働く時間を短くしながら、結果を出す──。サイボウズのクラウドサービス「kintone(キントーン)」は、そんな不可能を可能にする仕組みだという。果たして、本当にそうなのか。kintoneがどんな仕組みかを数分で理解できる「kintoneシミュレーター」を用い、その実力のほどを検証したい。

「kintone」って何だろう?

あなたは、以下のような広告を目にしたことがあるだろうか。

  • SNSをはじめとして大きく話題となった「kintone」の広告

ご覧のとおり、これは、サイボウズ「kintone」のメッセージ広告だ。普段から思っていても、なかなか口には出せない現場の憤りをメインコピーに用いたことで、数多くのビジネスパーソンの共感を誘い、広告はネットで拡散。Twitterでのリツイート数は2万を超えたという。

そこで、改めて気になるのがkintoneである。広告には、「ルールだけでなく、ツールで新しい働き方を」とある。要は、kintoneを使えば、業務を効率化し、より理想的な働き方ができるようになるというわけだ。果たして、それは本当なのだろうか。kintoneを使うと、何がどう変わるのだろうか──。

3分で体感できる「kintoneのある現場」

実は、こうした疑問をほんの3~4分で解消できる仕組みがある。それが「kintoneシミュレーター」だ(画面1)。

このシミュレーターは、kintoneの活用で業務の何が変わるかを、架空のストーリーの中で理解するためのものだ。画面の指示に従って簡単なデータを入力したり、オブジェクトをクリックしたりするだけで、kintoneが体験できる。ということで、早速、このシミュレーターを用いて、“kintoneのある現場”を少し覗いてみたい。

「花金残業」の憂鬱から脱す

kintoneシミュレーターを使う際の最初のステップは、登場人物の名前を入力することだ(画面2)。

  • 画面2:登場人物名の入力画面 ※クリックで拡大

ここで入力する名前は任意で、どんな名前を入れようとシミュレーターの動きには影響しない。シミュレーター内の登場人物の名前が、入力した名前になるだけの話である。ただ、ここで好きな芸能人の名前などを入力しておくと、その人からメッセージが届く、という、ちょっとしたワクワク感が味わえる(かもしれない)。ちなみに今回は、以下・画面3の名前を設定した。

  • 画面3:登場人物の入力 ※クリックで拡大

こうして名前入力を終え、次に進むとストーリー選択の画面(画面4)が現れる。用意されているストーリーは以下の3つ。

  1. 花金残業編
  2. 土日出勤編
  3. 出張貧乏編
  • 画面4:ストーリーの選択画面 ※クリックで拡大

今回、チェックしたのは「花金残業編」と「土日出勤編」の2つである。このうち、「花金残業編」は、ある営業チームのリーダーを主人公にしたストーリーだ。

このチーム内では、案件情報の共有化が進んでおらず、営業リーダーは、毎週月曜日の営業報告に向けてチームの案件情報をまとめるのにいつも手間取り、「花金」残業を余儀なくされていた。そんなある金曜日、「kintoneで案件管理アプリケーションを作ってみました」という部下からのメッセージが、リーダーの元に届けられる。そのリンク(URL)をクリックし、アプリケーションにアクセスしてみると、それは使いやすそうな表形式のデータベースアプリケーションだった(画面5)。

  • 画面5:部下から送られてきた案件管理のアプリケーション ※クリックで拡大

これを見たリーダーは、「おっ、これは使えそうだ」と判断。その利便性をもっと高めるべく、「添付」ファイルの項目を、さっと追加した(画面6)。

  • 画面6:案件管理の表に「添付」ファイルの項目をドラッグ&ドロップで追加 ※クリックで拡大

そして、アプリケーションを共有したチームのメンバーが、「これで案件管理が楽になる」と喜び合うところでストーリーは終了する(画面7)。

  • 画面7:チームのメンバーは、「このアプリケーションで案件管理が楽になる」と喜び合う ※クリックで拡大

このシミュレーションのポイントは、kintoneを使えば、「チーム内でのデータの共有」も、「チームのコラボレーションでアプリケーションをブラッシュアップしていく」のも簡単になるという点だ。言うまでもなく、こうしたことを一般的な表計算ソフトで行うのは難しい。

「花金残業編」を体験すると、kintoneの活用によって、コミュニケーションをリアルタイムに取りながら、チーム内の各自が、共有化された案件情報を更新したり、自分たちの日々の活動を見える化したりするのが容易になることもわかる。これにより営業担当者は、たとえば、担当案件の状況が変化するたびに、計算ソフトのデータを更新して、その更新に関する報告を別途メールなどで上司に伝える、といった面倒なプロセスを踏まずに済むようになる。

また営業のリーダーは、上層部への報告義務が発生するたびに、部下たちから案件の進捗情報をかき集め、データを合体・集計し、報告資料を作る、といった煩雑な業務から解放される。ゆえに、「花金残業」をしなくてすむようになる、というわけである。

>>「花金残業編」を体験できる、kintoneシミュレーターはこちら

「土日出勤編」でもっと見えてくるkintoneの効果

一方、「土日出勤編」は、こうしたkintoneの良さを、さらに明快に伝えるストーリーだ。物語の主人公は、人事担当者。彼は、表計算ソフトで社員情報を管理していたが、社員情報には、本人以外には開示できない情報が含まれている。そのため、社員に対して自身の情報のアップデートを依頼する際には、その都度、表計算ソフトのファイルを個人単位で細かく区分けし、個々にメールで送信するという、実に手間のかかる作業を強いられていた。

そんな業務に追われる中で、主人公は、土日出勤を余儀なくされ、楽しみにしていた週末のゴルフに行けそうもない事態に陥る。それをSNS経由でゴルフ仲間に伝えると、kintoneでの社員情報管理を勧められる。友人の提案に「なるほど」と感じた主人公は、早速、表計算ソフトのファイルをkintoneに読み込み、社員情報をkintoneで管理することにしたところからストーリーははじまる。是非まずは本シミュレーターを試し、自身の業務効率化について考えてみることをお勧めしたい。

>>「土日出勤編」を体験できる、kintoneシミュレーターへはこちらから

[PR]提供: サイボウズ