マンション管理会社の変更手順やメリット・デメリットを解説！トラブル事例やおすすめの管理会社を紹介

分譲マンションの管理サービスにおいて、現行の管理会社への不満や不信から別の会社へ変更（リプレイス）したいと悩んでいませんか。

しかし実際に会社を変更したくても、どのような方法があるのか分からずに困っている管理組合の人も多いでしょう。

この記事では、マンション管理会社の変更を検討している人に向けて、管理会社を変更するメリットやデメリットを解説します。

また、変更に必要な手順をはじめ、トラブル回避方法や変更先として検討したいおすすめの管理会社を紹介します。

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マンション管理会社の変更を検討する理由・きっかけ

マンション管理会社の変更理由やきっかけとしてよくあるのは、以下のようなケースです。

• 管理組合の意向を汲み取って親身に対応してくれない
• 担当者の巡回がおろそかでレスポンスも遅い、失念や不備が多い
• 請け負っている物件が多く後回しにされることが多い
• 管理費の値上げなどで予定経費と見合わなくなった
• 管理費の不正使用が発覚した
• 設備や大規模修繕など適切な計画をしていない
• 専門知識に欠けており、質問しても曖昧な回答しか得られない

管理会社のサービス内容や対応一つで、自身も含めマンション全体の住民の住み心地に影響を与えます。

もし、上記のケースのように管理会社に不満や疑問を感じる場合は管理会社の変更について一度、管理組合で話し合ってみるとよいでしょう。

組合総会の議決権が過半数以上で可決

管理会社の変更は、総会での普通決議（出席組合員の議決権の過半数）でおこなうことができます。

総会は通常、年一回に開催される「通常総会」が主となりますが、臨時に招集をかけて「臨時総会」を開催し、審議することもできます。

通常総会まで待てない場合や、通常総会だけでは解決できない議題が多い場合は臨時総会で対応しましょう。

マンション管理会社を変更するメリット・デメリット

マンション管理会社を変更するメリット

管理会社を変更するメリットとして、次の4点が挙げられます。

• 管理委託費の削減
• 現状の管理が適切か見直しできる
• 適切な対応により管理の質が向上
• 管理組合運営に対する住民の関心が高まりやすい

マンションの経年に合わせ、現状の管理業務が委託費に見合っているか確認してみることをおすすめします。初めに決められた委託費は高い場合が多く、都度見直しをしていなければ、その状態を継続しているケースが多いためです。管理委託費は管理費用の割合が多くを占めるため、見直してみると費用削減にもつながります。

さらには、適切に対応できる管理会社へ変更することにより、マンション設備のメンテナンスなど管理の質が向上するかもしれません。質が上がれば住人も快適に過ごすことができるでしょう。

また管理会社の変更を検討する段階で住人への説明会などがおこなわれますが、その際にマンション管理への関心が高まる組合員が増えると、今後の管理組合運営がスムーズになりやすいといえます。

マンション管理会社を変更するデメリット

管理会社を変更するデメリットとして次の3点が挙げられます。

• 管理の質の低下
• 継続性がなくなる
• 理事会や住人トラブルの恐れ

管理会社を変更すると管理の質が向上することが期待できますが、確実に向上するとは限りません。管理会社によって業務内容が異なるため、よく確認せずに契約した結果、委託費は削減できても質が低下することもあります。そうならないためにも業務内容をよく確認し、委託費と見合うかどうか見極めることが大切です。

また管理会社を変更する際は、現行の管理会社から管理組合へ引継ぎをおこない、それを新管理会社が引き継ぐ流れとなります。もし引継ぎがスムーズにいかなければ書類や鍵など重要物が紛失したり、継続中の審議内容が滞ったりする可能性は否めません。

管理会社の変更は、住人にとっても重要なことの一つです。理解を得られなければ、クレームなどのトラブルに発展する可能性があるので慎重におこないましょう。

マンション管理会社を変更するための7つの手順

1：管理会社の変更が必要な理由を洗い出す

まずは、なぜマンション管理会社を変更したいのか、その理由を洗い出す必要があります。次の事柄が変更の理由として挙げられます。

• 委託費が高い
• 対応が遅い
• 対応が不十分

上記はあくまで一例ですが、問題点を洗い出す際は先入観で決めず、住人にアンケートを取るなどしてデータを収集するとよいでしょう。

実際にマンションに住んでいて、管理の実態を感じている住人から得られるデータによって、管理会社の問題点が浮き彫りになることもあります。問題点が明確になれば次の管理会社選びの基準ができるので、洗い出しはしっかりおこないましょう。

