【特別企画】

クラウド型で社外連携も可能な、文書管理とは?

[2020/01/09 09:00] ブックマーク ブックマーク

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版数管理や申請業務の効率化、社内外の情報共有までを実現。
SaaS型文書管理・ワークフローサービスの実力を確認する。

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文書管理のデジタル化や申請・承認のワークフローの体系化は、多くの企業に共通した経営課題といえよう。しかし、導入・運用コストや人的負荷の面から、中々検討が進められていないのが現状だろう。本稿では、クラウド型で容易な導入・運用を行うことができ、社内社外双方に適用可能な文書管理とワークフロー機能を備える富士通の「Documal SaaS」を紹介する。

使いやすいUIとアイコンでビジュアル的に確認

文書管理やワークフローを選定する上で留意すべきは、ユーザーにとって使いやすい製品を選ぶことだ。利便性が高ければユーザーによる活用はすぐに広まる。利用時、操作方法に迷うことがないため、ユーザーサポートの負荷も軽減される。Documal SaaS は文書の作成から廃棄までの「文書ライフサイクル」のルール化を支援するクラウドサービスだが、その大きなポイントは、今挙げた「ユーザーにとっての利便性の高さ」にある。Documal SaaSはITに明るくないユーザーを考慮したGUI(グラフィカルユーザインタフェース)を備えており、管理画面上でシンプルかつ直感的に操作できるよう作り込まれている。

ワークフロー画面。「作成」「承認」「保管」「配信」の4つの処理がアイコンで表示されるため、ユーザーは進捗状況を直感的に把握できる。

ワークフロー画面。「作成」「承認」「保管」「配信」の4つの処理がアイコンで表示されるため、ユーザーは進捗状況を直感的に把握できる。作成した文書をそのままワークフローに乗せることができる、設定した日数で処理が行われていない場合に自動で督促メールを送信など、ユーザーの利用を支援する機能も充実している。
資料提供:富士通株式会社


Documal SaaSはクラウドサービスのため、全社導入だけでなく部門・部署単位で運用を始めることも可能だ。部署ごとの小規模な導入で効果を確認して、徐々に活用の幅を広げていく。こうしたスモールスタートによって効率的に業務改善が進められる。

クラウドサービス型で実現させる社内外横断ワークフロー

社内利用だけでなく、会社を横断したワークフローを構築して取引先に文書のチェックをしてもらうことができるなど、社外との共創を支援する機能を備える点もDocumal SaaSの強みだ。自社で契約したIDを 割り振れば、社外の人もサービスを利用することが可能。取引先の企業がDocumal SaaS を契約する必要なく、社外にまで活用範囲を拡張することができる。企業ごとにアクセス権を設定できるほか、閲覧可能な範囲も設定可能なので、機密情報などにアクセスされる心配なく情報・文書の共有が行えることもポイントである。

社内外を横断したワークフローを構築し取引先に文書のチェックをしてもらうなど、より柔軟な活用スタイルを実現できる。

社内外を横断したワークフローを構築し取引先に文書のチェックをしてもらうなど、より柔軟な活用スタイルを実現できる。自社で契約したID を他社に割り振って利用することが可能。
資料提供:富士通株式会社


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本稿でDLできる資料では、企業が抱えるさまざまな課題の解決を支援するDocumal SaaSの詳細について紹介している。文書管理のデジタル化や申請書類の承認ワークフローについての見直しを検討されている方には、ぜひご覧頂きたい。

ダウンロード資料のご案内

版数管理や申請業務の効率化、社内外の情報共有までを実現
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