マンション管理会社を変更して入居率を高める!失敗しないためのコツとは

マンション・アパート経営

マンションの管理会社を「しっかりと管理してくれない」「管理費用が高い」などの理由から変更したいと考えていませんか。

管理会社を変えることで、管理の質がアップしたり管理費を抑えられたりするため、今まで以上に快適な生活を送れるかもしれません。また、マンションの管理会社を選ぶ際の失敗しないコツを把握しておけば、抱えている問題を解決できる会社に出会える可能性が高まるでしょう。

そこでこの記事では、マンションの管理会社を変更するメリットや手順を紹介します。さらに、マンション管理会社の種類や変更するときに失敗しないコツ、よくある質問も取り上げます。本記事を読んでいただくことで、具体的にマンション管理会社を変更する手順がわかり、状況を改善できるようになるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

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マンション管理会社を変更する3つのメリット

マンションの管理会社を変更するメリットは主に以下の3つです。

  • 毎月の管理費の負担軽減
  • マンションの管理体制の質向上
  • 認識していなかったマンションの問題点に気づける

ここでは、各メリットについて詳しく見ていきましょう。

毎月の管理費の負担軽減

マンション管理会社の管理委託費に対して減額交渉などを行ったことがない場合は、管理会社を変更することによって毎月の管理費の負担を削減することが可能です。なぜなら、最初に設定してある管理委託費が高いケースもあるためです。

マンションによっては、管理費の70%以上を管理委託費が占めていることも珍しくありません。そのため、他の会社に変更することで最新の相場などが考慮され、管理委託費を削減できる可能性が高まります。

マンションの管理体制の質向上

管理の質がアップすることも、マンション管理会社を変更するメリットです。マンションに合わせた設備のメンテナンスや清掃などをしてくれる管理会社に変えることで「○○の設備が劣化している」「○○がいつも汚れている」といった、現状のマンションの問題点を解決できるでしょう。

また管理員の勤務時間や設備巡回点検の回数など、管理項目をしっかりと見直すことで、管理体制の質が向上するだけでなく管理費を削減することも可能です。

認識していなかったマンションの問題点に気づける

現状のマンションの問題点のみならず、認識していなかった問題に気づけることもマンション管理会社を変更するメリットです。新しい管理会社にマンション全体をチェックしてもらうことで、屋上など普段は目にしないところの問題点なども住民で共有できます。認識していなかったマンションの問題点に気づけることは、管理体制の質向上にもつながるでしょう。

マンション管理会社を変更するための6つの手順

マンション管理会社を変更する際は、以下の手順で進めます。

  1. マンション管理会社を変更する理由を明確にする
  2. 新規のマンション管理会社へ見積りを依頼
  3. 見積り依頼した管理会社の現地調査
  4. 総会で新規のマンション管理会社を決定
  5. 既存のマンション管理会社に解約の通知
  6. 新規のマンション管理会社へ引き継ぎ

スムーズに変更できるようにぜひ参考にしてください。

【STEP1】マンション管理会社を変更する理由を明確にする

マンション管理会社を変更する際にまずやるきことは、変更する理由を明確することです。なぜ今の管理会社を変更したいのかや、管理会社の変更で居住者にメリットはあるのかなどを理事会(※)で話し合いましょう。その際は、マンションの居住者に事前にアンケートを取っておくことで公平に議論できます

最終的には管理会社を1社に絞るため、しっかりとした選定基準を設けるためにも、マンション管理会社を変更する理由を明確にすることは重要です。

(※)マンション所有者(区分所有者)はマンションを管理するために管理組合を結成し、代表として維持管理を進めいてく「理事会」も結成する

【STEP2】新規のマンション管理会社へ見積りを依頼

マンション管理会社を変更することが決まったら、新規のマンション管理会社へ見積りを依頼します。相談や見積りの依頼であれば無料で行えるため、余計な出費はありません。

マンション管理会社へ見積りを依頼する際は、希望する管理の仕様書をまとめておきましょう。仕様書をまとめておくことで、複数の会社から提出された金額などを比べることができます。

【STEP3】見積り依頼した管理会社の現地調査

見積りを依頼したあとに管理会社の現地調査が始まります。見積書の作成には、建物や設備の調査・確認が必要不可欠です。現地調査をしてもらう際にその場でも要望を伝えることで、管理会社に状況を理解してもらえるでしょう。現地調査の結果は2~3週間後にわかります。

