ExcelとBIツールの違い

[2018/03/27 14:28] ブックマーク ブックマーク

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表計算ソフトのエクセル(Microsoft Excel)を利用すれば、データの集計や分析を行うことができます。しかし、その集計や分析作業は、データ収集や分析に特化したBIツールで、もっと簡単になる可能性もあります。エクセルとBIツールの違いを知れば、より効率的に業務を進めることができるでしょう。

Excelでのデータ分析

Excelでのデータ分析ではピボットテーブルによるクロス集計がよく使われます。これは1つの表のデータから2つの項目(軸)でデータ集計をする機能です。

例えばそれぞれ日付と商品名、値段を入力していったシートがあるとします。ピボットテーブルを使えば、横列に日付、縦列に商品名が並び、何日にどの商品が合計でいくら売れているのかを見ることができます。さらに詳しい分析をしたい場合には、Excelのアドイン(拡張機能)で分析ツールを使用することができます。Excelの分析ツールにはいくつか機能があり、BIツールでできる分析はExcelでも同様に行うことができます。

ただし、Excelは大量データを扱うことが苦手です。ピボットテーブルや関数を多用したファイルは開くまでに時間がかかる、保存時や更新時にフリーズするといった問題が発生します。

Excelでもデータの集計や分析はできるが……

BIツールにしかできないことはこの3つ

BIツールにしかできないことを3点ご紹介します。1点目は大量データを取り扱うことができることです。BIツールではデータベースにデータを収納しているため、容量制限を気にする必要はありません。しかし、Excelではワークシートの上限までしかデータを格納することができません。ワークシートの上限は1048576 行×16384 列(Microsoft Excel 2007以降)で、複数年の売り上げデータを集計するといった状況では心もとない数字です。

2点目は異なるデータソースのデータを同じように扱えることです。例えば店舗ごとの商品売り上げはExcelのワークシート形式のファイルで管理、発注は発注システムのデータベース上で管理という場合に、どちらのデータもそのままの形式で取り込むことができます。

3点目はBIツールのデータベースが更新されればいつでも最新情報で集計できることです。Excelで集計する場合は、集計のたびに集計元のシートを更新しなければなりません。BIツールではデータベースの情報さえ最新化していれば、ユーザは意識せずに最新の情報で集計や分析を行うことができます。

ExcelとBIツールを使い分ける

上記の通り、データ分析においてBIツールでしかできないことはあります。しかし、データ分析をするなら必ずBIツールを使うべきというものではありません。単一の表やグラフの作成、単純な売り上げ合計値の集計といった場面では、Excelの方が手軽に使用できます。また、一度作成してから情報を更新する必要がない性質のデータの場合にも、Excelの集計で事足りることが多いです。

一方で大量のデータを扱う必要がある、毎日更新される情報からリアルタイムで分析を行いたいといった場合には、BIツールの導入で業務が効率化できる可能性があります。

自社に必要な事を洗い出そう

BIツールの導入にあたってポイントとなるのは、「どのような情報を知りたいのか?」ということです。

まずは現在Excelを使って集計していることや、BIツールを導入して分析したいことを書き出していきましょう。この過程でBIツールを導入すべきかどうかということも再確認します。BIツールを導入しないからといって分析がまったくできない訳ではありません。

BIツールを導入する場合は、何をしたいのかによって必要な機能が変わってきます。自社に必要な機能に絞って導入することでコストを削減することができます。そのため、自社に必要なことが何かを洗い出す作業は念入りに行う必要があります。

BI(ビジネス・インテリジェンス)の基礎知識

BIツールとは?

BIツールでできること

BIツール導入のメリット・デメリットとは

ExcelとBIツールの違い

BIツールを導入する際に着意すべき事項

※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

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