会計・人事給与システムの専業ベンダーが手がけるモバイル経費精算

業務のIT化が進みさまざまな作業がペーパーレスで進められるのが主流となった昨今でも、根強く紙ベースで行われている作業がある。それが経費精算にまつわる作業だ。毎月のように行わなければいけない経費精算において、交通費や旅費を精算入力したり、領収書の原紙を張り付けたりといった経費精算の作業は、多くの人々にとって非常に負担となっているのである。

そうしたなか、1995年から会計・人事給与に特化した統合業務パッケージ「SuperStream」シリーズを開発、販売しているスーパーストリームでは、日本企業が経営基盤システムに求めるニーズに確実に応えるべく改善を重ね、国内の中堅企業から大企業を中心に製品を提供し続けてきた。その累計導入社数は8,800社に達しており、うち上場企業が775社を占める。そんな同社は2017年6月、操作性の大幅向上を目的に従来のUIを刷新した「SuperStream-NX Ver.2.0」をリリース。

スーパーストリーム 取締役 企画開発本部長 山田誠氏

スーパーストリーム 取締役 企画開発本部長 山田誠氏

「経理部門や人事部門の方々は日頃膨大な業務をこなされていますので、SuperStream-NX Ver2.0の快適な操作性や高いパフォーマンスを非常に高く評価いただいています。これも、20年以上ユーザー会やパートナー様から寄せられる現場要望の声に耳を傾け、製品に反映し続けてきたからこそと自負しています」と語るのは、スーパーストリーム 取締役 企画開発本部長の山田誠氏だ。

SuperStream-NX Ver.2.1経費精算のログイン画面

SuperStream-NX Ver2.1 従業員モバイルオプションのログイン画面

同氏が「SuperStream史上で最高傑作です」と自負するSuperStream-NX Ver2.0は、2018年6月1日にバージョンアップ(Ver2.1)。その中で特に力をいれたのが経費精算機能だ。長年ユーザーからの「従業員の経費精算に紐づく領収書のペーパーレス化を実現したい」という声を形にしたもので、従来の経費精算機能を全面刷新し、その使いやすさは格段に向上しているという。

具体的には、SuperStream-NX 統合会計の「経費/仮払精算」が一覧入力可能な画面へと機能改善され、自社の旅費規定に応じた日当・宿泊手当の計算が自動で行われるようになっている。さらに、「駅すぱあと」と連携した入力結果画面も改善されており、例えば路線図の視覚化や、定期券区間の控除金額を自動計算することも可能だ。

そして今回の機能改善で特筆すべきなのが、新たにリリースされた「従業員モバイルオプション」だ。そのコンセプトはズバリ「いつでも、どこでも経費精算をスマホで」というものであり、Android、iPhoneいずれのスマートフォンからでも利用できる経費精算/承認機能となっている。

OCRやe文書法にも対応する「従業員モバイルオプション」

ではここで、SuperStream-NX Ver.2.1の「従業員モバイルオプション」の概要を詳しく見ていこう。まず交通費精算での経路検索では、駅すぱあとから検索が行えるようになっている。駅すぱあととの連携により、場所の入力時に駅名の候補が自動表示されるほか、GPSを活用して最寄り駅の検索も可能となっている。ほかにも、駅名からのあいまい検索や履歴からの検索、現在地からの入力もサポート。さらに、よく行く訪問先をマスタに登録しておけば、営業担当が目的地を入力するだけで、自動的に経路検索と交通費入力が完了してしまう。

また、「従業員モバイルオプション」は申請する従業員側だけでなく、承認する側にも配慮がされている。例えば、申請された交通費を上司や経理部門が承認する際、駅すぱあと検索後の金額には「電車アイコン」が表示されており、その金額が変更されている場合には「アラート」アイコンが表示されるため、承認側が金額を確認する手間を省けるようになっている。

