抵当権抹消の必要書類まとめ!基礎知識から紛失したときの対策まで徹底解説

住宅ローン

抵当権抹消のために必要な書類や手続きが分からず面倒に感じている人は少なくありません。

そこでこの記事ではそもそも抵当権抹消とは何かというところから、事前に用意すべき必要書類や踏むべき手順、万が一紛失してしまった時の対策まで徹底解説します。

この記事を参考にして必要書類をしっかりと集め、ストレスのない抵当権抹消の手続きを実現しましょう。

抵当権抹消の基礎知識

そもそも抵当権抹消ってなに?どんな時に必要になるの?という疑問を抱えている人も多いでしょう。そんな疑問を解決すべく、はじめに抵当権とは何かについて解説します。

そもそも抵当権とは

抵当権とは、マイホーム購入でローンを組む際にお金を欠かした側が借金の担保としてその不動産を確保しておく権利のことを言います。

もっとわかりやすく言うと、万が一ローンの返済が滞ったり、返済ができなくなったりしたときにお金を貸した側がその不動産を差し押さえすることができる権利です。

お金を借りたときに発生するものなので住宅ローンを組んでいなければ発生する事はありませんし、返済を終えると貸し付けた側はその権利を主張することはできなくなります。

じゃあローン返済後は抵当権抹消しなくてもいいのでは?と思うかもしれません。ですがそのままにしておいてはいけない理由がいくつかあります。

抵当権抹消はなぜ必要か

マイホームを売却したりローンの借り換えをしたり、または不動産を相続するなどの際には必ず抵当権抹消をしておく必要があります。たとえローンを完済していたとしても抵当権抹消の手続きをしていなければローン完済の証明になるものが何もないため、次の段階に進めず手間取ってしまうことになります

マイホーム売却はタイミングが大事ですが、あらかじめ抵当権抹消をしていなかったことでいい条件のうちに売却するチャンスを逸してしまうということになりかねません。

また、相続する場合に抵当権抹消が完了していなければ、相続人が通常より複雑な抵当権抹消の手続きをしなければなりません。相続人はさまざまな手続きに追われている最中に、より面倒な抹消手続きでさらに煩わされることになってしまいます。

これらの点から当面は大丈夫と思わず先に抵当権抹消をしておくことは必要であり、スムーズな取引のためには先見の明がある賢い方法なのです。

抵当権は自動的に抹消されない

抵当権抹消でよく誤解されやすい点が、ローン返済が完了すれば抵当権も自動的に抹消されるのではないかということです。

実は、抵当権は返済が終わったあとも債務者が自主的に抹消しなければいつまでも残ります。銀行などの貸し付け側はローン完済の書類を送ってくることはあっても抵当権抹消の手続きを肩代わりしてくれることはありません。そのため必ず自身で抹消手続きをする必要があるのです。

抵当権抹消をする手続きの流れ

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ローンをすべて完済している場合は自身で抵当権抹消をする事ができます。その際どんな手続きの流れが必要となるのでしょうか?

  1. 法務局へ手続き申請したい旨を連絡する
  2. 金融機関からの書類受取
  3. 提出すべき必要書類の準備
  4. 抵当権抹消の必要書類を作成する
  5. 作成した書類を法務局に提出する
  6. 申請完了

この流れで全ての申請手続きは完了です。こうしてみるとそこまで複雑でないことがわかります。

準備すべき必要書類をおさえておけば、スムーズに手続きを終えられます。続けて、必要書類には何があるのかどこで手に入るのかを見ていきましょう。

抵当権抹消のための必要書類と入手方法

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必要書類は大まかにいって自分で用意すべきものと、ローン返済完了時に金融機関から送られてくるものがあります。準備すべき書類や入手する方法を知っておけば、迷うことなく手続きを終えることができるのでぜひ参考にしましょう。

抵当権抹消登記申請書

1つ目に用意できる書類は抵当権抹消登記申請書です。この書類は法務局からもらい受ける書類で、抵当権抹消したいことを法務局に伝える文書です。書類には主に以下の点を記載します。

  • 抵当権抹消登記する目的
  • 原因(ローン完済の期日など)
  • 権利者名
  • 義務者名
  • 添付情報
  • 申請書提出期日と法務局名
  • 申請人兼義務者代理人名
  • 登録免許税
  • 不動産情報

法務局に直接出向かなくてもサイトから直接ダウンロードするという便利な入手方法もあります。また、書き方が分からない人は法務局のサイトに載せられている記入例を参考に作成してみましょう。

住民票と戸籍謄本

これらの書類は抵当権を設定した時に記載した住所と現在の住所が異なる場合に必要になります

住民票は以前から現在までの住所履歴が載せられている書類です。所有者が以前そこに籍を置いていて現在は移転していることの証明となるため必要になります。戸籍謄本は結婚などで抵当権設定時と姓が変わる時に必要な書類です。