現地調査を行う際の注意点は、見積りに関係する書類を閲覧禁止にしておくことです。なお居住者名簿などは無関係な書類なので、準備しなくて問題ありません。

【STEP4】総会で新規のマンション管理会社を決定

現地調査のあとで、見積りを依頼したマンション管理会社からのプレゼンテーションが行われます。プレゼンテーションの内容を聞いて、どのようなサービスを提供している管理会社なのか、問題に対してどのような解決策があるのかを把握して、1社に絞り込みます。またプレゼンテーションでは質疑応答の時間を設けてもらったり、プレゼンテーションを複数回行ったりしてもらうことも可能です。

新しい管理会社を選定したら、重要事項説明会(※)で管理会社より契約内容の説明が行われ、臨時総会によって変更を決議します。総会参加者の過半数の賛成があれば、正式にマンション管理会社が決定されます。

(※)マンション管理適正法によって、管理委託契約を変更する際に重要事項説明が義務付けられている。重要事項説明とは「宅地建物取引士」の有資格者から契約内容などの説明を受けること

【STEP5】既存のマンション管理会社に解約の通知

新規のマンション管理会社を決定したら、今のマンション管理会社に対して解約通知を行います。解約は原則として3ヶ月前通知が求められます。ただし、管理会社によっては事前通知期間が3ヶ月前ではない可能もあるため、契約書の内容を確認しておきましょう。

解約通知の内容は契約書の第何条にもとづいているか、いつ契約を解除するのかを通知書に記すだけです。

【STEP6】新規のマンション管理会社へ引き継ぎ

解約通知をした後に、新規のマンション管理会社へ引き継ぎが行われます。図面や修理の履歴、各種の鍵などを引き継ぎますが、このときに理事会も立ち会って新管理会社とやり取りします。新管理会社は管理員の選定や口座振替などの準備作業を行い、すべて終えれば新契約の開始です。

マンション管理会社の種類と特徴

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マンション管理会社は以下のようにさまざまな種類があります。

  • マンションを分譲しているデベロッパー系
  • 管理が専門の独立系
  • 主力は違うビルメンテナンス系

ここでは各種類の特徴を解説するので、自分の住んでいるマンションに合った管理会社を探すときの参考にしてください。

マンションを分譲しているデベロッパー系

デベロッパー系は、マンションの分譲などを行っている企業が親会社となっている管理会社です。親会社から構造や設備の正確な情報を得て、トラブルを解決してくれることが特徴です。また全体的に管理の品質が一定で、大手も多いため安心して管理を任せられるでしょう。

しかし、親会社の利益を優先して管理費が高額の傾向にあるため、コスト面を気にしない方にはデベロッパー系がおすすめです。

管理が専門の独立系

独立系とは、親会社を持たずにマンション管理に特化している管理会社です。独立系は中小企業が多く、管理費が低めに設定されている傾向にあります。そのため、できるだけコストを抑えたい方におすすめです。また、マンション管理を専門にしているため、独自サービスがあることも魅力です。

一方、サービスの質が低下しやすいともいわれています。そのため、管理体制の質が気になることが理由で管理会社を変更する際は、別の種類の会社のほうが安心できるでしょう。管理費をカットしている分、大規模修繕工事などで収益を上げようとする可能性があることも認識しておいてください。

主力は違うビルメンテナンス系

ビルメンテナンス系は、商業施設やオフィスビルの管理が主力事業になっている会社です。清掃や設備保守が得意で、建築や設備関係の資格を有しているスタッフもたくさん在籍しています。

しかしビルメンテナンス系は、マンション管理の実績が豊富にあるわけではなく、デベロッパー系や独立系と比較すると、清掃や設備保守以外の部分に不安があることも事実です。

マンション管理会社の変更で失敗しない4つのコツ

マンション管理会社の変更を成功させるためにも、以下のポイントをおさえておきましょう。

  • 管理費用の安さだけで変更先を選ばない
  • 管理体制の質を落とさない
  • 倒産リスクが少ないマンション管理会社にする
  • 専門家のサポートを受けて変更手続きを進める

ここでは、マンション管理会社の変更で失敗しない4つのコツを紹介します。

管理費用の安さだけで変更先を選ばない

マンション管理会社の変更で失敗しないためには、管理費の安さだけでなくサービス内容もしっかりとチェックすることが大切です。管理費用が安くてもサービス内容が薄い場合は、適切に設備修繕などが進められずに建物がどんどん劣化してしまうケースもあります。

また、管理費用が高くてもサービス内容が乏しい事例もあります。そのため管理費用に対し、サービス内容が釣り合っているかどうかを見極めてから、マンション管理会社を選定しましょう。

管理体制の質を落とさない

新しい管理会社を選ぶ際は、管理体制の質を落とさないことも失敗しないコツです。質を落としてしまうと、また新たな不満が生まれてしまう可能性もあります。管理体制の質が落ちると、マンション住民から以下のような不満が出てきてしまいます。

