休暇取得、交通費の精算、新規プロジェクトの予算申請からメールアカウントの申請まで、会社では業務のあらゆるところで申請書や稟議書が登場してきます。円滑かつ確実に業務をこなすには欠かせないものですが、その煩雑さや処理の遅さに不満を抱いている方も多いのではないでしょうか。 そこで勤務先も立場も違う方々に、現状の申請・稟議のワークフローやその不満について語っていただく場を設けました。話のなかから必要とされる改善策を探っていきます。

参加者プロフィール

Aさん 製造業・管理部長 男性

Bさん 小売業・仕入れ担当 男性

Cさん 商社・営業係長 男性

Dさん IT系・経理課長 女性

現状とそれぞれの不満「帰社しないと処理できない」「承認に時間がかかる」


――まず皆さんの会社では、申請書や稟議書をどのように処理されているのか、教えてください。

Aさん
製造業
管理部長
紙ベース

紙の申請書にハンコを押しています。創業時からは比べものにならないくらい人員は増えているのですが、申請方法は小規模企業だった頃と同じです。管理の人がやり慣れた方法がそのまま…という感じですね。

Bさん
小売業
仕入れ担当
グループウェア

ExcelやWordでつくった申請書をグループウェア経由で提出しています。

Cさん
商社
営業係長
メール添付

ウチは電子ファイルをメール添付。電子印鑑ツールも入れているから、プリントの必要はないし、紙に比べれば楽かな。

Dさん
IT系
経理課長
ワークフロー

当社は去年、ようやくワークフローシステムを入れました。最初は社員が使い慣れていなくて、トラブルがありましたが、最近ようやく軌道に乗りはじめたところです。

今回の参加者のなかでは紙ベースでの処理をされているのはAさんだけでしたが、マイナビニュースが全国309人を対象に実施した「稟議書のフローに関するアンケート」では、印刷した紙の稟議書を使っているという回答が46%にものぼっており、まだまだ「慣れた昔のやり方を変えたくない」というところが多いことが分かります。

――現状の方法で、何か困っていることはありますか?

Aさん
製造業
管理部長
紙ベース

紙を提出しなければいけないのがネックですよね。自分が申請書を提出する時はもちろんですが、外出中に部下から「申請、上げておきました」とメールが入れば、会社に戻って承認のハンコをつかなければなりません。それで残業が増えちゃって…。

Bさん
小売業
仕入れ担当
グループウェア

僕は発注申請で同じExcelを2回、本社の発注担当に送っちゃってトラブルになったことがありましたね。前に出したかどうか、チェックすればいいんですが、忙しい時期はそこまで気が回らなくてダメですね。

Cさん
商社
営業係長
メール添付

私は承認することのほうが多い立場にあるんだけど、申請メールがほかのメールに埋もれてしまうことがよくあるね。それで承認が遅れて部下にせっつかれることが…。

Bさん
小売業
仕入れ担当
グループウェア

そうそう、途中で止めちゃう人がいると、承認が遅くなることがあるんですよ。よその会社の係長に言うことでもありませんが、気をつけてください(笑)。…でも笑いごとじゃなくて、あまりに遅いと承認がどこまで進んでいるのか、結局聞いて回ることになるんですよ…これじゃデジタル化した意味ないですよね。

Cさん
商社
営業係長
メール添付

以後気をつけます(笑)。…ほかには「本当にこれ、俺が承認すべき案件なの?」っていう申請がきて、戸惑うこともあるな。関係部署に電話して承認手順を確認したり、申請を差し戻したり…ワークフローがしっかりしてないと、こうなっちゃうんだろうね。わが社もシステム化しないとダメだな。

いろいろと不満や課題が出ていますね。マイナビニュースの調査でも現状の稟議書への不満について「特にない」との回答はわずか10%ほど。決裁や作成にかかる時間や、会社でしか作成・処理ができないこと、承認ルートが分からないことなどが挙がっています。

使ってみないと分からないワークフローシステムの課題

こうした不満の解決策として、やはりワークフローシステムが望まれているようです。調査では「すでに導入している」会社から「検討したいが(何らかの理由で)検討できない」という回答までを含めると、導入そのものには約90%が肯定的な意見をもっているという結果が出ています。

Aさん
製造業
管理部長
紙ベース

Dさんのところはワークフローシステムを入れていらっしゃるようだけど、いかがですか?

Dさん
IT系
経理課長
ワークフロー

確かに今みなさんが挙げていらっしゃったようなトラブルは少ないですよ。ただ設定が難しいのが課題ですね。当社は人の入れ替わりや組織変更が多くて、そのたびにワークフローの修正作業が必要なんですが、今のシステムは業者さんに依頼しないと修正ができなくて。時間もコストもかかってしまうんです。

Dさんの言うとおり、ワークフローシステム導入後に生じてくる不満や課題も少なくないようです。調査では「既存アプリとの連携ができない」「拡張/業務追加ができない」などシステムそのものの柔軟性や、「使いこなせない」「設定/構築設計/メンテナンスが容易ではない」といった使い勝手に対する不満が挙がっています。

Bさん
小売業
仕入れ担当
グループウェア

なるほど、導入したらしたで、システムに対する不満っていうのも出てくるわけですね。ウチの会社の業務管理部門でも、ワークフローシステムを検討しようとは思っているみたいですけど、よく考えてから入れてもらわないと、逆に面倒が増える可能性もありそうですね。

Cさん
商社
営業係長
メール添付

せっかく入れても使いこなせないんじゃあなぁ…。

Dさん
IT系
経理課長
ワークフロー

そうなんですよ、実際に使ってみるまで気づかない問題点は、結構多いと思います。

Aさん
製造業
管理部長
紙ベース

何か、よいシステムがないものなんでしょうかね?

ワークフローシステム選び、そのポイントは?

多くの人がワークフローシステムを望んでいることは分かりますが、慌てて選定してしまって後悔するのは避けたいものです。

ここまでの話のなかで出てきた不満や課題を解決できるワークフローシステムには…

  • 紙の申請書からスムーズに移行できること
  • 承認の進捗を自席のPCやタブレットで確認できること
  • 設定変更やシステム連携にも簡単に対応できること

…などの条件が求められることになりそうです。選定の際にはこうした条件をクリアできたシステムかどうかを、しっかり確認することをお奨めします。

本稿では選択肢のひとつとして、インフォテックが提供するワークフローシステム「Create! Webフロー」へのリンクを貼っておきました。これから導入を考えている方、現状のシステムに課題をお持ちの方は、ぜひ参考になさってください。

Create! Webフロー

「紙の申請書を電子でワークフロー」をコンセプトに、
紙による申請/決裁業務を忠実に再現したワークフローシステム

調査方法:マイナビニュース インターネット調査
調査期間:2018/04/20~2018/04/25
調査対象:マイナビニュース会員 309名

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