[解説動画] 個人の業務効率化術 - 短時間集中はこうして作る

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[2019/08/02 10:00] ブックマーク ブックマーク

ソリューション

「あの仕事になかなか着手できない」
「たっぷり残業しているのに一向に仕事が減っていかない」
「ToDoリストに何カ月も前のタスクが残っている」

――そんな気持ちを抱え、ネガティブなイメージでデスクに向かう方も少なくないのではないでしょうか。

今回はそんな皆様の現状を打破する「時間&タスク管理術」を、IT Search+スペシャルセミナーでお馴染み アイ・コミュニケーション 平野 友朗氏に解説していただきます。

講師紹介


平野 友朗 (HIRANO Tomoaki)
  - アイ・コミュニケーション 代表取締役、一般社団法人 日本ビジネスメール協会 代表理事

筑波大学人間学類(認知心理学)卒業。広告代理店勤務を経て、2003年にメルマガコンサルタントとして独立。現在は、ビジネスメールの教育・改善の第一人者として活躍。

得意とする分野は、メールコミュニケーションの効率化や時間短縮などの業務改善、Webマーケティングの戦略立案やメルマガ・ウェブサイトの改善、メディア戦略を含めたブランド構築や出版プロデュースなど多岐に渡る。

メディア掲載1000回以上、著書28冊。官公庁や企業などでの講演・研修やコンサルティングは年間100回を超える。

※ オンライン講座は、講演者や資料の表示を切り替えられる専用動画プレイヤーにて再生されます。システムの都合により、動画プレイヤーへのリンクは次ページに設定しているので、以下のボタンから遷移してください。

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動画は、以下の10本で構成されています。上から順番にご覧になるのがおすすめです。

Topics※ 括弧書きは各動画の再生時間

  1. 自己紹介 (8:55)
  2. 思考・マインド編(1) 効率を上げるための思考 (12:33)
  3. 思考・マインド編(2) メリット・デメリットで考える (10:53)
  4. テクニック編(1) タイムマネジメントがうまくいかない原因とは? (11:52)
  5. テクニック編(2) なぜ、TODOリストだけでは上手く管理ができないのか? (15:13)
  6. テクニック編(3) Googleカレンダーを使ったタスク管理法 (9:25)
  7. テクニック編(4) 優先順位は必要ない (10:25)
  8. テクニック編(5) PDCAサイクルで管理する (9:01)
  9. テクニック編(6) 手順書とチェックリストを整備する (11:05)
  10. 継続・習慣化編 - 思い込みを捨て、成功体験を積む (16:28)

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講演概要

1. 自己紹介
前職の営業社員時代は毎日終電。にもかかわらず、成績は下から数えた方が早かった平野氏。現在は膨大な量の業務をこなし、きっちり定時帰宅。その経験が講演のベースになっています。

2. 思考・マインド編(1)――効率を上げる思考
業務効率化には、「ウィルパワー」の無駄遣いを防ぐことが不可欠です。無駄な意思決定機会を減らす方法について、具体例を挙げながら紹介しています。

3. 思考・マインド編(2)
――メリット・デメリットで考える

時間管理の大切さを肌で感じてもらうために、簡単な思考テストを実施。また、人間の成長は直線的ではなく、2次関数の曲線的であることを視覚的に解説しています。

4. テクニック編(1)
――タイムマネジメントがうまくいかない原因は?

タイムマネジメントに影響を及ぼす4要素を挙げたうえで、「衝動の反応」を撲滅することが大切と語っています。衝動の反応とは何なのか? どう撲滅すればよいのか?を説明しています。

5. テクニック編(2)
――なぜ、TODOリストは上手くいかないのか?

実は、時間を奪う大きな要素が「タスクの抜け・漏れ」だそう。すべての業務をしっかり把握したうえで、「デッドライン」と「称賛ライン」を設けて、タイムマネジメントに取り組むべきだと言います。

6. テクニック編(3)
――Googleカレンダーでタスク管理

平野氏が具体的にどうタスク管理しているのか。Googleカレンダーを使って解説しています。毎日作っている「大人の時間割」の具体例がご確認いただけます。

7. テクニック編(4)
――優先順位は必要ない

仕事で守るべきは「期限」と「質」。期限を守るためには、締切を前倒して計画的に取り組む必要があります。昔の平野氏は、締切直前に着手していため緊急度「高」の仕事が7-8割だったそうですが、現在は緊急度「低」の仕事が7-8割に変わったそうです。

8. テクニック編(5)
――PDCAサイクルで管理する

時間管理のPDCAを回すための11カ条を解説しています。「はかどる時間帯を見つける」「過剰品質を避ける」などは多くの方が参考になるはずです。なんとなくわかっているだけではなかなか行動に移せませんが、こうして整理されると実践につながっていきます。

9. テクニック編(6)
――手順書とチェックリストを整備する

「手順書やチェックリストを作り仕事を仕組み化する」「社外の人とは、ゴールの質やスケジュールの全体像を共有する」「嫌な予感を放置しない」「時間を守る人と印象づける」など、業務効率化に向けた施策を多数紹介しています。

10. 継続・習慣化編
――思い込みを捨て、成功体験を積む

「継続に意志の弱さは関係ない」と平野氏。「続けられない」という思い込みを捨て、小さい成功体験を積むこと。「今やらなかったらどうなるか」をリアルに想像して先延ばしを防ぐこと。チャンクダウンして行動すること。などのアドバイスを送っています。

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※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

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