仕事につきものなのが「帳票」。○○書、○○票、○○状......仕事が動けば帳票が生まれる。しかし、それらが現場の人間にとって使いやすい書式、デザインであることはまれだろう。「ここに備考欄があったらもっと楽なのに」、「こんな狭い記入欄じゃ、文字がおさまらないよ」、「出力するだけで膨大な作業になる」など、日々我慢しながら、折り合いをつけながら、入出力作業をこなしている方がほとんどではないだろうか。
今回はオンプレミスやクラウドなど、さまざまな既存システムと簡単に連携でき、使い慣れたExcelでデザインができてしまう、ワンストップ帳票システムの導入事例を紹介しよう。
今回の事例の舞台となった、人と人とのサービスである介護サービスの世界では、多量の介護利用者データの管理、共有における効率化や出力工程の軽減化などが必要でありながら、なかなか改善されてこなかった。
2000年6月に設立されたグラフィス株式会社では、訪問介護、訪問看護、居宅介護支援など各種介護サービスを扱う「グッドライフケア」事業を運営している。2009年以来、Salesforceにより、介護利用者の体調や病歴、服薬の内容、緊急連絡先などをスタッフ間で共有してきた。しかし、いざ帳票で出力しようとするとWordの差し込み印刷機能を使用することとなり、ITリテラシにバラツキのある現場では大きな負担になってきた。そこでSalesforceとも連携できるワンストップ帳票出力「WebReport for Salesforce」を導入することとなった。
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帳票出力の負荷を大幅に軽減し、情報共有の効率化も |
本サービスを選んだ第一の理由は、手軽さだという。月に2,000ページもの帳票出力が必要となるが、その作業は大幅に簡略化され、スタッフがサービスを向上させるために使用できるリソースが確保できるようになった。
また本サービスの大きな強みは、簡単かつ自由度の高い帳票作成にある。帳票をExcelでデザインできるので、専門知識を持ち合わせていなくともデザインが可能。 急に変更が必要になった場合にも、臨機応変に改変することが可能だ。画像やグラフも挿入可能で、関数も使用でき、デザイン性の高い帳票が簡単に作成できる。これにより、現場で望まれている帳票で何が重要かを一番知っているスタッフが帳票のデザインをも行えることになり、必然的に改善につながった。
今回の事例においては、営業的側面や、ナレッジ共有の側面、利用者満足度の側面などでも効果が見られるという......現在、詳細をまとめたホワイトペーパーを配布中なので、ぜひ、ダウンロードして確認していただきたい。
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