【必要書類まとめ】不動産売却に必要な書類を売却の種類ごとに徹底解説!

不動産売却

不動産売却ではさまざまな書類が必要であり、何を用意すべきかは事前に把握しておくことが大切です。しかし、初めての場合どんな書類を用意するのかわからない人が多いのではないのでしょうか。

どのような書類が必要かは、売却時のケースによって異なります。ケースごとに必要な書類は何かを把握して、不動産売却に臨みましょう。

この記事を読めば、不動産売却における必要な書類を把握でき、よりスムーズに不動産売却を進めやすくなりますので、ぜひ参考にしてみてください。

必要書類をそろえる前の確認事項

不動産売却の必要書類をそろえる前には、書類についての確認事項を把握しておきましょう。

  • 必要書類は不動産の種類によって異なる
  • 有効期限があるものがある
  • 紛失しても再発行が不可能なものもある

これら3つの点を押さえておき、基礎的な知識を身につけておくことが大切です。

必要書類は不動産の種類によって異なる

不動産売却に必要な書類は、売却する不動産の種類によって異なります。不動産は大きく土地と建物にわけられ、さらに建物は一戸建てかマンションかによって必要書類は違うため注意が必要です。

また、不動産の種類に関係なく、共通して必要な書類もあります。まずは共通して必要な書類と、不動産の種類ごとに必要となる書類の一覧を確認して、全体像を把握しておきましょう。

不動産の種類 必要書類
全種類共通
  • 本人確認の身分証明書
  • 住民票
  • 実印
  • 印鑑登録証明書
  • 土地建物登記済証 権利証または登記識別情報
  • 固定資産税・都市計画税納税通知書
  • 物件状況等報告書
土地
  • 土地測量図・境界確認書
一戸建て
  • 建築確認済証および検査済証
  • 土地測量図・境界確認書
マンション
  • マンションの管理規約や使用細則
  • 維持費関連書類
  • 重要事項にかかわる調査報告書

それぞれに対応する書類を用意することで、不動産売却はよりスムーズに進められます。

有効期限があるものがある

必要書類の中には有効期限があるものもあり、これらは取得する時期に注意しなければなりません。例えば売却時に必要な住民票や印鑑登録証明書は、発行から3ヶ月以内のもののみ、原則使用可能とされています。

そのため、早めから準備をしすぎて売却までに期限が切れてしまうと、再取得しなければなりません。再取得は費用も時間も無駄になってしまうため、期限付きの書類は売却が必要になってから取得することがおすすめです。

紛失しても再発行が不可能なものもある

不動産売却に必要な書類の中には、紛失しても再発行ができないものがあります。そのため、書類は大切に保管するようにし、特に不動産購入時にもらっている書類はなくさないように注意しましょう。

もし再発行不可能なものを紛失してしまうと、代わりの書類を別途取得して対処が必要となり、手間がかかってしまいます。余計な手間をかけずに不動産売却をするなら、必要書類は紛失させないことが大切です。

不動産売却で必要な書類

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売却する不動産の種類に関係なく、共通で必要な書類は次の通りです。

  • 本人確認の身分証明書
  • 住民票
  • 実印
  • 印鑑登録証明書
  • 土地建物登記済証 権利証または登記識別情報
  • 固定資産税・都市計画税納税通知書
  • 物件状況等報告書

これらの書類は不動産売却時には必須の基本的なものとなるため、忘れずに準備しておきましょう。

本人確認の身分証明書

不動産売却の際には、本人確認のために身分証明書が必要です。身分証明書は運転免許証やパスポート、場合によっては健康保険証や顔写真付きのマイナンバーカードでもよいとされる場合があります。

不動産会社によってどれを本人確認書類と認めるかは異なりますが、基本的には運転免許証やパスポート、健康保険証などなら問題なく使えるでしょう。

不動産売却の際には名義者の身分証明書が必要であり、複数人で所有している共有名義の場合は、名義者全員の身分証明書が必要です。名義者が遠方にいて売却の手続きなどに立ち会えない場合は、身分証明書はコピーしたものを用いて構いません。

