「ペーパーレス」という言葉を耳にするようになり何年も経ちますが、会議資料も稟議書も申請書も、未だに紙を使っている企業は少なくありません。「紙の方が慣れているので扱いやすい」「仕事のやり方を変えるのが面倒」などの理由から、ペーパーレス化に抵抗感を持つ人もいるでしょう。しかし、稟議書や申請書がデジタルになることのメリットを考えてみてください。

「書類を書いて提出するために会社に戻らなければ」
「先週出した稟議書がなかなか承認されない。誰かのところで止まっているのかな」
「あれ? あの申請書のコピーはどこにあるんだっけ……」
など、日々の業務のなかで発生するさまざまな困りごとが解決されるのです。

書類は外出先からオンラインで提出、稟議がシステム化されていれば承認がどこまで進んでいるのかも可視化でき、過去の書類の検索も一瞬です。 それでも、「無駄がなくなるのはわかっているけれど、具体的にペーパーレス化を進めるには?」「社内で受け入れられるか心配」という方も多いでしょう。本稿は、そんな方にぜひご一読いただきたい内容となっています。

稟議や申請書類のシステム化から始める、ペーパーレス活動!

ペーパーレス推進の任務を与えられた、総務部のカミヤマ課長

カミヤマ課長の部下、ノガミさん

老舗企業で、300名の社員を抱えるA社。総務部では、役員から直々にペーパーレス推進の任務を与えられたカミヤマ課長と部下のノガミさんが、デスクに並べられたさまざまなシステムのパンフレットや資料を見ながら、浮かない顔で話をしています。

資料だけはいっぱい揃ったな。

ペーパーレスに逆行してますね。

それを言うな……でもこうして見てみると、どれも費用がかかりすぎるな~。文書管理システムとか、全社員にタブレットを配布するとか……。

これはどうですか? ワークフローシステム。休暇届とか稟議とか、承認関係の書類は減らせますよ。ウチの会社、社員がたくさんいるから、それだけでもペーパーレス化が進む気がします。

なるほど……稟議や届出系の書類って、紙の量で考えるとかなり多いからな。

稟議書の管理や台帳作成も大変なんですよ。私たちの働き方改革にもつながりますよね。

いや、待てよ? ワークフローをシステム化するってことは、社員全員に「今度からこのシステムを使います! 使ってください! 」って説明して歩かなくちゃいけないってことになるよな? これは大仕事だよ。

そうですね……申請する側はともかく、承認側には偉い人もいますもんね。全員に使ってもらえるようにするなんて、私たちだけでは難しいかも。「紙の方が慣れているし楽だ!」とか言われそう……。

だろ? 2人だけのチームで何ができるだろうか……。

あ、よさそうなのがありますよ!
「紙の申請/決裁業務をそのまま電子化するワークフローシステム」ですって!

ノガミさんは、ワークフローを円滑に電子化するクラウド型ソリューション「Create!Webフロー Cloud」の資料を見つけたようです。読者の皆さんには、2人が見ている資料の概要をご紹介しましょう。

特徴は、迷わず使える操作性、紙の申請書のデザインを踏襲できるレイアウト自由度の高さ、細やかに設定できる承認ルートなどがあります。カミヤマ課長が注目したのは、「Create!Webフロー Cloud」なら、10人という小規模でスタートできることでした。

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    今まで使ってきた紙の申請書と同じデザインの申請フォームのため、抵抗なく始めることができる

スモールスタートを可能にする「Create!Webフロー Cloud」とは?

あれ? でも課長、さっき「システム化するなら社員全員に使ってもらわなきゃ」って言ってましたよね?

大々的に予算を使ってワークフローシステムを入れるなら確かにそうだよ。でもほら、ここに初期費用0円って書いてあるだろう?

