働き方改革と聞いて、何を思い浮かべるだろうか。社員の働きやすさをサポートする制度・環境面での整備はもちろん重要だが、日頃オフィスで業務を進めるにあたって利用するビジネスツールの刷新による「業務効率化」も大きなキーワードとなる。そこでテーマとして浮上してくるのが“コラボレーション”、つまり共同作業の活性化だ。Dropboxがリリースした新サービス「Dropbox Paper」が、ビジネスにおける多彩なコラボレーションをサポートし、働き方を変えていく。

  • Dropboxがリリースした新サービス「Dropbox Paper」

この記事で紹介するPaperのポイント

  • 共同作業をよりスムーズ&スマートに
  • ステッカーや絵文字でやわらかいコミュニケーションを
  • SNSやエンタメコンテンツの挿入でアイデアを刺激
  • ショートカットを使ってさらに作業効率UP
  • メール連絡に付きまとう問題を解消するには

    オフィスでの業務効率化を考えたとき、標準ビジネスツールとして使われているメールについて改めて見直すことはムダではないだろう。現在、オフィス内外の連絡にはメールを使うのが一般的だ。スケジュールや案件の内容に関する相互連絡に始まり、OfficeやPDFといったファイルのやり取りまでをメールで行う。

    ビジネスにおいて当たり前のように使っているメールだが、その仕組み上、送信先の相手がメールを読んだかどうかを確認するのは難しい。また、同じタイトルのメールに返信が重なると、目的のトピックを見つけるのも大変だ。担当者間で編集を加えながら回覧するファイルがある場合は、その都度ファイル名をリネームして添付しなければならず手間がかかる。しかも、ExcelやPowerPointのファイルを担当者間で回していると、必然的に編集バージョンの異なるファイルがいくつも生成され、どれが最新のものであるのか混乱するケースも多々あるだろう。

    これでは業務の効率化や、その延長線上にある生産性向上はなかなか難しいといわなければならない。共同作業という観点から業務効率化を実現するには、現在メールで行っている作業を別のツールに置き換えることも考えたほうがいいということだ。

    メールを出したのはあくまで一例としてだが、現行のビジネスにおける情報やファイル共有では同様の課題がしばしば見られる。そこで、こうした不便な部分を解消したうえで共同作業を行えるツールがあればベストだという結論が出てくるだろう。オンラインファイルストレージサービスで知られるDropboxが提供する「Dropbox Paper」(以下、Paper)は、それを手軽に実現できるツールだ。様々な共同作業のミッションにおいて、業務効率化を著しく進展させる可能性を秘めている。

    共同作業で自在に活用できるワークスペース

    Paperをひと言で説明するなら、「ドキュメントを作成できるツール」だ。しかしWordやExcelといった従来のドキュメント作成ツールとは様々な点で異なる。Paperの機能はドキュメントを作るところに最大の重点があるのではなく、同時性や連携性の高さがより重視されている。働き方改革という視点で考えるなら、チームのメンバーなどを呼び込んでいかにスムーズに共同作業を行える点がより重要だ。Paperでは、複数人が同時に同じドキュメント上で作業を行う際に瞬時に変更が反映され、競合ファイルなどが作成されることもないため、ストレスなく共同作業を行える。Evernoteなどのノートツールのようにユーザー単独で使うことももちろんできるが、複数人でひとつのワークスペース上で作業をする場面でPaperの本領が発揮されるのだ。

    つまりPaperは「書き込み・貼り付け自在で共有可能なワークスペース」なのである。そこにはメモやメッセージ、連絡、独り言などあらゆる感覚で気軽にテキストを書き込むこともできれば、画像や動画、表、Webページへのリンクなどを貼り付けることもできる。ドキュメントを作成した本人だけでなく、招待された参加者も、同時に閲覧したり、編集したり、コメントを加えたりすることが可能だ。ファイルストレージをメインとするDropboxのサービスであるだけに、Dropbox内に保存してある様々なファイルも自在に挿入し、活用できる。

    Paperの一画面でスムーズな共同作業を

    編集内容はリアルタイムでドキュメントに反映されるので、従来のドキュメント作成ツールを回覧する場合のように複数バージョンが作られて混乱することがない。参加者が編集を行ったらメンバーに通知され、誰がいつ閲覧したかも一目でわかる。これまでメールで行っていた連絡やファイル回覧などをPaperの一画面で済ませられるのだ。

    メールとの連携でより便利に

    しかし、「いつドキュメントが変更されたかわからないと常にチェックしなければいけないのでは?」と不安に思う人もいるだろう。実は他のメンバーによりPaper上のドキュメントがアップデートされると、メールで通知を受け取ることができるのだ。さらにそのメールに返信することで、自動的にPaperへ反映される。常に最新の状況をPaper上で確認できるため、従来のメールでの煩雑なやり取りから脱却することが可能だ。

    チャットやSNSの顔を持つPaper

    また、PaperはチャットやSNSの顔も持っている。コメント欄には「ステッカー」と呼ばれる動くスタンプを投稿することができたり、「:」と打つだけで絵文字一覧が出てきたりと、文字だけでは表せない「気持ち」を表現することができる。メールだけでは難しい、上司や外部協力会社との「やわらかいコミュニケーション」を実現してみてはどうだろうか。複数の作業者が柔軟なブレインストーミングを展開したり、思わぬアイデア創出につながったりといったようにきっと共同作業がはかどるはずだ。

