整理整頓のプロVS魔窟のデスク - 資料の山に埋もれた"汚い机"をぶった切る!?

要・不要の確認は現状回復時におこなう

おそらくユウイチが入社したとき以来、はじめてになるであろう、まっさらな机が姿を現した。「広い……」と、ユウイチがぽつりとつぶやくのも当然だろう。矢次氏が次の指示を出した。

矢次さん：「ユウイチくん。次は君がいつもやっているデスクワークでの仕事の流れを教えてくれるかな?」

はてな顔のユウイチはいわれるままに説明を始めた。彼の話を要約すると、仕事でもらってきた資料入りの大判封筒が左手のボックスに入れられる。次にパソコンを使った入力作業のために封筒から取り出した資料が中央に置かれる(散乱させられる)。作業が終わるとレターボックスに内容ごとに種分けされて保管される、といった大まかな流れがあることが分かった。

矢次さん：「じゃあ、一番メインなのはパソコンを使った作業で、資料が左から右へ流れていくんだね? では、その流れに沿ってモノを戻していこうか」

さすがにピンときたユウイチは、まずは作業のメインでつかうパソコンを設置しなおす作業に入る。すると矢次氏はユウイチに向かってこういった。

「ユウイチくん、パソコンを戻す前にこういう製品を試してみたら?」とある製品を差し出す矢次氏。氏曰く、ちょっとしたグッズで作業効率がぐんとアップすることもあるのだという。それを聞いたユウイチもさっそく試してみることにした。

• 「デスクボード」で机上に新たなスペースが!

矢次氏に手渡されたのは、この木製ボード。これはキングジムの「デスクボード」だ。このように、デスクボードの上にモニターを置き、その下にキーボードを収納することで、机上のスペースを有効活用できる。さらに、複数のデスクボードを使ったレイアウトによって様々なパターンも作れる。

• 「名刺整理箱」で散乱した名刺が効率的かつコンパクトに!

パソコンを設置し、デスクボードと名刺整理箱によって机上を立体的かつ有効に活用できるようになったユウイチの机。その姿に本人も目を輝かせる。どうやら最初はやる気のなかった彼も綺麗になっていく自分の机を見て、やる気が出てきたようだ。

「ユウイチくん、次は先ほどの流れからいうと、もらってきた資料を左のボックスへしまうことになるよね? でも、ホントにそれでいいの?」と矢次氏は問いかける。実は、矢次氏。ユウイチの仕事内容を聞きながら、もっと効率化できるはずと考えているのだ。

矢次さん：「まずは、もらってきた資料をすべてクリアホルダーにしまってみようか?」

仕方なくやり始めるユウイチ。しかし、ここで驚くことが! なんと、ユウイチが仕事でもらってくる大判封筒から資料を抜き出すと、ほんのわずかなスペースに収納できることがわかったのだ。

矢次さん：「これだと、内容物もすぐに分かるし、忘れ物があってもすぐに発見できる。封筒は1枚だと薄く見えるけど、重ねていけば厚みも出てくるから、それをなくせば綺麗に整理できるはずなんだよ」

• 「GボックスPP」と「カラーユニッツ」で見やすく省スペース化!

さらに矢次氏は続けてこういった。

矢次さん：「ユウイチくん、右側にあったレターケース(※汚い机の時)だけど、これは本当に必要かい? もしかしたら、これは君だけのものでなく会社で共有できるものなんじゃないかな?」

確かに、作業終了後の資料の大半は単純に保管をしておくだけで、ごく稀に問い合わせが来た時に引っ張り出すぐらいなのだ。捨てることはできないが、保管するだけなら会社のキャビネットで管理すればよい。

さらに万が一、ユウイチがいないときに問い合わせが来ても、共有スペースに資料があれば他の人でも探して顧客に答えることができる。すっかり、彼の業務を把握した矢次氏はこのように判断したのだ。

さらに、仕事に必須の文房具類の収納は、細かく仕切りが作られたペンスタンド「カラーユニッツ」を使ってみよう。

仕事の流れに沿って要不要を考えながらモノを戻していく 合わせて便利グッズを使うことでさらなる効率化を目指す