住民票

住民票は、登記上の住所と現住所が異なる場合に必要です。また、住所を登録している市区町村の役場で発行できる住民票は、期限が発行から3ヶ月以内のものとされている点に注意が必要です。住民票の発行自体は比較的すぐにできるため、必要になるぎりぎりまで取得を待って問題ないでしょう。

実印

売買契約書には署名と捺印が必要であり、この際に実印を使います。ただし、実際には契約書に実印を使わなければならないという決まりはなく、認印でも使用可能です。契約書に使用する印鑑にはルールがないため認印でも構いませんが、不動産売却では暗黙の了解として実印を求められることのほうが多いでしょう。

印鑑登録証明書

実印を使用するためには、その効力を証明できる印鑑登録証明書が必要です。印鑑登録証明書は市区町村の役場やコンビニ、スーパーなどでも発行できます。印鑑登録証明書の自動交付昨日がついた端末があるなら、そこで発行が可能です。

住民票と同様に、印鑑登録証明書も発行から3ヶ月以内のものを用意しなければなりません。有効期限の定めがあるため、取得する時期には注意が必要です。

土地建物登記済証 権利証または登記識別情報

不動産を購入する際には、所有権の保存登記を行います。これによって登記簿上の所有者が自分であると第三者に証明できるようになり、この際に受け取る書類が土地建物登記済証、いわゆる権利証または登記識別情報などです。

権利証か登記識別情報通知かは、不動産登記を行った時期によって異なります。平成17年3月6日までの取引では、不動産登記を行うと権利証が発行されます。それ以降に不動産登記をしている場合は、登記識別情報通知を受け取っているはずなので、それぞれ確認しておきましょう。

権利証や登記識別情報通知は紛失すると再発行ができません。もし紛失してしまった場合は、次の方法で本人確認情報を作成してもらい、これによって権利証などの代用とします。

  • 司法書士による本人確認情報の提供
  • 登記官による事前通知制度を利用
  • 公証人による認証の提供

紛失時の対応では余計な手続きが必要となり、さらに10万円近くの費用がかかる場合もあるため注意しなければなりません。

固定資産税・都市計画税納税通知書

売却時には固定資産税や都市計画税の納税通知書も必要です。固定資産税はすべての不動産に課税されますが、都市計画税の有無はエリアによって異なります。そのため、そもそも都市計画税が課税されないエリアの不動産なら、売却時には固定資産税の納税通知書のみで構いません。

各種納税通知書は、毎年1月1日時点で不動産の所有者となっている人に送られる書類のため、送付されたものを保管しておきましょう。もし紛失してしまった場合は、市区町村の役場で申請して再発行が可能です。ただし、再発行ができるのは納税通知書のみであり、納税証明書は再発行できない点には注意が必要です。

物件状況等報告書

買主に物件の状態を詳細に知らせ、納得したうえで購入してもらうための書類が物件状況等報告書です。これは売主が作成するものであり、物件の詳細な状態について記載します。

物件状況等報告書を正しく作成することで、売却後のトラブルを避けることができ、ここで提示している物件の不具合は、後から責任に問われることもありません。

物件状況等報告書は売却前に作成するものであり、フォーマットは不動産会社が持っているものが多いです。売却する不動産の状態をよく確認しておき、不動産会社の指示に従いながら作成しましょう。

土地売却に必要な書類

不動産の中でも土地を売却するには、上記の書類に加えて土地測量図や境界確認書が必要です。これは土地の境界線を明確に表示するための書類であり、作成するには測量を行います。すでに測量を行っていて、各種書類がそろっている場合は、持っている書類が使用できます。

まだ測量を行っていない、あるいは境界線が曖昧になっているなどの場合は、売却前に土地家屋調査士などに依頼して測量と書類の発行をしてもらいましょう。

測量をせずに土地を売却すると、隣地の所有者とトラブルになることも少なくありません。売却前後のトラブルを防ぐためにも、土地の境界線は明確にしておくことが大切です。

測量の費用は依頼する業者や土地の大きさ、形状によっても異なりますが、30~40万円程度かかることもあります。

一戸建て売却に必要な書類

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一戸建ての住宅を売却する際には、次の書類が必要です。土地と同様に土地測量図や境界確認書に加えて、もう一種類書類を用意しておきましょう。