  • 清掃時間を削減し、以前よりも建物内の清掃が行き届いていない
  • かつてよりもゴミの整理が雑になっている
  • 電気交換をしてくれなくなり暗い場所がある

新しい管理会社を選ぶ際は現状の不満を解消した上で、よりよいサービス内容の管理会社にするとよいでしょう。

倒産リスクが少ないマンション管理会社にする

マンション管理会社の変更で失敗しないためには、倒産する可能性の低い会社を選定することも重要です。倒産してしまうと、マンション管理に大きな影響が出るかもしれません。倒産リスクが少ないマンション管理会社の特徴は、以下の通りです。

  • マンション管理業者登録簿に登録されている
  • 大手企業をベースにしているなど、ある程度の規模がある

マンション管理会社のプレゼンテーションやホームページの内容などをしっかりとチェックしておけば、安心して任せられる会社を見つけられる可能性が高まります。管理会社とは長い付き合いにあるため、倒産リスクはなるべく少ないほうがよいでしょう。

専門家のサポートを受けて変更手続きを進める

マンションの住民だけで決めるのではなく、コンサルティング会社などの専門家に相談することも、マンション管理会社の変更で失敗しないコツです。専門知識がない人だけが集まって話し合っても、話がまとまらなかったり変更における重要なことが抜けてしまったりするかもしれません

例えば専門家のサポートを受ける場合は、費用がかかるものの以下のようなメリットがあります。

  • マンション側の要望にマッチした管理会社を紹介してくれる
  • 見積り比較表の作成やスケジュールの立案などの無料サポートがある

最適なマンション管理会社を見つけるために、専門家のサポートも検討してみてはいかがでしょうか。

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【Q&A】マンション管理会社の変更でよくある疑問

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マンション管理会社の変更におけるよくある疑問を見ていきましょう。

  • 管理会社を変更しないで現状は改善できる?
  • マンション管理会社の変更にどれだけの期間がかかる?
  • 専門家の提案は信じて問題ないの?

ここでは各疑問の回答を紹介するので、マンション管理会社の変更についてより理解を深めたい方は、参考にしてください。

管理会社を変更しないで現状は改善できる?

管理会社を変えずにマンション管理を改善するためには、実際に業務を行う管理人や管理会社のフロントマンの変更を依頼してみることをおすすめします。担当者の対応が悪いだけで、管理会社自体に問題はない場合もあるためです。

変更したい場合は現状の何が悪く、どうして欲しいのかを管理会社に具体的に伝えれば、改善してもらえるはずです。そもそもマンション管理会社の変更には時間も手間もかかるため、まずは管理人や管理会社のフロントマンの変更も視野に入れておきましょう。

マンション管理会社の変更にどれだけの期間がかかる?

マンション管理会社の変更は、スムーズに手続きを進めれば3ヶ月程度で完了します。ただし、理事会で話し合う際や新しい管理会社を決める際に、話がまとまらないとさらに長い期間がかかる可能性があります。

ただし、早く管理会社を変えたいと話を無理やりまとめて変更しても、新たな不満が出てしまう恐れがあるため、急いで事を進めるのはおすすめできません。

専門家の提案は信じて問題ないの?

コンサルティング会社など専門家の提案を鵜呑みにしてしまうと、後悔するかもしれません。例えば「管理を削除した分だけ報酬を得られる」という成功報酬型の専門家の場合は、管理費を大幅に削除するだけの提案をしてくる可能性があります。

確かに管理費が下がれば管理会社への支払いは減りますが、同時にサービス内容も落ちてしまうため、マンション住民にとって必ずしもプラスにはなりません。管理会社の変更に関わる人は、ある程度知識を身に付けておいたほうがよいでしょう。

まとめ

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マンション管理会社を変更すれば管理費の負担を削減できるだけでなく、管理体制の質が上がったり、今まで認識していなかったマンションの問題点に気づけたりするメリットがあります。コストが下がり質がアップするため、管理会社の変更を検討するマンション住民も少なくありません。

ただし管理会社を変更する際は、問題点を洗い出してから新規のマンション管理会社を選定するようにしましょう。管理会社には、管理専門の独立系やマンションを分譲しているデベロッパー系などの種類があるため、それぞれの特徴を理解して問題点を解決してくれる会社を選ぶようにしてください。

またマンション管理会社の変更を成功させるためには、管理費用の安さだけで選ばずに倒産リスクが少ない会社を選ぶこと、さらに専門家のサポートを受けることをおすすめします。今回紹介したこれらのポイントを踏まえ、マンション管理会社の変更をスムーズに進めてください。

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