働き方改革のひとつとして注目されている「フリーアドレス」。

自席を無くし、どこでも自由に座れることから「コミュニケーションが活発になる」「部署を横断したプロジェクトの発足が容易になる」といったメリットがあるといわれていますが、実態はどうなのでしょうか?「スマートクリエーション」をスローガンに掲げ、働き方改革を進める「メニコン」さんに聞いてみました!

  • コンタクトレンズ総合メーカー「メニコン」

「必ずデスクにある〇〇を無くす」「様々なスペースを設ける」などの工夫で、フリーアドレスを成功させた同社。導入の経緯や成功の秘訣だけでなく、ちょっとした困りごとについてもCSR&コーポレートコミュケーション部の鈴木友紀さんに教えていただきます。

  • メニコン 経営統括本部CSR&コーポレートコミュケーション部 鈴木友紀さん

メニコンがフリーアドレスを導入したワケ

マイナビ:本日はよろしくお願いいたします!早速ですが、御社がフリーアドレスを導入された経緯を教えてください。

当社の経営理念「創造」・「独創」・「挑戦」を実践する働き方をしようと「スマートクリエーション」というスローガンを掲げ、スマートでクリエイティブな働き方へシフトしようとしたことがはじまりです。その一環として本社でフリーアドレスを導入しました。部署間にある“見えない壁”を取り払い、コミュニケーションを活性化させて創造的なアイデアを生みやすい自由な空間にすることが狙いです。


マイナビ:それまでは一般的なオフィスのように座席が決まっていたそうですが、フリーアドレスを始めるに際し、戸惑いや抵抗は無かったのでしょうか?

保管している書類や荷物が多かったので、それを整理するのに時間と手間がかかりましたね。部署ごとにロッカー10本くらいあった書類や荷物を破棄したり電子化したりしながら、それぞれの部署でロッカー1本くらいに収まるようにしました。


ちょっと困った荷物の持ち運び

マイナビ:足元に書類ボックスを置かれていますが、荷物の持ち運びはどのようにされているのですか?

手で持ったり、トートバッグを使ったり、人それぞれですね。私の場合、通勤バッグは個人ロッカーに入れて…ノートパソコンや手帳、ボールペン、水筒、書類といったモノは手で持ち運んでいます。


  • 「荷物の持ち運びが唯一の困りごとです(笑)」と語る鈴木さん

マイナビ:なかなか大変そうですね……

ノートパソコンを抱え、もう片方の手で手帳や水筒を持ってという感じです。ノートパソコンの上に書類やマウス、ペンなどを乗せて移動するのですが、それが落ちたりすると拾うのに一苦労です(笑)。「スマートクリエーション」だけに、もう少しスマートに持ち運びできないかなぁとは思います。


  • 鈴木さんのロッカーはこんな感じ

マイナビ:実はそんなお悩みを持つ方にオススメのアイテムがありまして…。事務用品メーカーのリヒトラブさんから、オフィス内の移動に役立つツールバッグをお預かりしてきました。ちょっと見ていただけますか?

大容量で、ポケットもいっぱいあって良いですね!深さもあってフタもできるので、持ち物が落ちたりすることも無さそう。仕事柄、持ち運ぶ書類が多い社員もいますので、そういう人に喜ばれそうです。


マイナビ:あと、このツールバッグは丈夫な生地を使用しているので、中身が少なくても自立しますよ。

  • ポケットも豊富で、携帯電話や水筒にペンなど整理整頓ができるのもポイント

足元でしっかり立ってくれるのは嬉しいですね。トートバッグなどは床に置くと倒れてしまって、中のものがこぼれたりしがちですから。


マイナビ:ちなみに底面はサッと拭けるコーティング生地になっています。

  • 自立して汚れも拭きやすいので、安心して足元に置けます

オフィスの床って意外と汚れているので(笑)、荷物を置くとホコリで真っ白になったりするんですよね。汚れを簡単に拭けるのは清潔に保てて良いと思います。持ち手が長いので肩から掛けられるし、移動が随分とラクになりそうですね。


フリーアドレスのメリットを享受するための創意工夫

マイナビ:そもそもどうしてそんなに移動が多いんですか?

デスクに電源が無いんです。


マイナビ:電源が無い!?

電源は、立って作業をする「スタンディングスペース」と電話当番用の席にしかありません。そのため、1日に何度かは自ずとスタンディングスペースに移動しなければいけないんです。電源は必ず切れますから。


  • ノートパソコンの電池が少なくなるとスタンディングスペースに移動します

マイナビ:ずっと同じ席に座って仕事しないための工夫なんですね

長い時間パソコンにだけ向かっていると思考まで固定化され、違った見方をするのが難しくなります。たまに立ち歩いて周りを見渡すことで、自然と視野が広がります。スタンディングスペースは窓に面していて外の景色を眺められるので、気分転換にも最適なんです。


  • スタンディングスペースは窓に面しているので気分転換にもなります

マイナビ:フリーアドレスの効果は、当初の狙い通りということでしょうか?

コミュニケーションは以前よりも活性化したように感じますね。スタンディングスペースの反対側に「リフレッシュスペース」があるのですが、社員同士が談笑している風景をよく目にします。


  • 気軽に利用できると好評のリフレッシュスペース、作業に没頭したい時は集中作業スペースを使います

本社では、私も含めた全員がフリーアドレスに合わせた働き方をするように変わってきました。物理的なスペースが限られていることもあって書類なども部署内で共有するようになりましたし、モノを探すといったムダな時間がぐっと減っています。その分、創造に費やせる生産的な時間が増え、効率が上がりました


社員がオフィス内を動く仕組みづくりが必要

マイナビ:最後に、今後予定されている働き方改革に関する取り組みがあれば教えてください!

当社は、本社、研究所、店舗などと事業所によって働き方が全く異なります。今後は各事業所からの提案をもとに現状を検証し、課題をクリアしていきながら働き方改革を前に進めていきます。


  • 紙の資料が多い研究所でもフリーアドレスの導入を始めたと語る鈴木さん

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社内のコミュニケーションを活発にさせるフリーアドレス。しかし、ただ導入するだけでは、おなじ席に座ってばかりで固定席と何ら変わらない結果を招く可能性もあります。フリーアドレスを成功させるには、社員がオフィス内を動く仕組みづくりが必要であるように感じました。

その際、移動のストレス軽減も鍵となることでしょう。今回ご紹介したツールバッグを活用すれば、フリーアドレスを上手に運用するための一助となるのではないでしょうか。

パソコンやタブレットを安全に持ち運びたい方は、ハードシェルバッグもおすすめ。出張時にも便利ですよ。

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