  • 建築確認済証および検査済証
  • 土地測量図・境界確認書

建築確認済証および検査済証

一戸建てを購入した際には、建築確認済証と検査済証を受け取っており、これらは売却時にも必要です。これらの書類は、一戸建ての住宅が建築基準法を守って建てられていることを証明する書類です。建築確認証が発行された後に検査を行い、適合と判断されると、検査済証が発行されます。

これらの書類は紛失すると再発行ができないため、なくさないように保管しておきましょう。万が一紛失してしまった場合は、市区町村の役場にて取得できる建築計画概要書と確認台帳記載事項証明書を代用します。

建築計画概要書は1通500円で、申請して即日発行できます。確認台帳記載事項証明書は1通300円で発行できますが、申請してから受け渡しまで2~3日程度かかるため、注意しましょう。

また、これらの書類に加えて建築設計図書や工事記録書等があると、物件の信頼度はさらに高くなります。買主にも安心して購入してもらうことができ、売却時の交渉もスムーズに進めやすいです。建築設計図書や工事記録書等も不動産購入時に取得している書類のため、なくさないようにしましょう。

土地測量図・境界確認書

一戸建ての住宅を売る場合には、同時に土地も売却することが多いです。土地と建物を一緒に売る場合は、土地の売却と同様に土地測量図・境界確認書も用意しておきましょう。もし建物の権利のみ売却する場合は、これらの書類は不要です。

ただし、土地と建物はまとめて買いたいと考える買主が多いため、現実的には建物の権利のみの売却は難しく、基本的には土地と建物はセットで売却する場合がほとんどであることは頭に入れておきましょう。

マンション売却に必要な書類

建物でもマンションを売却する際には、次の書類が必要です。

  • マンションの管理規約や使用細則
  • 維持費関連書類
  • 重要事項にかかわる調査報告書

これらの書類は事前に準備しておき、スムーズにマンションを売却しましょう。

マンションの管理規約や使用細則

マンションは一戸建てとは違って、建物ごとにルールが決められています。これが管理規約や使用細則というものであり、不動産購入時に受け取っています。マンションに住む際には、管理規約や使用細則で定められた内容を守る必要があるため、買主のためにもこれらはそろえておきましょう。

もし紛失してしまった場合は、大家やマンションの管理会社に相談して、再発行できないか依頼してみることがおすすめです。

維持費関連書類

マンションは維持管理のために家賃だけではなく、管理費や修繕積立金、管理組合日などを支払う必要があります。これら維持費に関する書類も用意しておき、買主にマンションに住むためにどれくらいのコストがかかるのかわかるようにしておきましょう

維持費関連書類は売却時に必須ではないものの、ないと買主が明確なコストを把握できずに、売買交渉の際に不利になる可能性があります。他にも設備の使用説明書や設備の使用量、町内会費などがわかる書類があるなら、これらも準備しておくことがおすすめです。

重要事項にかかわる調査報告書

マンション管理における重要な事柄を定めた説明書が、重要事項にかかわる調査報告書です。これはマンションの管理会社が作成するため、受け取ったものを大切に保管しておきましょう。

この書類はマンションを売り出す際に作成してもらいます。発行手数料は数千円程度であり、マンションや管理会社によって費用が多少変動する場合があります。

用意しておくとよい書類

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必須ではないものの、次の書類は用意しておくと売却時の交渉で有利になったり、より買主に安心して不動産を購入してもらいやすくなったりするなどのメリットがあります。

  • 不動産のパンフレットや広告
  • 耐震診断報告書
  • アスベスト使用調査報告書
  • 建築設計図書・工事記録書
  • 地盤調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書
  • ローン償還表

取得できるもの、すでに持っているものはできるだけ多く用意しておき、少しでも好条件での不動産売却を目指しましょう。

不動産のパンフレットや広告

不動産購入時にそろえたパンフレットや広告があるなら、これも用意しておきましょう。パンフレットや広告があることで、売却する不動産についてのより詳細な情報を買主に提示できます。

また、売却を依頼する不動産会社にも、不動産の状態をより詳細に把握してもらいやすくなる点もメリットです。パンフレットや広告をもとに売却プランを考えることもでき、持っているなら売却時に提出するようにしましょう。

