ITの急速な進化にともない、多くの企業が”働き方改革”や”デジタルトランスフォーメーション(DX)”への取り組みを進めている。業務の効率化や生産性の向上を考えた場合、取引先や顧客との”接点”となる「受付業務」はもちろん、その前段階である「日程調整」といったアポイントまでの道のりを効率化することが重要なミッションといえる。クラウドやモバイルといったデジタル技術の普及によりコミュニケーション手段が多様化したいまだからこそ、「受付」「日程調整」といった業務にもテコ入れがされてしかるべきではないだろうか。

そこで近年、注目されているのが、ITを使って受付業務の効率化を実現するクラウド受付システムだ。

アポイントの調整から来客受付までをワンストップで管理

本稿からダウンロードできる資料では、内線電話を使わず、さらに訪問前のアポイントの調整までも行えるクラウド型の受付システム「RECEPTIONIST」について解説している。

内線電話を使わないことで受付業務を大幅に短縮化できる

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チャットツールやSMSを活用し、受付に設置したiPadから直接担当者へ通知を送ることで取次者なしで来客対応ができ、担当者はモバイルデバイスとPCで通知を受け取れるため、受付時間が大幅に短くなる。これにより取次業務が不要になるだけでなく、来客者の手間も減らすことができ、受付にかかるフロー(工数)はなんと1/3(※)に短縮される。

また、「調整アポ」機能によりGoogle Calendar(Office365とも連携予定)から取り込んだ自身の予定を「RECEPTIONIST」でチェックし、来客へアポイント日程候補をメール送付することができる。日程が確定したらカレンダーへ自動反映され、来客には受付コードが自動で発行されるので、日程調整～受付当日まで業務
フローを短縮させながら、ワンストップで行うことができること
も特長のひとつだ。

そして何より、「RECEPTIONIST」は、iPadアプリとWeb管理画面で構成されるため、受付にiPadを用意するだけで利用を開始することができる。配線工事や内線電話・交換機なども必要なく、コストと業務工数をかけず容易に導入できる点も大きな魅力である。ぜひ本資料をダウンロードし、「RECEPTIONIST」の詳細を確認していただきたい。

(※)ディライテッド社提供資料より

提供資料のご案内

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  • 「受付業務」のフローを1/3に短縮
  • iPad1台で導入可能
  • さまざまなコミュニケーションツール
    との連携が可能


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