RPAとは

RPA(Robotic Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション）は、コンピュータ上の業務の自働化や効率化を支援するソフトウェアツールだ。工場などで組立作業や運搬作業などを自動的に行う産業用ロボットに対して、RPAはルーチンワークのデータ入力作業や出力作業などを自動的に行うソフトウェアロボットである。

企業のバックオフィス業務には、経理部門の入出金管理や決算処理、事業部門の受発注管理や顧客情報や製品情報などマスタデータの定期的な更新管理といった定期的に行う処理が多数ある。RPAは、こうした繰り返し行うオペレーションを自働化。手頃な価格で即効性があり、手間の掛かるルーチンワークに効果が期待できるため、多くの企業が次々と採用している。最近では、大手銀行などが全面採用を決定したというニュース報道もあったが、ルーチンワークの大半に適用できると考えられる。

RPAの機能や特徴、事例といった道具としてのRPAの情報は簡単に入手できるが、RPAを上手く導入して活用すればよいのか、さらにRPAを全社に展開して定着化させる方法といったノウハウはあまり知られていない。 本稿では、そうした利用ノウハウについて紹介する。

※本稿は、フロンティアワン 代表取締役である 鍋野 敬一郎氏によるコラムコンテンツです

RPAはどの部門のどんな業務から導入すべきか?

「RPAは、どの業務から導入すればよいのですか?」という質問を受けるケースが増えている。こうした質問をするのはIT部門の担当者や企画部門の方が多く、いずれも他社の導入事例やRPA製品紹介をしっかり勉強してくる方ばかりだ。

そうした方はRPAの強みが作業の自働化にあることは十分理解しているため、最も作業ボリュームが削減できる業務から導入しようと考えてくる。このやり方は間違いではないが、上手な導入アプローチとはいえない。なぜならば、最初に最も高い効果を出してしまうため、その後に続く作業の効果はこれより低くなるからである。RPAを全社に幅広く使ってもらうためには、高い効果が出せる順に導入するのではなく、社内で注目度が高い部門の面倒な作業から、ある程度の効果が期待できる業務を選び適用すべきだろう。エンドユーザーを巻き込んで、社内で注目される業務で効果を上げることができれば、他部門でも興味を持ってもらえる。最初にベストケースを出してしまうと、その後はRPAを展開するほど、効果が低くなってしまう可能性があるのだ。

RPAが得意とする業務の自動化は、オペレーションする担当者にとってその負荷が軽減されるとともに、これまでの担当者の苦労が評価されてスポットライトが当たるような対象ならば理想的だ。他の組織からは見えにくいけれど重要な作業は、どのような部門にもあるため共感を得やすく、自分の作業にもRPAを使ってみたいという興味を抱かせることができる。

RPA導入を成功させる秘訣は、RPAを推進するIT部門や企画部門が全面に出るのではなく、RPAを適用した業務に携わるエンドユーザーを主役にする監督のような役割を担うことである。こうしたアプローチを取ることで、エンドユーザーからの信頼と感謝を得ることができるのだ。

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