耐震診断報告書

住宅の耐震診断をすると、耐震診断報告書がもらえます。この書類があることで、その建物にどれくらいの耐震性能があるのかがわかり、建物の安全性や倒壊リスクの小ささなどが証明できます。

買主により安心して購入してもらうためにはあるとよい書類であり、耐震診断を受けている場合はこの書類も売却時に提示しましょう

アスベスト使用調査報告書

アスベストの検査をした際には、アスベスト使用調査報告書が受け取れます。これは住宅にアスベストが使用されているか、使われている場合はどれくらいの量なのかといったことを記した書類です。

住宅に安全性を求める買主は多く、特に健康意識の高い人はアスベストの使用状況を気にすることもあるでしょう。調査報告書があることで、住宅の安全性や健康への影響などを説明でき、買主により安心感を与えられます

建築設計図書・工事記録書

一戸建ての住宅の場合は、建築基準法などにのっとっているかを確認する書類として、建築設計図書や工事記録書が発行されます。これがあると住宅の安全性はもちろん、法律を守って建築されているかどうかがわかるため、買主に安心感を与えて売却しやすくなるでしょう。

地盤調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書

地盤調査やホームインスペクションを受けた際には、地盤調査報告書や住宅性能評価書、既存住宅性能評価書などが発行されます。これらの書類によって、不動産の状態をより明確に表示することができ、買主も納得したうえで購入しやすくなります。

特に築年数の古い住宅の場合はあると買主の不安を取り除きやすい書類であり、売却前にインスペクションをしておいてもよいでしょう。また、土地についての不安を持つ人もいるため、地盤に問題がないかを示すためにも、事前に調査して報告書を作成してもらうこともおすすめです。

ローン償還表

住宅ローンの返済中に不動産を売却する場合は、ローン償還表を提出することがおすすめです。これはローン返済予定表や残高証明書などが該当します。これらの書類を買主に提示することで、住宅ローンをきちんと支払っていることがアピールでき、売主の信頼度を高められます。

問題なく返済できているなら、資金不足によって不動産を売却しているといった、ネガティブなイメージを与えずに済むこともメリットの1つです。不動産売買では売主と買主の信頼関係も重要であるため、少しでも印象をよくするために、これらの書類は用意しておくとよいでしょう。

不動産売却で必要書類をそろえる際のポイント

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不動産売却ではさまざまな書類が必要となり、これらの書類は不備なくそろえることが大切です。スムーズに不動産売却を成功させるには、必要書類をそろえる際のポイントを把握しておく必要があります。どのようなポイントを守ると必要書類をそろえやすいのか、不動産を失敗なく売却しやすくなるのかを知っておきましょう。

余裕を持って準備を始める

不動産売却で失敗しないためには、必要書類は余裕を持って準備することが大切です。不動産売却時に必要な書類は多数あり、売却する不動産の種類によっても何が必要になるかは異なります。

そのため、必要になってから一気にそろえるとなると手間がかかりやすく、時間的な余裕が持てないために失敗することもあるでしょう。有効期限のある書類は、売却が決まってから取得したほうがよいですが、それ以外の書類はそろえられるうちに集めておくことが大切です。

早めに行動し、余裕を持って書類をそろえておくことで、ミスを減らすことができ、書類の不備もなくしやすいです。また、書類がそろっているなら不動産売却に集中しやすくなるため、好条件での売却も目指しやすくなるでしょう。

わからないことは不動産会社に早めに相談

売却時の書類についてわからないことがある場合は、早めに不動産会社に相談することが大切です。ネットで調べたり、知人からアドバイスを受けたりすることでも不動産売却で必要な書類は調べられます。

しかし、それらの情報は確かであるとは限らず、場合によっては間違っていることもあるでしょう。不動産会社は不動産売却のプロであるため、信頼度は高く、困ったときには大きな助けとなってくれる存在です。

必要な書類は何か、もし紛失した場合はどのように対応すべきかなど、細かいことも相談しておくと、よりスムーズ、かつ不備なく必要書類をそろえやすくなります。

特殊ケース別の必要書類

不動産売却にはさまざまなケースが考えられ、中には特殊な状況で売却するということもあります。特殊なケースだと、売却時に必要な書類も違ってくるため注意しなければなりません。