2：変更する管理会社の候補を絞り込む

問題点が明確になったら、次の選定基準を参考に変更する管理会社の候補を絞り込んでいきます。

• 管理会社の種類
• 管理の質
• 業務内容
• 委託費用
• 管理会社の評判

マンション管理会社は全国に2,000社以上も存在しています。その中から絞り込むことは大変ですが、候補の会社は多くても5社に絞りましょう。

管理会社は大きく分けると、デベロッパー系管理会社と独立系管理会社の2種類あります。

一般的に、親会社が分譲する新築マンションの管理部門となって動くデベロッパー系管理会社のほうが、大手でブランド力・信頼度は高い傾向です。しかし費用が割高であったり、イレギュラーな要望への対応が苦手だったりするケースも見られます。

管理会社も大・中・小とさまざまありますが、大手だから安心というわけではありません。例えば、地域密着型で地元住民に寄り添ったサービスを提供し、支持を集める中小管理会社もあります。大手や中小と限定せずに、複数の管理会社を比較することがポイントです。

3：候補の管理会社のプレゼンを受け最終選考

最終的に管理会社を決めるときは、候補の管理会社のプレゼンテーションを受けます。

1社あたり1時間程度と決め、説明・質疑応答を進めるとスムーズです。

実際に委託した場合の現場担当者にも同席してもらい、担当者の人柄や印象も確認しておきましょう。

また、プレゼンは理事会の中でおこなわれますが、別日を設けて住人向けにも実施してもらうとよいでしょう。

その後、アンケートなどで住人の意見を集め、理事会で最終決定します。

4：決定したマンション管理会社と契約内容を最終チェック

最終決定したマンション管理会社と、管理委託契約書や重要事項説明書に記載する内容を詰めていきます。

委託する業務仕様や総会開催の準備、契約内容（重要事項説明書の内容）の確認などもこの段階でおこないます。

重要事項説明書をもとに作成された管理委託契約書は、マンション管理会社と管理組合の合意に基づいて契約を交わします。

管理会社が標準管理委託契約書（※1）を基に用意しますが、記載内容が適切かどうか、次のポイントを重点に確認する必要があります。

• 解除に関する記載
• 解約に関する記載
• 督促に関する記載
• 緊急時の業務に関する記載

解除に関する記載とは、契約不履行があった場合に契約解除ができるという内容のことです。解除に伴う損害賠償について明記されているか確認しましょう。

解約に関する記載は、いつまでに管理会社に解約する旨を伝えるかが記載されており、標準管理委託契約書では少なくとも3ヶ月前となっています。

督促に関する記載は、住人が管理費などを滞納した場合についての記載です。標準管理委託契約書には詳しく明記されていませんが、管理会社が電話や訪問、催促状手配などの対応をしてくれるのはおおむね6ヶ月が限度です。それ以降は管理組合が対応する必要があるため、管理会社が対応してくれる期間が極端に短くされていないか確認してください。

最後に緊急時の業務に関する記載は、台風などの災害があった場合の管理業務についてです。マンションの立地が災害的に危険であれば要確認です。

注
1)標準管理委託契約書とは、管理組合に不利となる契約にならないために、国土交通省が公表しているマンション管理委託契約のベースとなる契約書のこと。

5：総会でマンション管理会社の変更を決議

管理会社を変更すると決まれば、総会を開いて手順4で詰めた重要事項説明書について、住人に説明して変更の決議をおこないます。なお、総会開催前には管理業務主任者による重要事項説明も必要です。

総会では、理事長からマンション管理会社変更の経緯について、あらためて説明しましょう。さらに変更する管理会社の担当者にも出席してもらうことで、メリットや管理業務がどう変わるのかなどが参加者に伝わりやすいです。

決議をおこなって賛成数を多く得られなかった場合は、案を考え直してみましょう。

6：現在のマンション管理会社に解約の通知

現行のマンション管理会社に解約する旨を伝えます。管理委託契約書に特別な決まりがなければ、解約する3ヶ月前に通知しましょう。

解約通知は、契約書の第何条に基づいて解約するのか、いつ契約解除となるのかを記載した書面を作成し、管理会社の代表取締役宛てに書留で郵送します。その際は確実に届けるために、簡易書留ではなく受け取り確認ができる書留郵便を利用しましょう。