    パソコン向けはWebブラウザのみの対応だがDropboxのデスクトップアプリとエクスピアリエンスを連携することが可能。また、スマートフォン/タブレット向けにはiOS/Androidアプリが用意されている。つまり、オフィスではもちろんのこと、出先からスマートフォンやタブレットでPaperの画面にアクセスし、チームメンバーとの共同作業や相互連絡などを柔軟に行うことが可能になる。

    • スマートフォン/タブレット向けにはiOS/Androidアプリが用意されている

    WebブラウザでDropboxにアクセスすると、左側のメニューに「Paper」という項目が用意されており、これを開くとPaperのメイン画面が表示される。同様にDropboxのデスクトップアプリからPaperのメイン画面にアクセスすることもできる。

    • DropboxのTOP画面から簡単にPaperにアクセスできる

    メイン画面からはドキュメントの作成や、これまで作成したドキュメント、共同作業で参加しているドキュメントにアクセスきる。Webブラウザ上で作業するため、Windows、MacなどOSの環境が異なっても同様の操作感で利用できるのはうれしいところだ。

    SNSやエンタメコンテンツの挿入でアイデアを刺激

    ドキュメント作成ツールとしての機能はシンプルだが、機能を削ぎ落としたというよりは、実用性に特化したという印象が強い。本格的なワープロソフトとは異なり、あまりに凝った装飾はできないものの、文字サイズの変更は可能で、太字、ハイライト、取り消し線といった通常必要な書式設定もきちんと網羅している。むしろ書式の種類が限られている分、テキストエディタ感覚で文字をどんどんと書き込むことができ、見た目よりも内容のほうに意識をよりフォーカスできるのがメリットといえるかもしれない。また、直感的にわかりやすいシンプルなUIもありがたい。

    • マウスカーソルをノート上にもっていくと表示される[+]ボタンを押すと、画像や表、リンクの挿入が簡単にできる

    【参考】Dropbox Paper ドキュメントは画像や表の挿入が簡単![+]ボタンができる8つのこと

    一方で、見出しや箇条書き、チェックボックス、絵文字などを右クリックやショートカットの簡単な操作で挿入できる。機能がシンプルな分、操作性もシンプルだ。たとえば「#」と打つとヘッダー(大)が入力でき、「*」を入力してスペースキーを押すと箇条書きを追加することができる。こうしたショートカットは、Markdownの標準記法を採用しているため、Markdownを日頃から使っているユーザーにとっては作業がより快適に感じられるのではないだろうか。

    こういったアイテムを上手に使えば、情報を見やすく整理でき、アイデア出しやブレインストーミングなども効果的に進められることだろう。ドキュメントをテーマに応じてフォルダ管理し、作業効率を上げることも可能だ。

    • たとえば、#を入力してスペースキーを押すと大見出し、[](左と右の角カッコ)を入力してスペースキーを押すとタスクリストを追加できる

    【参考】Dropbox Paper をさらに使いこなすための厳選ショートカット10選

    前述のように表を挿入したり、画像や動画、音声、Webリンクなどを貼り付けたりすることができる。もちろんDropboxに保存されたファイルをPaperへリンクさせることも可能。おもしろいのはYouTubeやFacebook、Instagram、TwitterといったSNSの投稿も貼り付けられる点だ。企画を考えているとき、こうしたSNS上での投稿が思わぬきっかけとなって斬新なアイデアにつながるケースもあるだろう。Spotify、SoundCloudなどの音楽も挿入できるので、音楽を伴うクリエイティブな作業にも役立てられる。

    • SNS上の投稿を共有したい際、URLをペーストするだけでプレビュー画面が自動的に最適なフォームで表示される

    【参考】Dropbox Paperで8種類のリッチメディアを素早く簡単に埋め込んで、さらに素敵な資料を!

    また、注目したいのが「プレゼンモード」だ。Paperで作成したドキュメントがフル画面で表示され、そのままプレゼンテーションとして活用できる。そのため、状況や考え方次第でPowerPointのようなプレゼンソフトも不要になる。もちろん本家PowerPointほどの高度な機能は持っていないが、社内やチーム内での簡易的なプレゼンであればこちらで十分。あえてPowerPointで作成する時間と手間が省けるので、これも業務効率化につながるだろう。

    ちなみに、Paperで作成したドキュメントやフォルダはDropbox内に保存される。件数や容量の制限がないため、必要なだけドキュメントを作成でき、画像や動画といった重いファイルも安心して貼り込める。


    「Dropboxは”ファイルを共有”するサービス」というイメージを持つ人が多いかもしれない。しかしDropboxがPaperを開発したことにより、旧来のクラウドストレージにおける”ファイルの同期”を中心としたサービスから、チームのコラボレーションを促進することによって複数人で行う”作業の同期”を促進するサービスに繋げていくといった同社の方向性が見えてくる。

    Paperは、単なるドキュメント作成やメモツールにとどまらず、従来メールで行っていた連絡作業をより効率的・効果的に置き換え、チャットやSNS、ファイル交換という要素も備えることで、コラボレーションを活性化させるワークスペースとして便利に利用できる。今回は、そのPaperでできることの全体像を見てきた。Paperに搭載されている個々の機能については、Dropboxが公開しているブログを参照してほしい。

    次回は、ビジネスマンであれば誰もが「あるある」と頷いてしまうような実際の業務シーンにおける悩みや課題をPaperを使ってどう解決できるのか、具体的なPaperの活用方法を紹介しよう。

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