どちらも役所で受け取ることが可能ですが、役所が開いている時間帯に取りに行けない場合や忙しくて役所に足を運べない人は郵送で取り寄せることもできます。また市町村によってはマイナンバーカードがあればコンビニで発行してもらう事もできます。事前に調べて便利な方法で入手してみましょう。

金融機関からローンの完済でもらえる書類

金融機関はローンの完済を確認するとその証明としていくつかの書類を発行してくれます。抵当権抹消手続きの際にはそれらの書類も必要になります。どんな書類が送られてくるのかそれぞれ見てみましょう。

登記済証・登記識別情報

抵当権抹消の際に必要になるのは登記済証もしくは登記識別情報のどちらか一つです。

登記済証はこの不動産が誰のものかを記したもので登記官の押印があります。この書類によって公的に登記名義人が所持していることが証明されます。しかしこの書類は2005年3月7日に電子化のため廃止されたので2005年以降に登記した場合は発行されていません。

2005年以降から使用されるようになった登記識別情報は登記済証と同じ目的で発行されていますが証書の形で発行されるのではなく12桁の英数字で構成された登記識別情報が登記名義人に知らされます。

弁済証明書・解除証書

弁済証明書と解除証書もどちらか一方が必要になります。どちらの書類が必要になるかはローンの完済がなされているかが関係してきます。

もし支払いが完了している場合は、債務を払い終え債権を消滅させていることを証明する弁済証明書が必要になります。逆に完済ではない理由で抵当権が解除される場合に必要になるのは解除証書です。

補足としてマイホームを売却した金額でローンを完済したい場合は、買主に不動産を引き渡すまでにローンを完済して金融機関に弁済証明書を出してもらい抵当権抹消手続きを進める事ができます。

委任状

委任状は誰かに手続きをお願いする時のものですが、抵当権抹消手続きでは自身で申請する際にも必ず用意する必要のある書類です。

当該の不動産の所有権はもちろんローンを組んでいる持ち主側にありますが、ローン完済までの期間担保として抵当している権利は金融機関にあります。抵当権の抹消は本来であれば抵当権を持っている金融機関も共に行うべきものです。

それで直接抹消手続きに赴くことができない金融機関側の委任状があってはじめて、抵当権抹消の手続きを行うことができます。

登記事項証明書

登記事項証明書は登記謄本の書類をデータ化したものです。登記謄本とは該当する不動産の情報をまとめた記録のことで以前は手書きで作成されていましたが、情報を正確に保存したり確認したりできるようにするという観点からデータ化され登記事項証明書となりました。

ただ1点注意してほしいことは発行から3カ月が過ぎてしまうと無効になってしまい、手続きで使用できなくなってしまうことです。この期日内に抵当権抹消手続きを行うとスムーズに抹消完了することができます。

抵当権抹消に追加で必要になる可能性のある書類

上記の抵当権抹消に必要な書類以外にも追加で必要になる可能性のある書類があります。せっかく基本的な書類を準備しておいても追加書類で時間や労力を割かなければいけなくなることだけは避けたいものです。

事前にどんな書類がどんな時に必要になるのかを知って、自分が申請する際に必要となるのかを見極めてみましょう。

金融機関の代表者が変わった場合の書類

たいていの場合、新しい代表者からの委任状を再度発行してもらい手続きを進められます。ただその場合は再発行までに待つ必要があるので、最初に委任状が送られてきた時点で早めに代表者に変更がないか確認しましょう。

またそれ以外の方法として旧代表者の在任時期と新代表者の名前を記載してもらう事で対処できます。しかし、場合によっては代表者の移り変わりをきちんと確認するため閉鎖登記簿を求められることがあるという点も覚えておきましょう。

金融機関が移動や合併をした場合の書類

住宅ローンは長い年月をかけて完済するので、抵当権抹消手続きをする頃には金融機関の経営体制が変わっているだけでなくその他機関との合併がなされている場合があります。

そのような時に必要になってくる書類がその会社の経歴を記した登記簿謄本や合併登記です。会社の商号や本店が変わった場合には登記簿謄本を法務局から入手し、変更の経緯を記載して抵当抹消の手続きをすることができます。

また会社が合併したなどの大きな変更であった場合は、過去に合併したという履歴が記された合併登記を出してもらいましょう。

住所変更を放置していた場合の書類

抵当権抹消手続きのため自分で用意するべき書類の中に住民票がありますが、もし居所が変わっているのに住所変更をしていない状態が長く続くと取得できないということが起こりえます

その際には法務局への上申書というものが必要になりますが、上申書に実印を押すだけでは書類不備となってしまい手続きを完了することができません。使用した印鑑が実印であることを証明するために、3カ月以内に発行された印鑑証明書も添えて提出する必要があります。

抵当権抹消の必要書類を紛失したときの対処法

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抵当権抹消の手続きをしようとしたら書類を紛失しているのに気づいた!そのようなことがあると抹消手続きはできなくなってしまうのでしょうか?続く部分で、必要書類を紛失したときにどんな対処ができるのか書類別に解説します。

