[解説動画] 個人の業務効率化術 - 短時間集中はこうして作る

1. 自己紹介
前職の営業社員時代は毎日終電。にもかかわらず、成績は下から数えた方が早かった平野氏。現在は膨大な量の業務をこなし、きっちり定時帰宅。その経験が講演のベースになっています。

2. 思考・マインド編(1)――効率を上げる思考
業務効率化には、「ウィルパワー」の無駄遣いを防ぐことが不可欠です。無駄な意思決定機会を減らす方法について、具体例を挙げながら紹介しています。

3. 思考・マインド編(2)
――メリット・デメリットで考える
時間管理の大切さを肌で感じてもらうために、簡単な思考テストを実施。また、人間の成長は直線的ではなく、2次関数の曲線的であることを視覚的に解説しています。

4. テクニック編(1)
――タイムマネジメントがうまくいかない原因は？
タイムマネジメントに影響を及ぼす4要素を挙げたうえで、「衝動の反応」を撲滅することが大切と語っています。衝動の反応とは何なのか？ どう撲滅すればよいのか？を説明しています。

5. テクニック編(2)
――なぜ、TODOリストは上手くいかないのか？
実は、時間を奪う大きな要素が「タスクの抜け・漏れ」だそう。すべての業務をしっかり把握したうえで、「デッドライン」と「称賛ライン」を設けて、タイムマネジメントに取り組むべきだと言います。

6. テクニック編(3)
――Googleカレンダーでタスク管理
平野氏が具体的にどうタスク管理しているのか。Googleカレンダーを使って解説しています。毎日作っている「大人の時間割」の具体例がご確認いただけます。

7. テクニック編(4)
――優先順位は必要ない
仕事で守るべきは「期限」と「質」。期限を守るためには、締切を前倒して計画的に取り組む必要があります。昔の平野氏は、締切直前に着手していため緊急度「高」の仕事が7-8割だったそうですが、現在は緊急度「低」の仕事が7-8割に変わったそうです。

8. テクニック編(5)
――PDCAサイクルで管理する
時間管理のPDCAを回すための11カ条を解説しています。「はかどる時間帯を見つける」「過剰品質を避ける」などは多くの方が参考になるはずです。なんとなくわかっているだけではなかなか行動に移せませんが、こうして整理されると実践につながっていきます。

9. テクニック編(6)
――手順書とチェックリストを整備する
「手順書やチェックリストを作り仕事を仕組み化する」「社外の人とは、ゴールの質やスケジュールの全体像を共有する」「嫌な予感を放置しない」「時間を守る人と印象づける」など、業務効率化に向けた施策を多数紹介しています。

10. 継続・習慣化編
――思い込みを捨て、成功体験を積む
「継続に意志の弱さは関係ない」と平野氏。「続けられない」という思い込みを捨て、小さい成功体験を積むこと。「今やらなかったらどうなるか」をリアルに想像して先延ばしを防ぐこと。チャンクダウンして行動すること。などのアドバイスを送っています。