2015年10月に配付され、2016年1月には運用が開始されるマイナンバー制度。この制度へしっかり取り組んでいるという企業は過半数に満たないという調査結果もある。大半は知ってはいるがどこから手をつけるか思案中というケースが多いと思うが、2015年も半分を過ぎている今の段階では手遅れにならないとも限らない。では、どうすれば良いのか?今回は財務、経営システムですっかりおなじみのミロク情報サービスに話を伺ってきたので紹介しよう。

認知度が低いマイナンバー制度

ミロク情報サービス 営業本部 営業推進部 サービス企画グループ長 部長 加藤武史

マイナンバー制度について、やらなければならないと知ってはいるものの、未だに手つかずの企業は多い。「実際にセミナーを開くと、マイナンバー制度を扱うブースは常に満員になります。みなさん興味はあるけど、自分たちにフィットする情報が少なく、困っているように感じます。」と語る加藤氏。

ただし、10月にはマイナンバーの配付が始まることは決定しているこの時期。もはや、待ったなしの状況にあるいっても過言ではない。「マイナンバーを含む個人情報は特定個人情報と定義される重要な情報です。自社で運用ルールを策定するなど、最初にやらなければならないことがありますが、実態としてその認識が薄いように感じます」と柳原氏も警鐘を鳴らす。

ミロク情報サービス 営業本部 営業推進本部 企業システム企画グループ 課長 柳原 透

「マイナンバー制度に伴う企業対応として重要なのは、マイナンバーを含む個人情報は特定個人情報と定義されるということをしっかり認識したうえで、厳格に管理する必要があるという点です」と加藤氏は語る。特定個人情報等は、法令に基づいた関連事務、目的をできる限り特定すること、目的を超えた個人番号の利用禁止など強く利用が制限されている。例えばマイナンバーを社員証にも流用するといった行為は違法となる上、関係業務以外に使う目的でコピーを保存しているだけでも同様に処罰対象となりうる。

マイナンバー社会保障・税番号(内閣府)Webページより(http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.html#q5-8)

ただし、政府のいう「厳格な管理」を実際に始めようとすれば難しい側面もある。「そのためにコストをいくらかけても構わないという企業は少ないはずです。ですから、やれることは限られてくる。少ない枠の中でやろうとすれば、様々な工夫も必要でしょうから、私たちのようなベンダーにぜひ相談してほしいと思います。」と加藤氏は語る。

例えば、集めたマイナンバーを管理する方法としても、自社システムの中で管理するのか、クラウドを活用するのか、あるいは自分たちでマイナンバーを集めずに、専門の管理会社へすべて委託してしまうケースも考えられる。この場合、外部へ委託するにはコストがそれなりに必要となり、コストを意識して自社管理にした場合、あらゆる面で気を遣わなくてはならないなど課題は多い。多岐にわたる手法からベストな選択をするのは難しい状況だといえるだろう。

マイナンバー制度のおもな管理方法(同社資料より)

横断的なシステム統合による一元管理が決め手

「国に提出する税務書類にはマイナンバーを記載する必要があります。まずは、それにどう対応するのか、そしてマイナンバーをどのように管理するかを考えなくてはいけません」と柳原氏はいう。マイナンバー制度の帳票に関していえば、ミロク情報サービスのツールであれば、施行後すぐに対応することができる。法令施行への対応の素早さは同社の得意分野でもある。すでにミロク情報サービスの製品群を導入済みの企業は、しっかりとした帳票対応がなされるので安心していただきたい。

ミロク情報サービスの対応帳票例。これだけの数の対応が必要になってくる(同社資料より)

「税に関わる業務でマイナンバーを帳票に記載する必要がある以上、マイナンバーもこれまで同様、ITによって安全に自動化する方法を探るのがよいと考えます」と加藤氏は語る。続けて「ただし、マイナンバーの管理といっても、社員マスターに一緒に入れておくということはできません。基本的には物理的に既存システムとは、入退出管理ができる別の部屋にあるサーバへ保管することが要求されています」と柳原氏はいう。これに加えて、誰がいつ、どの社員のマイナンバーにどのような操作をしたかなどを知ることができるよう、徹底したログ管理も必要だ。「帳票自体もいつ誰が印刷したか分かるようにする必要があります。こうした仕組みを作って初めてマイナンバー法(個人情報保護法の特別法)を順守していると宣言することができるのです」と柳原氏は語る。

「特定個人情報の適正な取り扱いガイドライン」に沿ったシステム構成例(オンプレミス)。マイナンバー非取り扱い区域とマイナンバー取り扱い区域が物理的にも分離されている(同社資料より)

社屋に余裕があり、マイナンバー管理用のサーバルームを設けられる企業であれば、これに対応することは簡単だろう。しかし、中小企業の多くはマイナンバー制度のために新たなスペースを設けたり、新社屋へ移動したりということは難しいはずだ。

ミロク情報サービスの場合、マイナンバー管理用のセキュリティ対策としてミニタワークラスのコンパクトボディの情報漏えい対策およびIT資産管理(ログ監視)アプライアンス「SOXBOX NX」を提案する。ほんの少しのスペースがあれば、マイナンバーを安全に管理する仕組みをすぐに構築できる。これに加えて、会計、人事給与、税務申告などを包括できるシステム群をミロク情報サービスのパッケージに統一することで、すべてが一元管理された状態でマイナンバー制度対応の基幹システムとして運用できるようになる。マイナンバー制度対応のため、何かを付け足すというのではなく、一元管理によってシステムの複雑さを回避し、マイナンバー制度適用後の運用負担を大幅に軽減することが可能となるのだ。

安全管理措置が十分とられたシステム構成図(同社資料より)

「このほか、マイナンバーを集めるという作業にしても、全従業員のマイナンバーをコピーして再度システムへ打ち込まなくてはなりません。弊社のシステムなら、Webブラウザ上で従業員自身がマイナンバーを入力できます。これには本人確認の書類なども添付できるようになっているので、総務や人事の負担が大幅に減らせるうえ、従業員にとっても管理方法が伝わりやすいと思います」と解説する柳原氏。

「マイナンバーの管理にはセキュリティ対策が不可欠です。その点、FortiGate、シマンテックと弊社パッケージの組み合わせは、すべて動作検証済みですから、安心してご提案することができます。また、このシステムの場合、バックアップデータをきちんと管理すればBCP対策にもなるというメリットがあります」と加藤氏は語る。両氏が話すように、ひとつの製品で統合されたシステムには多くのメリットが存在する。

2015年10月に交付が始まるマイナンバー制度。繰り返しとなるが、企業にとっては待ったなしの状況になっている。すでにこの制度対応を契機にシステムを刷新することを目的とした企業からオファーが続々と集まっているというミロク情報サービス。こうした全社横断的なシステムは大企業向けの製品が多い中、ミロク情報サービスは中小企業向けのパッケージも提供しているところも魅力といえるだろう。マイナンバー制度への対応に迷っている、あるいは思ったような製品が見つからないといった企業は、同社へ相談してみると良いだろう。

取材協力 株式会社ミロク情報サービス

全国の会計事務所と中堅・中小企業に対し、経営システムおよび経営ノウハウならびに経営情報サービスを提供。 財務を中心としたERPシステムおよび各種ソリューションサービスを提供し、企業の経営改善、業務改善を支援。 現在、約8,400の会計事務所ユーザー、約17,000社の中堅・中小企業ユーザーを有する。

(マイナビニュース広告企画:提供 ミロク情報サービス)

[PR]提供:ミロク情報サービス