状況をリアルタイムで把握するエリアマネージャー、その秘密とは

このように、現場との連携や情報共有に悩みを抱えるA氏とB氏は、ある日マネージャーの全体会議で本社に赴きました。ほかのマネージャーたちの報告から、同じような悩みを抱えていることを感じ取った2人ですが、以前より付き合いのあるマネージャーC氏の報告を聞いて驚きます。C氏は多くの現場とスタッフをまとめるエリアマネージャーで、その業務内容は多岐に渡ります。それにも関わらず、現場の状況やスタッフの報告などを適切に把握していることが会議の報告からうかがえたのです。全体会議が終わった瞬間、A氏とB氏は同時に立ち上がり、C氏の座る席へと向かいました。

A氏 Cさん、先ほどの報告を聞きましたが、たくさんの現場をきちんと把握されているのはすごいですね。何か秘訣でもあるんですか?
B氏 そうそう、どうやったらあんなに早く緊急案件に対処できるんですか?
C氏 Aさん、Bさん、実は現場の担当者にモバイルアプリを配布して使ってもらっています。担当者が入力するとすぐにクラウドで共有され、オフィスのPCでまとめて確認できるんです。

そう答えたC氏は、会議室に持ち込んだノートPCで管理画面を開いて、ふたりに説明します。

C氏 ほら、モバイルアプリからの報告なら、写真を添付することもできて状況を把握しやすいんです。もちろん自分のスマートフォンでも確認できるので、出先からでもすぐにチェックできますよ。
A氏 なかなか便利そうですね。市販のアプリですか? ウチの情シスだと、導入の要望を出してからけっこう時間がかかったのではないですか?
B氏 私も情シスに相談したことありますが、ウチの現場にピッタリな製品が見つけられなかったんですよね……。
C氏 いえ、今使っているモバイルアプリは、現場の要望を聞いて私が自分で作ったものなんです。
A氏 ええっ!? Cさんってプログラムとかできる人でしたっけ?
C氏 いえいえ、まったくできませんよ(笑)。
B氏 え、でも自分で作ったっておっしゃいましたよね?
C氏 はい、実はモバイルアプリ作成ツール「Platio(プラティオ)」を導入したんです。さまざまな業務向けのアプリテンプレートが100種類用意されていて、そこから選ぶだけでモバイルアプリを作れます。プログラミングの知識は不要で、Webブラウザの画面から簡単に作成できるので、ITに不慣れな私でも問題なく使えました。日報アプリやキャンペーン管理アプリなど、すでに4つのアプリを作って活用していますよ。
  • 現場の状況をリアルタイムで把握するエリアマネージャー、その秘密とは

C氏はPlatioの特徴を2人に説明していきます。100種類のアプリテンプレートは、項目の追加やレイアウトの変更も簡単で、現場の担当者が使いやすいアプリを直感的な操作で作成できること。アプリの情報はクラウド上に保存され、マネージャーは入力された内容をリアルタイムで確認できること。アプリの作成と入力データの確認はWebブラウザで行うことができ、データコンソール画面では各アプリの情報を一覧表示できること。

  • アプリ作成中の操作画面。直観的な操作で作成できる

    アプリ作成中の操作画面。直観的な操作で作成できる

  • 各担当者からの報告を一覧で確認できるため、1つずつメールを開封する手間がなくなる

    各担当者からの報告を一覧で確認できるため、1つずつメールを開封する手間がなくなる

さらにグラフ表示で可視化したり、CSVやExcel形式で出力して分析に活用したりできることなど、さまざまなメリットを語っている最中、C氏のスマートフォンから通知音が鳴り響きました。

     
C氏 ちょっと失礼……。ああ、現場の状況にちょっと問題が出てきたみたい。オフィスに帰ったらさっそく対処する必要があるな。
A氏 現場からメールやチャットで連絡がきたんですか?
C氏 いえ、Platioで作ったアプリからの自動通知ですよ。「検知」機能といって、入力データに特定の変化があると自動的に通知を送るように設定できるんです。現場の担当者が「緊急」に設定した報告も通知されるので、迅速な対応が必要な案件も見逃すことがなくなりました。
A氏 それは便利ですね! 私のところの悩みも解決できそうですが……あまり予算が使えないんです。
C氏 それなら大丈夫です。モバイルアプリを利用するユーザーIDに応じて課金制が採用されていて、10ユーザーなら月額2万円で利用できます。複数のアプリを運用しても料金は変わりません。おふたりはどんな課題を解決したいんですか?
A氏 安全確保のためにも、現場の状況をリアルタイムに把握したいんです。
B氏 膨大な報告をスムーズに確認して、重要案件にすばやく対応したいです。
C氏 それなら、このアプリテンプレートが使えると思います。まずAさんの場合は……。

全体会議は終わったというのに、3人はそのあとも熱心に話し合いを続けていました。それから2週間後、A氏とB氏の業務は大幅な効率化を実現することになります。

モバイルアプリ作成ツール「Platio」で現場とマネージャーのつながりが密に

  • モバイルアプリ作成ツール「Platio」で現場とマネージャーのつながりが密に

~工場長 A氏の場合~

工場に隣接する事務所で業務を行うA氏のスマートフォンに通知が届きます。

A氏 写真を見る限り、かなり危険性の高いヒヤリハット事例といえそうだ。さっそく機器ベンダーに連絡して午後一で調整してもらおう。それまで、この工程の作業はストップさせなくては。
  • PC以外にもスマートフォンなどモバイル端末でも通知を受け取ることができる

    PC以外にもスマートフォンなどモバイル端末でも通知を受け取ることができる

Platioのテンプレートから作成したヒヤリハット報告アプリを現場に配付したことで、リアルタイムで情報を確認できるようになったA氏。自身の業務負担を増やすことなく、工場の安定稼働と作業員の安全性向上を実現し、作業員たちからも何かあったときにすぐ写真を撮り、危険な場所に印をつけるといった操作も簡単に行えるため「使いやすい」と高い評価を得ています。A氏はこの成功をふまえ、そのほかの課題解決にもPlatioを活用できるか検証しているといいます。

  • ヒヤリハット報告アプリのスマートフォン表示

    ヒヤリハット報告アプリのスマートフォン表示

~品質管理部門 マネージャー B氏の場合~

オフィスの机に座ったB氏は、顧客と電話で話しています。

B氏 はい、業務を妨げないよう、本日中には確実に対応させていただきます。それでは、失礼いたします。

満足げな表情で受話器を置くB氏。どうやら顧客に納得していただけたようです。B氏のデスクにあるPC画面には担当者からの保守点検報告が一覧表示されており、これまで机の端に積まれていた紙の報告書は影も形もありません。今この瞬間も、外回りをしている担当者のスマートフォンからリアルタイムで報告があがってきています。Platioで点検アプリを作成したことで、夜のオフィスで紙の書類と格闘することはなくなりました。

  • スマートフォンからリアルタイムで報告を確認

    スマートフォンからリアルタイムで報告を確認

このように、マネージャーと現場をつなげるモバイルアプリは、業務の効率化を強力に支援してくれます。自分のニーズに合ったアプリが見つからないと悩んでいるマネージャーは、Platioを試してみることをオススメします。30日間の無料トライアルが利用できるほか、導入支援サービスも用意されており、短期間でモバイルを利用した業務改善が実現するはずです。

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