金融機関に書類の再発行を相談

金融機関に発行してもらう解除証書などの登記原因証明情報や委任状は、金融機関に再度お願いをして再発行してもらう事が可能です。ただ金融機関もむやみに再発行をする事はしないので、紛失理由を説明する必要があります。また再発行には通常よりもさらに時間がかかってしまうということを心に留めましょう。

登記事項証明書は法務局で再発行

登記事項証明書は紛失・期日切れなどの理由があった場合に法務局で再発行してもらう事ができます。取得するための主な方法は以下の3つです。

  • 法務局で取得する
  • オンラインで請求し法務局窓口で受け取る
  • オンラインで請求し自宅に郵送てもらう

どの方法でも再発行には手数料が発生しますが、法務局の窓口で取得する場合は600円、オンラインで請求し郵送で受け取る場合は500円と金額の違いがあります。オンラインであれば手間がかからず手数料もお得なので、再発行の必要がある場合はぜひ利用してみましょう。

登記識別情報の紛失の代替方法

登記識別情報を紛失してしまった場合、残念ながら再発行をお願いする事はできません。しかし、紛失してしまった時のために代替方法が2つ設けられています。

  • 事前通知制度
  • 資格者代理人による本人確認情報制度

それぞれどういう方法なのか簡単に説明します。

【事前通知制度】

事前通知制度とは、登記識別情報の提出がなされず手続きをしようとした場合に登記官が登記名義人本人の意思によって行われているのかを確認したうえで手続きを進める方法です。確認方法は登記官から申請人や連絡があり、当該の申請をしたか直接問い尋ねられます。肯定の返事を申請人から受けて申請が処理されます。

【資格者代理人による本人確認情報制度】

難しい表現が使われていますが、わかりやすくいうと司法書士などの専門家に申請人が登記名義人と相違ない旨を確認したという書面を作成してもらいその書類を基に手続きを進める方法です。資格者代理人である司法書士は直接面談することで申請人が登記名義人であることを確認して書類を作成します。

どちらも情報確認のために時間がかかりますが、万が一紛失してしまったときにはこういった方法もあるので、覚えておくと慌てずにすみます。

スムーズに抵当権抹消手続きをするコツ

抵当権抹消手続きのコツをおさえておくと、面倒な手続きをストレスなく進める事ができます。それらのコツは手続きの順番や専門家の力を借りることなど覚えていて損のないものばかりです。ぜひ活用してみましょう。

遺産の不動産は先に相続手続き

抵当権抹消手続きを行いたい不動産が遺産だった場合、まずは相続のために相続登記を行わなければなりません。この手続きが行われていないと、いくら抵当権抹消の書類がそろっていても手続きを進められなくなってしまいます。

相続登記には主に以下の必要書類があります。

  • 元所有者の戸籍謄本
  • 元所有者の除票
  • 全相続人の戸籍謄本、住民票、印鑑証明書

これらの書類がそろったら単独相続なのか分配相続なのかを確認します。分配相続であれば遺書を基に先に遺産を分配しておきましょう。

相続登記申請書は法務局のホームページからダウンロードして使うことができます。単独相続、遺言あり分配分配相続、遺言なし遺産分配相続の3種類があるので相続パターンに合った形式の申請書を使いましょう。

司法書士に抵当権抹消の依頼

自身で抵当抹消手続きをすることがおっくうだったり不安だったりする場合は悩まず専門家である司法書士に依頼しましょう。ベーシックなケースの抵当権抹消の手続きであれば自身で申請することも可能ですが、途中で予期していなかった手続き上の不備が出たり、専門的でわからない追加の手続きを求められることもあります。

司法書士への依頼費用はおよそ7,000円~1万5,000円程度とそこまで高額ではありません。自分で手に負えず頭を抱えてしまう前に司法書士に任せてしまうのも一つの賢い手です。

司法書士に頼むことにした場合は以下のステップを踏みましょう。

  1.  事前に相談予約する
  2. 金融機関からの送付書類、印鑑を持参する
  3. 委任契約を締結し委任状を作成してもらう

そのあとは日常生活を送りつつ書類到着を待ちましょう。手続きに振り回されることなく通常通りの予定を送れるので、忙しく働くサラリーマンや仕事と家庭を両立している人におすすめです。

まとめ

抵当権抹消のトラブルを避けるには基礎的な知識を知り、具体的な手続きの流れや準備すべき書類を確認し、付加的な書類にはどんなものがあるのかを把握することが大切です。

手続き中に書類を紛失したときのために再発行できる書類があることや再発行不可の場合にできる代替の手続きも知っておくと焦らずに対応できます。

イレギュラーなケースであっても事前に済ませておくべき手続きをあらかじめ終わらせておく、専門家の力を借りる、発生する税金についても知っておくならよりスムーズに申請を終えられるでしょう。

ぜひこれらの情報を活用してストレス知らずの手続きを行いましょう。

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