  • 視認性の高い承認画面。また、承認待ちの件数はメニューに表示されるので進捗状況が一目瞭然

    視認性の高い承認画面。また、承認待ちの件数はメニューに表示されるので進捗状況が一目瞭然

スーパーストリーム 企画開発本部 プロダクト開発部 テクニカルサポート課 ITアーキテクト 佐藤淳氏

スーパーストリーム 企画開発本部 プロダクト開発部 テクニカルサポート課 ITアーキテクト 佐藤淳氏

新機能開発の中心となった、スーパーストリーム 企画開発本部 プロダクト開発部 テクニカルサポート課の佐藤淳氏は次のようにその利便性を語る。

「例えば10件の交通費のうち5件が駅すぱあとで検索されていれば、経理部門や上司が手作業で調べる必要があるのは残りの5件で済みます。日頃の負担の大きい金額確認の作業がかなり軽減されることでしょう。さらに、承認作業をオフィス外でも行えるようになるため、働き方を改善できるとともに事務処理の滞りなども解消されるはずです」

次にOCR読込機能は、スマートフォンのカメラで領収書を撮影すると瞬時にその情報をデータ化してくれる機能だ。領収書の内容を解析して日付、金額を画面に表示し、明細へと反映するのである。領収書に記された電話番号が取得できた場合には、電話番号に紐づく会社・店舗名を表示する。例えばコンビニチェーンのレシートなどの場合、社名がロゴのみであることも多く、この場合はOCRで読み取ることはできない。しかし、このOCR読込機能では会社名は地図情報に登録されている電話番号から取得するため、そうした心配も無用だ。さらに、店舗名まで自動入力されるため、より厳密な経理管理も可能になる。

  • OCR読込機能
  • OCR読込機能
  • OCR読込機能

そしてOCR読込時に、領収書の画像にタイムスタンプを付与することもできる。これにより証憑管理e文書対応オプションを導入している場合には、領収書の原本は保管せずに破棄してしまうことが可能になる。監査などの際に倉庫に赴いて経理部門が領収書原本を探すといった手間からも解放されるのだ。

「今回の新機能はエンドユーザーが一般社員ということもあり、一人でも喜んでくれる人を増やしたいという思いから、ユーザービリティにこだわり開発を行いました」と佐藤氏は当時を振り返る。

山田誠氏も「これまでは経理・人事の部門向けに機能改善を続けてきましたので、そうした意味では、今回の『従業員モバイルオプション』は会計・人事給与のシステムベンダーとして、大きな挑戦でもありました」と、スーパーストリームならではの思いを語ってくれた。

お金と人にまつわるあらゆる情報を有効活用

時間や場所を問わず経費精算やその承認が行えるとともに、領収書の紙の保存から解放され、さらに立て替えた経費がいつ支払われるかもわかる「従業員モバイルオプション」が、従業員や経理部門、上長にもたらすメリットは計り知れない。さらに、SuperStream-NXであれば、承認/未承認をまとめた経費が予想でき、月の計上額が素早く把握できるようになるだろう。しかもこれだけの機能が、1ユーザー・年間5,400円で利用できてしまうのである(*)。

「今回は大半の従業員にとって面倒な作業である経費精算にフォーカスしましたが、『従業員モバイルオプション』という名称からもわかるように、決して経費精算の領域だけで終わるつもりはありません。会計データには経営者や部門長の意思決定で重要な科目/セグメント別の予算・実績データを保有していますし、人事データには従業員の多様なデータもあります。つまり「お金」と「人」にまつわるありとあらゆる情報をSuperStreamは保持しているため、今後はそれらの経営データを権限に応じて従業員がモバイルで活用できるように機能強化を図っていく構えです」(山田誠氏)

そこに向けた第一弾となる今回のSuperStream-NX Ver.2.1の経費精算にまつわるバージョンアップは、会計・人事給与システムベンダーだからこそ培ってきたノウハウを徹底的に注ぎ込んだものと言っていいだろう。

スーパーストリームのHPはこちら
https://www.superstream.co.jp/
SuperStream-NX Ver.2.1の詳細はこちら
https://www.superstream.co.jp/kk/product/nx/v2/index.html/

*「従業員モバイルオプション」の利用はSuperStream-NX 統合会計の購入が前提です

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