勤怠管理システム導入のメリット、煩雑な業務の合理化で得られるもの

[2018/05/09 12:13] ブックマーク ブックマーク

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勤怠管理システムは、給与システムや会計システムとは異なり、その導入効果が見え難いといわれています。しかし、実際はシステムの導入によって、雇用者も従業員も多くのメリットを享受することが可能です。そして、蓄積された各種データは、労働環境の改善、人材の適正な配置などの貴重な情報源になります。以下、勤怠管理システム導入についてのメリットを紹介します。

管理コストの削減が可能

勤怠管理システムの導入には、一定のコストが必要になり、導入後については維持管理費が発生します。それがなぜ、管理コスト削減につながるのでしょうか。理由は、勤怠管理システムの導入によって、各種記録の集計時間が大幅に短縮できるからです。

例えば、従業員の給料を計算する際に、データの集計から最終的な支給額の確定までの業務に、通算で数日かかっていたとします。それがシステムを導入することで、数時間で完了させることが可能です。つまり、余った時間は別の業務に向けることができるので、導入前と比べて単位時間当たりの仕事量を増やすことができます。よって、同じ勤務時間であっても今まで以上に仕事を多くこなせるため、コストダウンにつながるのです。また、システムによって情報は電子化させるためタイムカードのような消耗品は不要になります。当然、こうした消耗品を保管していた物理的なスペースも必要ありません。結果として、全体的には大幅なコストダウンが期待できます。

就業時間の厳格かつ正確な管理

勤怠管理システムを導入すれば、システムが自動で情報を集計し、就業時間などを計算します。基本的に、人の手を介した計算がなくなるので人的な計算ミスは根絶され、より正確な値が算出可能です。スマートフォンに搭載されているGPS機能と連動させた打刻などができるものもあります。こうした機能を活用すれば、打刻時間と場所が同時に記録できるので、出張先やイベント会場などにおける勤務時間も正確に管理できます。

勤務状態によらず、正確に時間が管理できることは、雇用者、従業員の双方にメリットがあるでしょう。雇用者側からすれば虚偽の報告など、不正な請求への抑止効果があり、従業員側からすればサービス残業を防止することができます。

給与システムとの連動で更なる合理化

勤怠管理システムは、従業員ごとに設定された雇用形態や勤務実態に応じ、労働時間を自動で計算します。つまり、時間外勤務や休日出勤などの集計も自動で行うことができます。雇用者の立場からすれば、給与計算が短縮され、かつ正確になるので大きなメリットがあります。また、従業員の立場からすれば、担当者の計算ミスなどによって誤った額が支給される心配もなくなります。そして、こうした計算機能と給与システムとを連動させれば、給与明細などの発行も可能で、更なる合理化が期待できます。

業務負担の偏りなどの把握が容易

勤怠管理システムによって蓄積された各種データは、様々な場面における判断の根拠として活用できます。例えば、用途に応じて集計データの可視化ができるため、部署ごとの勤務時間の比較などが簡単です。これによって、人員の適正配置、組織の改編、労働環境の改善などが、正確かつタイムリーに実施できるようになります。また、業種によっては季節ごとの偏りや特性なども把握できるようになるため、営業活動などにも幅広く活用が可能です。

業務効率と正確さの向上を同時に実現

勤怠管理システムの導入については、雇用者側にも従業員側にも、それぞれにメリットがあることが分かります。なかでも、業務の効率化と正確さの向上が同時に実現可能なことは、双方にとって大きなメリットです。今後においては法改正を含め、厳格な勤怠管理の必要性が更に高まることが予想されます。勤怠管理システムの導入に際しては、現状把握を含め事前の準備が大切です。時間に余裕があり、冷静に判断できる今こそが、導入に向けて動き出す時機なのかもしれません。

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