7：新旧の管理会社で引き継ぎ後、運営開始

総会で決議された内容で契約を結び、新旧マンション管理会社で理事会も立ち会いのもと、引き継ぎ作業を行います。主に、次のような項目が引き継がれます。

• 管理図面
• 修繕履歴の書類
• 過去の総会議事録
• 共有部分の鍵

特に鍵はどこの鍵なのか、本数は合っているかなど、紛失を避けるためにも確認しておく必要があります。

ほかにも、管理費等の口座振替変更や管理人室の電話加入権の名義変更など、さまざまな手続きが必要です。引き継ぎ作業の進歩状況を新旧のマンション管理会社と共有し、あとから不備が出ないためにも把握しておきましょう。

マンション管理会社変更でよくあるトラブル事例

営業マンの印象で契約したが現場担当者が最低

営業担当者の饒舌な営業トークや人柄の良さに惹かれ、そのまま契約をして後悔したというケースは多いです。

営業担当者は、あくまでも契約を取るために熱心に自社の良さをアピールしますが、実際に物件管理を管轄するのは現場担当者（フロントマン）です。

どれだけ資料や説明が申し分なかったとしても、現場担当者が無責任な人間では安心して管理を任せることができません。

管理費の安さを優先してサービスの質が落ちた

管理費の安さも魅力の一つではありますが、コストを削減して劣悪なサービスを提供している会社も存在します。

人件費削減により清掃が行き届かない、業務範囲が縮小されるなど住民のストレスにつながり、結果トラブルに発展するケースも多いようです。

短期的に見れば費用の削減にはなりますが、長期的に見ると本来計画されていた修繕工事ができなくなってしまったり、建物の劣化が早まったりとかえってコストが増加する可能性も考慮しておきましょう。

口コミ・評判で決めてしまった

外部の比較サイトなどで紹介されている評判やランキング、SNSなどの口コミを鵜呑みにして決断してしまうのもトラブルの元です。

口コミやランキングには信憑性に欠けるものも含まれていたり、掲載順位が利害関係で成り立っている評価もあるからです。

浮いたコストをすぐに還元してしまった

管理会社を変更して大幅に管理費を節約できたからといって、住民負担分の管理費を値下げしてしまい、後々困ったというケースも多々見受けられます。

管理費を削減したということは、そのぶん管理範囲の妥協やサービスの質が以前よりも劣り、住民から新たな不満が起こる可能性もあります。

引き継ぎのための書類を紛失した

管理会社変更時は、旧管理会社から新管理会社への引き継ぎのため重要書類が必要になります。

重要書類には、議事録、総会議案書、マンション共用部分の鍵、備品など、組合運営にかかわるすべての書類・物品を指しますが、これらの紛失や管理不備が発覚して問題となった例もあります。

マンション管理会社変更で失敗しないためのポイント

コンサルティング会社のいいなりにならない

コンサルティング会社に相談する場合は、成功報酬型に要注意です。

コンサルティング会社としては、削減すればするほど自社の利益につながるため、サービスの質よりもコストカットに努めるようになります。

削減の度合いが大きければその分自社の利益が増えるため、料金が安価なマンション管理会社への変更をすすめられる可能性が高いです。

管理費が安くなるのは管理組合にとってもわかりやすい魅力であるため、何も知識がない人は、コンサルティング会社に言われるがまま管理会社を変更して後悔するケースがあります。自分自身でも紹介された管理会社が最適な選択肢なのか検討する姿勢が大切です。

