業務に落とし込んだ実証実験がポイントに! RPA導入のポイント

「生産性の向上を実現! これまで実現できなかったサービス提供を可能にするRPAソフト『KOFAX KAPOW』」では、Kofax Japan(以下、Kofax)が提供するRPA(Robotic Process Automation;ロボティック・プロセス・オートメーション)製品「KOFAX KAPOW(コファックスカパゥ)」を例に、RPAの将来性について説明した。本稿では、RPA導入のポイントを解説する。

Kofaxによると、RPA導入に際して「どの程度の効果があるのか」という質問がよく寄せられるという。最近の導入の傾向としては、乱立しているEUC(End User Computing)をKOFAX KAPOWでインテグレーションする機会が増えてきている。日本では事務の生産性が低いと指摘されることがあるが、これは海外企業と比べ、日本の事務作業は高い品質を保つためにExcelのマクロやAccessなどで様々な工夫をしており、作業の負荷が高いためである。作業の主な内訳としては「入力、再入力」、「データ加工と変換」、「確認や再鑑」、「通達、報告」そして「スケジューリング」があげられる。KOFAX KAPOWはこれら全てをロボットが代替することにより、細かい手作業の自動化が可能だ。KOFAX KAPOWを導入したある事例によると、1件あたり30分かかる業務が2分で完了するようになったという。この事例では、1部署でこうしたプロセスが50近く存在していたため、結果として年間5,000時間から10,000時間の作業時間の削減を実現している。

では実際に、RPAの導入はどのように進めるのだろうか。ポイントとなるのは現在使用している既存のEUCや各種イントラネットとの接続、および実際の作業のKOFAX KAPOWでの再現ができるかの確認だ。これらの実証作業をKofaxはPOC(Proof of Concept)と呼んでいる。この作業を2週間ほど実施するなかで、ユーザーはKOFAX KAPOWの機能そのものへの理解を深めると同時に、自社の作業効率化の可能性を探っていくこととなる。Kofaxではこれまで多くのPOCを実施しているが、WindowsXPで稼働していた古いアプリケーション数点をのぞき、接続できなかったシステムはなかったという。

RPA導入のケースには、大きく2つのパターンがある。1つはある業務に特化したものだ。たとえば住宅ローン業務や契約業務を抜本的に見直す際の導入があげられる。2つめは全社の共通基盤として導入し、部署ごとに細かい業務単位で自動化を促進する場合だ。前者は通常のシステム開発と同様なステップを踏むが、後者の場合は業務に従事しているユーザーによる業務効率化のひらめきを、いかに素早く設定し「動くロボット」を作るかがポイントとなる。そのためKofaxは、部署に1、2名、KOFAX KAPOW の扱いが得意なユーザーを配属する事を推奨している。

KOFAX KAPOWは従来のシステムのように要件定義からテストを経て、半年から一年をかけて開発するのではなく、数日から数週間で一つのプロセスを自動化し、業務に定着化させることで、年間で50～100以上のプロセスの自動化を行う。こうしたステップを経て導入した企業は、失敗を最小限におさえ、最大限の効果を得ることができる。