「ワークフロー」とはなにか

ワークフローは、企業においてやり取りされる人や情報、業務に関する流れ、またその流れを図式化したものを指す言葉です。普段はあまり意識されていないことも多いのですが、企業内の業務には必ず開始から終了まで、誰が・いつ・どのように遂行するのかという流れが存在します。稟議書などの書類に関しても、決まったルートで回覧し、指定された決済者によって承認が行われます。このような、業務における一連の流れを図式化したものがワークフローです。

「ワークフロー」で業務改善

業務改善を行う場合、まずはその業務に関する一連の流れを明確化し、ワークフローとして定義していくことが極めて有効です。ワークフローを整備・共有しておくと、各個人の業務が円滑に行えるだけでなく、管理者が全体の進捗状況を見渡しやすくなります。また、こうした取り組みの中で遅延やミスなどボトルネックとなる部分を見つけ出し、PDCAを回すことにより、業務のさらなる改善効果も得られます。特に、多くの人員が関わる案件や大規模なプロジェクトなどでは、そのメリットも大きくなるといえるでしょう。

「ワークフロー」製品のオススメ3点

・紙による申請・承認の流れをWebに再現「Create! Webフロー」
インフォテック株式会社

「Create! Webフロー」は、紙による申請・承認の流れをWebに再現したワークフローシステムです。設定されたルートに各種のドキュメントを乗せて、申請・承認・回覧などの業務フローを処理することができます。操作方法および承認ルートと進捗の分かりやすさ、自由なデザインと直感的な入力が可能な紙イメージの申請書、決裁後のPDFによる自動保管、組織階層と役割権限による細やかな承認ルートと自動判定付き条件分岐、他システムも含めたシングルサインオンによるシームレスな使い勝手、他システムに対するデータ参照や自動更新など、多彩な機能を搭載。ニーズに応じて選べるクラウド版とパッケージ版がラインアップされています。

・最短5分のスピード導入で操作方法もシンプル「ジョブカンワークフロー」
株式会社Donuts

「ジョブカンワークフロー」は、稟議をはじめあらゆる社内申請に対応したクラウド型のワークフローシステムです。導入は最短5分で完了し、直感的なUI設計で操作方法もシンプル。「マウスでクリックして移動するだけ」の簡単な操作で各種申請フォーマットを作成できます。また、PCだけでなくスマートフォンからも申請・承認が行えるため、申請書作成や承認処理などの管理業務を大幅に効率化することが可能。スマートフォンで撮影した書類なども簡単に添付、そのまま申請できます。

・本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現「楽々WorkflowII」
住友電工情報システム株式会社

「楽々WorkflowII」は、本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現できるワークフローシステムです。データ項目設計とマウス操作によるレイアウト編集のみで、特別なツールを使うことなくWebブラウザから思い通りの画面が簡単に設定可能。使い慣れたMicrosoft Excelによる画面作成も可能です。申請フォームや承認フローの設定にも、専門的なプログラミング知識は必要ありません。企業規模を選ばないきめ細かなユーザー・組織管理、スマートフォンやタブレットへの標準対応、日本語に加えて英語・中国語への標準対応なども特徴です。ニーズに応じて選べるクラウド版とパッケージ版がラインアップされています。

まとめ

ワークフローは、企業のビジネスを加速するための重要な鍵となります。働き方改革や業務効率の向上に加えて、業務全体のスピードアップや見える化などにも効果を発揮してくれる頼もしい存在です。「まだワークフローを導入していない」「既にシステムとして導入済みだが使いづらい」といった企業の方々は、ぜひこの機会にベストなワークフローシステムを選び、競合他社へのアドバンテージにしてください。

現在、各ベンダーからさまざまな機能を持つワークフローシステムが提供されており、どれを選べば良いか迷ってしまう場合もあると思います。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。

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