アンケートを取って住民の意見を反映

住民からのクレームで管理会社の変更を検討しているなら、住民へのアンケートを実施するのも一つの方法です。

管理組合には見えていない問題が発覚するかもしれません。

たとえば、管理会社が二次委託している外部スタッフや現場担当者の対応です。

清掃員や緊急サポートセンターなどは住民と直接コミュニケーションが発生する機関のため、対応一つで管理会社に抱く印象は大きく変わります。

管理会社のサービスや業務内容に問題がないのであれば、管理会社変更よりも現場スタッフの交代など申し出てみましょう。

管理・サービスの質が改善しない場合は再考

どのような理由があるにしろ、そもそも管理・サービスの質を落とす変更はしないほうが賢明です。

管理費の負担が大きく、やむを得ず安い管理会社への変更を検討するケースは多いですが、その場合、変更によって管理費を節約できたとしても住民への還元は難しいでしょう。

結果的に管理の質だけを落とすことになり、住民へのストレスを増やす可能性があります。

トラブルの予兆があれば早めに契約解除を検討

マンション管理会社を変更しても、住人から不満が全く生まれなくなるわけではありません。すぐにではなくても、何かをきっかけに不満が生まれる可能性もあります。

なお、新たな管理会社へ迅速に変更できるように、委託先との契約は長期にしないほうが無難です。

可能であれば初年度は1年単位の契約を推奨します。

削減できた管理費は安易に還元しない

管理費が削減できても、住人の管理費を値下げするなど安易な還元はやめましょう。

万一、変更したマンション管理会社に問題が起きたときに、還元後の管理費のままで次の管理会社を見つけることは難しいためです。

住人に還元する行為は決して悪いわけではありませんが、安易におこなうと、もしものときに困った事態を引き起こすことになりかねません。

削減できた分は積立しておくなどして残しておきましょう。

長期修繕計画に疑問を感じるなら建物診断

現行の管理会社の長期修繕計画や修繕費の金額設定に疑問を感じる場合は、管理会社の変更を検討する前に、専門業者に建物診断を依頼してみるのもよいでしょう。

第三者機関の介入により、管理会社の提案内容と比較することができ、必要工事費の内訳や根拠の妥当性を測れます。

長期修繕計画は、工事費用を算出した時期によっても価格が大きく変動するため、現行の修繕計画が古い場合は計画を見直す必要も出てくるでしょう。

マンション管理会社のおすすめ変更先2選

ここからは、編集部がおすすめする管理会社を2社厳選し、基本情報やおすすめポイントについて紹介します。

変更先に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

※下記の表にある受託戸数は、マンション管理新聞社が年1回発表したものです。

クラシテ(PR)

※画像引用元：クラシテ公式サイト

クラシテの特徴は次のとおりです。

• 1976年から続くマンション管理のエキスパート
• マンション管理からリフォーム・リノベーションまでワンストップで対応
• 24時間対応のコールセンターでトラブルを迅速に解決

クラシテはマンション管理サービスのみならず、不動産活用やマンション入居者向けのリフォーム・リノベーションなども手掛ける独立系管理会社です。

専門コンシェルジュSumaist(スマイスト）が日々の管理をサポートし、各マンションの問題点を診断して分析をおこない、それぞれに合う改善を提案します。コミュニケーション重視で、「暮らし手」の名前どおり、住民の暮らしやすさを第一に考えて提案をしてくれるのも魅力です。

クラシテ独自の24時間対応コールセンターもあります。もしものときのトラブルも解決に導けるように徹底したサポート体制も備わった、マンション管理に特化した管理会社です。

公式HPはこちら

日本ハウズイング

※画像引用元：日本ハウズイング株式会社公式サイト

日本ハウズイングの特徴は次のとおりです。

• 海外含め約60万戸の実績を持つマンション管理会社
• セミナーや研修など高品質なサービスを提供するための制度が充実
• 一部委託も全部委託も可能

日本ハウズイングは、国内47万8,240戸、海外10万8,132戸の管理受託実績(2022年3月末日時点)をもつ、地域密着型で支店展開している独立系管理会社です。

管理組合運営や理事会のサポートをはじめ、マンション管理をするうえでの悩み・課題を解決に導けるセミナーや、管理員・フロントの教育研修の実施など、充実したサポート体制でマンション管理をおこないます。

自主管理をおこなっている人向けには、予算に応じた委託管理プランもあります。手が回らない業務だけの委託も可能なので、全部委託よりも予算を抑えられるでしょう。

マンション管理会社の変更でよくある疑問

管理会社の変更についてどこで相談できる？

管理会社の変更についてプロに相談したい人は、次のいずれかの場所を利用してみましょう。

• コンサルティング会社
• 公益財団法人マンション管理センター
• 一般社団法人マンション管理業協会
• NPO法人

コンサルティング会社は、国家資格のマンション管理士や管理業務主任者などが在籍していることが多く、マンション管理について適切なアドバイスやサポートをしてもらえます。ただし資格があっても実務経験がない場合もあるので、実績や経験があるか確認が必要です。

公益財団法人マンション管理センターは、平成13年8月施行のマンション管理適正化法に基づいた、マンション管理適正化推進センターが指定する団体です。無料相談窓口がありますが、書面回答ではなく口頭のみです。