  • 代理人が不動産を売却する場合
  • 成年後見人が不動産を売却する場合
  • 法人が不動産を売却する場合
  • 農地を売却する場合
  • 相続財産管理人が不動産を売却する場合
  • 海外在住者が不動産を売却する場合
  • 外国人・外国籍の人が不動産を売却する場合

ケースごとに必要な書類を知り、特殊なケースでもスムーズな不動産売却を目指しましょう。

代理人が不動産を売却する場合

不動産の所有者本人ではなく、代理人が売却する際には、次の書類が必要です。

  • 不動産の売却の委任状
  • 代理人の実印
  • 代理人の本人確認書類
  • 代理人の印鑑登録証明書

通常の不動産売却に必要な書類に加えて、委任状や代理人の実印、印鑑登録証明書や代理人の本人確認書類も必要です。また、委任者、つまり所有者が作成する委任状には、印鑑登録証明書と住民票を添付する必要があります。

成年後見人が不動産を売却する場合

成年後見人が不動産を売却する際には、次の書類を用意しなければなりません。

  • 売却不動産の登記簿謄本
  • 予定している売買契約書のコピー
  • 売却不動産の査定書、評価証明書
  • 推定相続人の同意書
  • 家庭裁判所の売却許可決定書
  • 成年後見人の登記事項証明書

これらに加えて、住所や氏名、本籍などに変更がある場合は、所有者本人か成年後見人の住民票、または戸籍謄本が必要です。上記の書類は居住用の不動産を売却する場合に用意します。売却の際には家庭裁判所から許可を得なければなりません。

非居住用、つまり事業用などの不動産を売却する際には特別な書類は必要なく、通常の不動産売却と同じ方法で売却できます。

法人が不動産を売却する場合

個人ではなく、法人が不動産を売却する場合は、次の書類が必要です。

  • 登記済権利証
  • 法人の印鑑登録証明書
  • 法人の登記事項証明書
  • 売却する不動産の固定資産税納税通知書または固定資産税評価証明書

法人の登記事項証明書とは、全部事項証明書か代表者事項証明書が該当します。これらは発行から3ヶ月以内のものが必要なため、期限には注意しましょう。

農地を売却する場合

農地を売却するには、農業委員会に農地転用の申し出を行い、受理通知を交付してもらう必要があります。農地を農地のまま売るなら問題はありませんが、住宅地用として売りたいなら、農地の使用用途の転用届けが必要と考えましょう。

相続財産管理人が不動産を売却する場合

相続人がいない場合は、裁判所から財産の管理人となる相続財産管理人が専任されます。この人が不動産を売却するには、次の書類が必要です。

  • 相続財産管理人の選任審判書
  • 相続財産管理人個人の印鑑登録証明書
  • 相続財産管理人個人の実印
  • 家庭裁判所の不動産売却の許可書

選任審判所や印鑑登録証明書は発行から3ヶ月以内のものが有効です。

海外在住者が不動産を売却する場合

海外に住んでいる人が不動産を売却する際には、次の書類が必要です。

  • 在留証明書
  • 署名証明書

これらの書類は日本領事館や大使館で取得できます。また、海外在住者と認められるのは、日本に住所を持っておらず、かつ海外で1年以上暮らしている人です。

外国人・外国籍の人が不動産を売却する場合

外国人や外国籍の人は、日本に居住や滞在している期間によって必要書類が異なります。3ヶ月以上居住している中期在留者や永住権を獲得している永住者は、特別な書類は不要です。短期在留者や住所を外国に持っている人の場合は、次の書類を用意しましょう。

  • 当該国の公証人により認証された売主の住所に関する宣誓供述書
  • 在日の当該大使館領事部で認証された宣誓供述書
  • 当該国の署名証明書

宣誓供述書は、どれか1つ用意するだけで構いません。

まとめ

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不動産売却をしたいと考えたなら、売却に必要な書類は早めに準備しておきましょう。必要書類は売却時のケースによって異なるため、自分の場合は何が必要なのかを把握しておくことが大切です。

売却する不動産の種類やケース別の必要書類を把握し、早めに準備することで不動産売却をスムーズに進めましょう。

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