勤怠管理システム導入のデメリット? 導入前の準備次第で回避可能

[2018/05/09 12:15] ブックマーク ブックマーク

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勤怠管理システムは、各種業務を軽減し、結果として経営全体の合理化を進めることができます。これは、ユーザーにとって大きなメリットです。しかしながら、導入に伴うデメリットの存在も否定できません。ただし、デメリットを恐れる必要はありません。なぜならば、導入前の準備を怠らなければ、そのほとんどが発生しない可能性が高いからです。以下、勤怠管理システム導入のデメリットと、その原因について解説します。

事業規模とのミスマッチは致命的

勤怠管理システムの導入は、各種業務の負担軽減につながり、経営全般の合理化をもたらします。しかし、導入してはみたものの期待していた効果や成果が、なかなか実感できないケースがあるのも事実です。最悪の場合、勤怠管理システムそのものが業務停滞の原因になってしまう恐れすらあります。こうした状況に陥ってしまうのは、既存の勤怠管理体制と、導入したシステムの機能とにミスマッチが発生しているのが主な原因です。

例えば、事業規模が小さく従業員も比較的少ない会社の場合です。従来のアナログ的な管理(タイムカード打刻など)に負担を感じていないのであれば、その部分を無理にシステム化する必要はありません。必要な機能だけに絞り込めば、導入コストを低減することも可能です。一方、事業規模が大きい場合はどうでしょうか。導入コストを抑えるために、当初から安易に機能を絞り込んでしまうのは得策とはいえません。拡張性に乏しく、柔軟な対応ができないシステムでは、数年先の運用に支障をきたす可能性が高いです。途中でシステムを入れ替えるのでは、逆にコスト増になります。

ミスマッチを防止するためには、事業規模によらず、既存の勤怠管理体制を十分に把握したうえでシステムを導入する必要があります。

勤務形態とのミスマッチは業務負担増の恐れ

業種業態によって勤務形態は異なります。また会社ごとに、固有の就業規則が存在し、雇用形態も様々です。

そもそも、こうした会社ごとの各形態に柔軟に対応できるシステムでなければ、業務負担の軽減を目指すのは困難です。なぜならば、システムが対応できないイレギュラーな案件の処理は、各担当者の手作業になるからです。手作業は業務負担が増加するばかりでなく、システムと比べ正確性も劣り、トラブルになる可能性も高まります。

そして、細かい部分では営業職の直行直帰、現場のシフト体制、フレックスタイム制などに、どう対応するのかも重要です。また、事業所や支店などが点在しているような場合は、クラウド型のシステムを導入することで、各拠点の一元管理が可能になります。勤務形態に則した、運用しやすいシステムを選ぶのが重要です。

他システムと連携は合理化の必須要件

一般的に、給与計算や人事管理に必要なシステムについては、既に導入している会社が多いといえます。勤怠管理システムを導入し、経営の合理化を進めるためには、こうした既存システムとの連携が不可欠です。また、連携できるとしても、その連携の質がとても重要になります。

勤怠管理システムの導入によって、業務軽減と合理化を最大限に達成するためには、オートマチックな常時連携が理想です。CSVファイルなどで互換性を図る方法もありますが、その都度作業が発生するのでは結果として業務負担が増加してしまう恐れがあります。コストを最小限に抑えるためには、導入時に連携できるシステムを選ぶのが原則です。

デメリットのほとんどは導入前の準備で回避できる

勤怠管理システム導入のデメリットについて紹介しました。ユーザーにとって導入に伴うメリットは大きいですが、確かにデメリットも存在します。しかしながら、どのデメリットも導入前の準備を怠らなければ発生しない可能性が高いものです。勤怠管理システムは、クラウド型のものを含め、機能なども実に様々な種類が用意されています。将来を見据えつつ、現状の事業規模や勤務形態を十分に把握し、自社に最適化可能なシステムを選ぶことが大切です。

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