一般社団法人マンション管理業協会は、マンション管理会社業界の団体です。対応については公益財団法人マンション管理センターと大差はありません。

NPO法人は、地域ごとに存在する管理組合の支援団体です。派遣相談やセミナーなどを実施しており、無料相談だけでなく有料の場合もあります。セミナーへの参加で、他のマンションの現状を知る機会にもなるでしょう。

管理業務はどこまで委託するべき？

マンション管理をどこまで委託するべきかに正解はありません。そもそもマンション管理は、全部委託と一部委託の2つの委託方式があります。

全部委託は管理業務の窓口が担当者1人のため、管理組合にとって利便性は高いです。しかし、委託費が割高になるうえに、管理業務を丸投げしておろそかになる可能性もあります。管理の質を保つためには丸投げせずに、しっかり把握しておくことが重要です。

一部委託は、必要な業務だけを専門業者に委託することです。管理組合にマンション管理に明るい人材がいるのなら、負担のかかる業務だけを委託すると効率的です。

一部委託をすれば全部委託に比べて委託費を削減できますが、依頼する専門業者が複数の場合は管理が複雑になることもあります。いずれの委託方式にせよ、理事会内だけで決めずに住人とも相談して決めるのが最善です。

契約更新を断られるケースがあるのは本当？

マンション管理会社で採算がとれなくなると、契約更新を断られる場合があります。人件費などの高騰でコストがかかり、今後利益を得られる見込みがないと判断された場合や、小規模マンションかつ築年数が古い場合も断られやすくなります。

管理費を値上げして契約を継続してもらうか、値上げが厳しいのであれば自主管理に切り替えるほかありません。

管理会社変更にかかる期間は？

マンション管理会社の変更には、総会での議論、候補会社のプレゼンテーション、現行の管理会社への契約解除、及び新たな管理会社への業務引き継ぎなど、諸々の手続きに必要な時間を考えると、最低でも3ヶ月程度かかります。

変更を焦るあまり引き継ぎを不十分なままで終わらせてしまえば、新たな管理会社の運営に支障をきたしかねません。スムーズな運営開始のためにも、引き継ぎ期間には余裕をもったスケジュールを立てましょう。

現場担当者（フロントマン）は変更してもらえる？

マンション管理会社の担当を変更することはできますが、必ず変更してもらえる保証はありません。人員不足などによって断られる可能性があります。まずは担当の上司に相談してみましょう。

管理会社決定後の管理開始までの期間は？

管理会社を変更する場合、新管理会社への委託を総会にて決議後、旧管理会社へ解約通知を送付します。標準管理委託契約書によると、「少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了」として記載があります。

このことから、総会で決議後、新管理会社による管理開始までのスケジュール例については、以下のとおりとなります。

• 3～4月に新管理会社への変更を総会にて決議、同月に旧管理会社へ解約通知し、7～8月に新管理会社への委託を開始
• 7～8月に新管理会社への変更を総会にて決議、同月に旧管理会社へ解約通知し、11～12月に新管理会社への委託を開始

「総会」「理事会」それぞれの役割は？

総会とは、管理組合の方針について議論し、決議する意思決定機関です。構成員は、マンションの区分所有者全員となり、年1回の通常総会と、必要に応じて臨時におこなわれる臨時総会があります。

理事会は、総会で決議された方針に則って業務をおこなう、施行部門で、区分所有者のなかから選任された理事長・副理事長・理事で構成されるのが一般的です。

「管理会社変更のお知らせ」雛形は？

管理会社変更のお知らせは、新管理会社が作成します。新管理会社へ変更についての総会決議後に、管理の引継ぎの中で理事会より新管理会社へ区分所有者等の氏名や住所が引継がれます。

その後、新管理会社より所在地、問合せ窓口等が記載された挨拶文や管理費等の口座振替手続き等の書類が送付されます。また、管理開始日にマンションの掲示板等に管理会社の連絡先などが掲示されます。

まとめ

マンションの管理の主体は、あくまで理事会や住人です。管理会社はサポート役に過ぎないため丸投げにせず、自分たちでできることから始める必要があります。

自分たちでできることとは、まずマンションの現状を知ることです。現行の管理会社に不満があれば変更することも可能なので、変更のメリットやデメリットを把握しながら、適切に管理して快適な住居環境のマンションにしましょう。

この記事では、おすすめのマンション管理会社を2社紹介しました。ほかにも数多くの管理会社があるため、候補先に悩んでいるなら、こちらの記事もおすすめです。

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