「Create!Webフロー Cloud」は初期費用が無料、10ユーザーからスタートできて、1ユーザー単位(月額500円/ユーザー)で追加していくことができます。またその名の通りクラウドサービスなので、専用サーバを用意するコストや、そこにソフトをインストールする手間も必要ありません。

これなら情報システム部門に面倒をかけずに済むし、限られた範囲だけで使う分にはコストも抑えられるから、大げさな稟議を通さなくても行けそうだよ。

確かにそうですね。まずは総務部内で完結するワークフローに当てはめてみて、使い勝手を確認できそうですね。

それが上手くいけば、他の部門にも同じような使い方を奨めてみて、上手くいけばまた別の部門に……というように展開して、いずれは部門をまたがるワークフローにも拡げられるんじゃないか?

各部門でスモールスタートを連鎖させていくということですか! いいですね。成功例がいくつもできれば、私たちが「使ってください!」と根回ししなくても、ソリューション自体がうまく波に乗ってくれそうですよね。

あとは使いこなせるか、だな……。

無料トライアルが1ヵ月使えるみたいですよ。試してみましょう!

まずは身近な業務、限られたメンバーでトライアル

早速「Create!Webフロー Cloud」のWebサイトからトライアルを申し込んだ2人。手始めに取り組んだのは、総務部内の備品購入申請ワークフローでした。日常的に行われていて、しかも部内で完結できるという、テストケースの条件にぴったりでした。

総務部の5名と、ペーパーレス化を推進しようとしている役員に声をかけ、「Create!Webフロー Cloud」のトライアルに協力してもらいました。

これまでの申請書や承認フローをベースに、ノガミさんが「Create!Webフロー Cloud」で申請フォームづくりと承認ルート設計を行い、4日後には試運用が始まりました。あくまでテストなので、従来通りの手続きも踏襲するため、決裁完了後はカミヤマ課長が申請書をプリントして保管する役割を務めました。

1週間ほど運用してコツが掴めたところで、残業・休暇申請ワークフローを追加してみました。そして今度は隣の人事部3人にも声をかけ、人事部内の申請も「Create!Webフロー Cloud」で処理することにしました。

思いのほかスムーズに運用へと漕ぎ着けることができたな。

もとの申請書とまったく同じ見た目の申請画面を作りましたからね! 使い方で困っている人もいないみたいです。

効果を実感しながら、着実にステップアップ

こうした取り組みを見ていた役員は「Create!Webフロー Cloud」の可能性を認め、無料トライアル期間の終了と同時に、管理部門全体17人分のユーザー契約を決定しました。

管理部門での運用が定着して来た頃、次はいよいよ稟議書の全社運用を検討することになりました。ここまで作ってきたワークフローとは違い、承認者も多く、誰が決裁するのかを金額などの条件に合わせて切り替えしなければなりません。ノガミさんが「本当にこれでいいのかな」と少し不安を感じながら承認ルートを設計していると……。

開発元のインフォテックで、ユーザーを対象にしたワークフロー構築相談会をやっているらしいぞ。直接行って相談してみたらどうだ?

Webから申し込めるんですね。行ってみますね!

ワークフロー構築相談会は効率化のコツや操作を教えてくれるだけでなく、実運用に沿った個別相談もできるというものでした。構築相談会で疑問点を解決したノガミさん、1週間後には稟議書のワークフローを完成させ、全社運用の準備を整えることができました。

小さな成功を重ねることで、社内からのニーズが高まる

稟議書の全社運用に成功したA社。 今では総務系・人事系の諸届のほか、情報システム部へのアカウント申請などにも活用されています。それを知った営業部から、「外出先から上司に見積書の承認をもらうのに使いたい」との声も上がっているのだとか。

徐々にペーパーレスの範囲が拡がっていくのを見ていると、俺たちも達成感があるよな。

スモールスタートで、っていう課長の思惑が上手くハマりましたね。

……ここまでトントン拍子に話が進むかどうかはさておき、反対の声を抑えるには、小さな成功をなるべく多く積み重ねて賛成派を増やしていくことが重要です。

「ペーパーレス化にどこから着手し、どう社内展開を図っていくべきか」に悩んでいる担当者は、本稿を参考にしてみてはいかがでしょうか。

紙による申請・決裁業務をそのまま電子化するための
ワークフローシステム


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[PR]提供: インフォテック